Senaatti-konsernin Tuomas Pusa: Valtion tilat mahdollistavat hybridityön

Valtion toimistotilojen käyttö on koronan jälkeen jäänyt pysyvästi alhaiselle tasolle. Valtion toimitilastrategian ohjaamana toimistotiloja käyttävät virastot ja laitokset ovat eri puolilla Suomea siirtyneet valtion yhteisiin työympäristöihin, mikä on tuonut merkittäviä säästöjä virastojen ja laitosten toimitilakustannuksiin.

Valtion yhteisissä työympäristöissä käyttöä mitataan jatkuvasti sensoreilla, mikä mahdollistaa datan hyödyntämisen tilojen kehittämisessä. Nyt käytössä olevissa valtion yhteisissä työympäristöissä tilojen käyttöaste on päivästä riippuen keskimäärin 20–35 %. Monitilatoimistoissa toimiva ja tehokas käyttöaste on enintään 80 %, jolloin käyttäjillä on edelleen valittavissa erilaisia työtiloja.

- Useimmissa yhteisissä työympäristöissä on edelleen hyvin tilaa, jos tiloja käyttävät virastot lisäävät läsnäoloaan toimistolla. Päivittäinen henkilömäärä voi kasvaa merkittävästi ilman, että se aiheuttaa haasteita tilojen käyttöön. Useimmilla paikkakunnilla rakennuksista on myös vapautettavissa lisätilaa valtion toimistokäyttöön, jos tilantarve kasvaa pysyvästi. Kolmantena vaihtoehtona on hankkia lisätilaa markkinoilta, jossa on paljon tarjontaa. Lisätilan hankkiminen kasvattaa tietysti virastojen ja laitosten kustannuksia. Niitä voidaan kuitenkin hillitä merkittävästi tasaamalla tilojen käyttöä viikonpäivien välillä, sanoo Senaatin konsernijohtaja Tuomas Pusa. 

Senaatin tavoitteena on, että tilat tukevat virastojen tavoitteita ja työtapoja. Tuomas Pusa korostaa, että hybridityö vaatii johtamista.
- Jokaisen organisaation on mietittävä, mitkä näkökulmat ovat sen tavoitteiden ja menestyksen kannalta olennaisia. Kyse ei ole yksinkertaisesta valinnasta etä- ja lähityön välillä. Sen sijaan kyse on kokonaisuudesta, jossa yhdistyvät yksilöiden tarpeet, yhteisön dynamiikka sekä yksilöiden, yhteisön ja organisaation lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteet. Läsnätyötä tehdään, kun siitä on organisaatiolle lisäarvoa esimerkiksi yhteisöllisyyden ja innovaatioiden kautta. Kun läsnätyöllä on organisaation tuloksellisuudelle ja uudistumiselle aitoa lisäarvoa, pystymme ratkaisemaan pienet lisätilantarpeet nopeasti ja suuremmatkin kohtuullisessa ajassa. Hyöty organisaatiolle perustelee myös mahdollisia lisätilan kustannuksia. Tilat eivät lopulta muodostu hybridityön kehittämisen esteeksi valtiolla, Pusa toteaa.

Valtion tiloista viidennes on toimistoja

Valtion toimintamallissa Senaatti-konsernin liikelaitokset Senaatti-kiinteistöt ja puolustushallinnon tiloista vastaava Puolustuskiinteistöt järjestävät virastojen ja laitosten tarvitsemat tilat. Senaatti-konsernin hallinnassa on erilaisia tiloja yhteensä noin 5 milj. neliömetriä. Suurin osa tiloista on eri viranomaisten käytössä olevia erityistiloja ja korkean turvatason tiloja. Toimistotilojen osuus on noin 900 000 neliömetriä, eli noin viidennes valtion tilakannasta.

Valtion omakustannusperusteisessa vuokrajärjestelmässä virastojen ja laitosten maksamilla vuokrilla katetaan kiinteistöistä aiheutuvat kustannukset: investoinnit, korjaukset ja päivittäinen ylläpito. Senaatti-konserni ei tee voittoa virastojen vuokrilla.

Yhteiset työympäristöt mahdollistavat monipaikkaisen työskentelyn

Yhteisten työympäristöjen konsepti on laadittu ja sitä kehitetään valtiovarainministeriön johdolla yhteistyössä Senaatti-kiinteistöjen ja Valtorin sekä valtion viranomaisten kanssa. Yhteisen työympäristön perusideana on, että samassa rakennuksessa työskentelee useita eri virastoja. Ne jakavat tarjolla olevat tilat ja palvelut. Tiloissa on huomioitu valtion virastojen turvallisuusvaatimukset ja poikkeusoloihin varautuminen. Viihtyisät, hybridityöskentelyyn soveltuvat tilat mahdollistavat keskittymistä vaativan työskentelyn ja erilaiset kokoontumiset. Työntekijöille malli mahdollistaa aiempaa joustavamman työskentelyn monipaikkaisesti ja paikkariippumattomasti ympäri Suomen.

Valtion yhteiset työympäristöt sijaitsevat Lahdessa, Lappeenrannassa, Joensuussa, Turussa, Porissa, Jyväskylässä, Kouvolassa, Kuopiossa ja Rovaniemellä. Parhaillaan hankkeita on käynnissä mm. Tampereella ja Helsingin Pasilassa.

Lisätietoa valtion toimitiloista Tutki hallintoa -sivuilla: https://www.tutkihallintoa.fi/valtio/valtio-toimitilat/
Lisätietoa yhteisistä työympäristöistä: https://www.senaatti.fi/yhteiset-tyoymparistot/

Tuomas Pusan puheenvuoro hybridityöstä Senaatti-areena-tilaisuudessa syyskuussa 2025: https://www.youtube.com/watch?v=S8cC2D0doT8&t=882s