Expense Reduction Analysts

Lisää kilpailukykyä sähköisillä asiakirjoilla

Jaa

Kansainvälinen kilpailukyky on edellytys Suomen kansantalouden ja yhteiskunnan menestykselle. Yksi merkittävä kilpailutekijä on informaatioteknologian laajempi hyödyntäminen liiketoiminnan tukipalveluissa. Suomen tavoitteena onkin tarjota kilpailukykyisin toimintaympäristö vuoteen 2030 mennessä.

Yrityksien on pärjättävä kansainvälisessä kilpailussa niin kotimaassa kuin maailman markkinoillakin. Kilpailukyvyn osatekijänä työn tuottavuuden kehitys on tärkeää. Tuottavuus kohosikin Suomessa merkittävästi vuoteen 2007 saakka, mutta tämän jälkeen tuottavuuskehitys on ollut heikompaa ja on edelleen vaarassa heikentyä.

Toiminnan automatisointi ja nopeuttaminen informaatioteknologian avulla on yleinen keino työn tuottavuuden parantamisessa. Muutos ei lähde enää yksin organisaation omasta päätöksestä vaan asiakkaiden, kilpailijoiden ja kumppaneiden vaatimukset saattavat jopa edellyttää sitä. Erityisesti pienissä ja keskisuurissa yrityksissä automatisaation käyttöönottoa hidastaneita tekijöitä ovat olleet konkreettisten toimintaohjeiden puute, integraatioiden kalleus, teknologiahaasteet ja helppokäyttöisten sovellusratkaisujen puute. Yrityksiltä saattaa myös puuttua osaaminen, käytännön keinot tai halu digitaalisen liiketoiminnan kehittämiseen.

Viranomaiset voivat omalla toiminnallaan edesauttaa kehitystä. Valtiokonttorin julkistamassa visiossa kaikki liiketoiminnan tapahtumat perustuvat tulevaisuudessa rakenteiseen, koneluettavaan tietoon ja sen käsittelyyn. Keskeiset tiedot kuten tilaukset, toimitustiedot ja laskut tullaan välittämään automaattisesti yritysten välillä. Myös viranomaisvelvoitteet ja liiketoiminnan tiedot liikkuvat entistä enemmän automaattisesti esimerkiksi verotukseen tai tilastointiin. Tällä kaikella pyritään siihen, että Suomesta tulee kilpailukykyisin toimintaympäristö vuoteen 2030 mennessä.

Verkkolasku on konkreettinen esimerkki rakenteisesta ja koneluettavasta sanomasta. Se on jo yleisesti todettu nopeammaksi, kustannustehokkaammaksi ja luotettavammaksi kuin perinteiset paperi- ja sähköpostitse lähetetyt laskut. Nykyisellään Suomessa noin 70 % laskuvolyymista välitetään verkkolaskuina. On arvioitu, että yhden paperisen ostolaskun käsittelykustannus on noin 15 euroa; verkkolaskun myötä saavutettava säästö voi olla 60–70 % per lasku. Automaation ulottamisella kaikkiin liiketoiminnan sanomiin hyötypotentiaali kasvaa jo pelkästään säästyvän työmäärän ja nopeutuneiden käsittelyaikojen kautta.

EU:n tavoitteena on, että tulevaisuudessa kaikki julkiset hankinnat voidaan hoitaa sähköisesti aina tarjouspyynnöistä laskutukseen yhtenäisten menettelytapojen mukaisesti. Se edellyttää yhteisiä standardeja. Vuonna 2008 käynnistetyssä Peppol-projektissa on muun muassa luotu verkosto sanomien välitykseen sekä standardoitu tilaussanomat. Käyttö on sittemmin levinnyt myös yritysmaailmaan ja EU:n ulkopuolelle.

Suomessa Peppol-verkoston kansallisesta toteutuksesta, koordinaatiotyöstä ja verkostossa välitettävän tiedon laadusta vastaava viranomainen syksystä 2022 lähtien on Valtiokonttori. Se vastaa myös kansallisten palveluntarjoajien (yhteyspiste) hyväksyntämenettelystä ja kriteerien mukaisesta toiminnasta. Julkistettuna tavoitteena on siirtyä julkishallinnossa käyttämään Peppol-standardin mukaisia hankintasanomia vuonna 2024.

Peppol-verkosto itsessään sisältää parannuksia, joilla käyttöönottokynnystä voidaan madaltaa. Räätälöintitarve ja yhteensopivuusongelmat vähenevät, kun liittymällä yhteen verkoston pisteeseen voi tavoittaa kaikki muut käyttäjät. Jokaiselle standardoidulle sanomalle suoritetaan sisällön lisäksi validointi ennen lähetystä verkkoon. Rajapintojen standardoinnin ja vapaasti saatavilla olevan ohjelmiston vuoksi se on palveluntarjoajille houkutteleva. Liityntäpiste (Access Point) on keskeisessä roolissa loppukäyttäjän saaman palvelun ja toiminnallisuuden kannalta. Loppukäyttäjät voivat vapaasti valita käyttämänsä Access-palveluntarjoajan. Suomessa toimii tällä hetkellä liityntäpisteenä yli 20 yritystä ja määrä on kasvussa.

Yrityksen on arvioitava kehitystavoitteensa ja etenemistapansa omista lähtökohdistaan ja edetä systemaattisesti: analysoida nykytilanne, tulevat tarpeet ja asettaa konkreettiset tavoitteet sekä tehdä toteutussuunnitelma. Toteutuksessa kannattaa pyrkiä hyödyntämään valmiita ratkaisuja, toimintamalleja ja kuhunkin vaiheeseen sopivia kumppaneita.

Toimintojen automatisointi tukitoiminnoissa on kestävää kustannustehokkuuden ja säästöjen edistämistä. Kaikkiaan liiketoimintasanomien sähköistämisellä ja pk-yritysten mukaan saamisella on oleellinen merkitys tuottavuuden parantamisessa ja yritysten edellytyksille menestyä kansainvälisessä markkinassa.

Mitkä ovat teidän organisaationne tavoitteet vuodelle 2023? Expense Reduction Analystsin asiantuntijatiimimme auttaa saavuttamaan ne käytännönläheisten ja kauaskatseisten kustannussäästöstrategioiden avulla.

Avainsanat

Kuvat

Linkit

Tietoja julkaisijasta

Expense Reduction Analysts
Expense Reduction Analysts



https://fi.expensereduction.com

Tilaa tiedotteet sähköpostiisi

Haluatko tietää asioista ensimmäisten joukossa? Kun tilaat tiedotteemme, saat ne sähköpostiisi välittömästi julkaisuhetkellä. Tilauksen voit halutessasi perua milloin tahansa.

Lue lisää julkaisijalta Expense Reduction Analysts

Uutishuoneessa voit lukea tiedotteitamme ja muuta julkaisemaamme materiaalia. Löydät sieltä niin yhteyshenkilöidemme tiedot kuin vapaasti julkaistavissa olevia kuvia ja videoita. Uutishuoneessa voit nähdä myös sosiaalisen median sisältöjä. Kaikki tiedotepalvelussa julkaistu materiaali on vapaasti median käytettävissä.

Tutustu uutishuoneeseemme