Finavian nousukiidossa dokumenttien- ja asianhallinnasta vastaa M-Files

Suomen valtion omistama Finavia Oyj tuottaa lentoliikenteen palveluita sekä ylläpitää ja kehittää omistamaansa lentoasemaverkostoa ja koko Suomen kattavaa lennonvarmistusjärjestelmää. Lisäksi se hallinnoi Suomen ilmatilan käyttöä sekä vastaa lentoreitti- ja lennonvarmistuspalveluista Finavian lentoasemilla. Yhtiölle on tärkeää, että sen tuottamat palvelut ovat asiakkaille turvallisia ja laadukkaita kaikissa tilanteissa. Toimintaa seurataan tarkasti muun muassa säännöllisten sisäisten ja ulkoisten auditointien kautta.

Finavia otti käyttöönsä vuonna 2016 M-Filesin asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmän varmistaakseen, että tärkeät asiakokonaisuudet ovat hallinnassa ja dokumentit niitä tarvitsevien käytettävissä luotettavasti ja varmasti – ajasta ja paikasta riippumatta.

"Käsittelemme työssämme monenlaisia asiakokonaisuuksia aina kaavoituksesta rakentamiseen sekä hankinnoista erilaisiin selvityksiin ja lausuntoihin. Kaikki näihin kokonaisuuksiin liittyvät tiedot on tallennettu M-Filesiin", kertoo IT Systems Specialist Heli Mäkinen Finaviasta.

Esimerkiksi Helsinki-Vantaan uuden terminaalin rakentamiseen liittyvät tiedot löytyvät kaikki M-Files-järjestelmästä. M-Filesia hyödynnetään myös Finavian päivittäisissä tiedonhallinnan prosesseissa, jolloin M-Filesin automatiikka vastaa työnohjauksesta.

Asianhallinnan lisäksi Finavia käyttää M-Filesia myös dokumenttienhallintaan sekä laitenumerorekisterin ylläpitoon. M-Filesiin on tallennettu muun muassa kaikki konsernia, lentoasemia, pelastustoimintaa ja lennonvarmistusta koskevat viralliset ohjeet ja määräykset. Laitenumerorekisteristä puolestaan löytyy tieto kaikista Finavian ajoneuvoista ja laitteista. Jokainen ajoneuvolaite tai muu laite on liitetty tiettyyn Finavian yksikköön tai lentoasemaan, joten M-Filesin kautta on helppo tuottaa myös raportteja eri lentoasemien laitekannoista.

Myös Finavian laadunhallintaa ja auditointiprosesseja tuetaan M-Filesin avulla.

"M-Filesia käyttämällä voimme luottaa siihen, että dokumenttienhallinta on kunnossa ja kaikki työntekijät löytävät tarvitsemansa tiedon helposti ja varmasti. M-Filesin lukukuittauksen ansiosta pystymme varmistamaan – ja auditoinnissa todentamaan – että dokumentit on myös luettu. Kaikki tiedot, muutokset ja prosessien eri vaiheet ovat myös jäljitettävissä", painottaa Mäkinen.

Heli Mäkinen kertoo M-Filesin sopivan hyvin Finavian järjestelmäarkkitehtuuriin, sillä se on integroitavissa kaikkiin käytössä oleviin järjestelmiin. Tämä helpotti ja nopeutti merkittävästi esimerkiksi käyttöönottoa.

"Olemme erittäin ylpeitä siitä, että Suomen lentoliikenteestä vastaava Finavia valitsi M-Filesin asian- ja dokumenttienhallintaratkaisukseen ja yhteistyökumppanikseen. Meidän missiomme on muuttaa se, miten maailma hallitsee tietoa. Meistä on hienoa, että Finavia on mukana tässä muutoksessa", kertoo M-Files Oy:n toimitusjohtaja Miika Mäkitalo.

Lue lisätietoja Finavian tapauskuvauksesta.