M-Files: EU:n tietosuojavelvoitteet (GDPR) hallintaan

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) on tärkein eurooppalaisia tietosuojasäädöksiä koskeva muutos 20 vuoteen. Sen tavoitteena on yksinkertaistaa ja yhdenmukaistaa eurooppalaista tietosuojalainsäädäntöä sekä palauttaa EU-kansalaisille määräysvalta omista henkilötiedoistaan (Personally Identifiable Information). Uusi asetus astuu voimaan toukokuussa 2018.

Tietosuoja-asetus koskee kaikkea henkilötietojen käsittelyä. Organisaatioiden tulee tietää, mitä henkilötietoja organisaatiossa käsitellään, onko käsittely uuden asetuksen mukaista ja kuinka käsittelystä tiedotetaan rekisteröidyille. Asetuksen velvoitteiden rikkomisesta voi saada sakon, joka voi nousta jopa 20 miljoonaan euroon tai neljään prosenttiin tilikauden liikevaihdosta. Monet yritykset ja organisaatiot ovatkin jo aloittaneet valmistelut täyttääkseen uudet vaatimukset.

M-Files on luotettava ja tehokas työkalu erilaisten velvoitteiden ja standardien hallintaan. M-Files soveltuu siten täydellisesti myös tietosuojavelvoitteiden hallintaan. M-Filesin avulla organisaatioiden on helppo ottaa käyttöön henkilötietojen käsittelyä koskevat käytännöt ja prosessit. Samalla voidaan varmistaa, että työntekijät ja tietojenkäsittelijät ovat suorittaneet tarvittavat koulutukset. Erityisen kriittistä on pystyä osoittamaan, että organisaatio on aloittanut toimenpiteet tietosuojavaatimusten täyttämiselle.

Usein henkilötietoja on tallennettuna useisiin eri järjestelmiin ja kansioihin, mikä hankaloittaa niiden hallintaa ja suojaamista. M-Files pystyy integroitumaan joustavasti erilaisten järjestelmien ja tietokantojen kanssa, mikä mahdollistaa olemassa olevien järjestelmien hyödyntämisen ja niihin tallennetun tiedon tehokkaan hallinnan ilman tietojen siirtämistä. Samalla pystytään hyödyntämään M-Filesin älykkäitä tiedonhallinnan työkaluja henkilötietojen suojaamisessa ja GDPR-vaatimusten täyttämisessä. M-Filesin avulla organisaatio voi helposti ja nopeasti tuottaa tarvittavat raportit auditointeja ja muita tarkastuksia varten. Näin myös riskienhallinta on aina ajan tasalla M-Filesia käyttämällä.

"EU:n tietosuojavelvoitteiden täyttämisen ydin on pystyä varmistamaan ja osoittamaan, että organisaatio on ottanut käyttöön yksityiskohtaiset käytännöt ja prosessit henkilötietojen käsittelyyn. M-Files automatisoi ja varmistaa henkilötietojen käsittelyä koskevat prosessit, koulutukset ja raportit, joilla voidaan erittäin tehokkaasti osoittaa tietosuoja-asetuksen vaatimustenmukaisuus", toteaa M-Files Oy:n GDPR-asiantuntija ja päälakimies Janne Järvenoja.

Lisätietoja

Lue lisätietoja M-Filesin tiedonhallintaratkaisusta EU:n tietosuoja-asetuksen velvoitteiden hallintaan

GDPR-seminaari 25.4.2017: M-Files järjestää yhteistyössä Microsoftin, Ineon ja Ernst & Youngin kanssa aamiaisseminaarin aiheenaan "GDPR – annatko kilpailijoillesi mahdollisuuden?". Lisätietoja tapahtumasta: karolina.forss@m-files.com.

Janne Järvenoja toimii M-Files Oy:n päälakimiehenä sekä Compliance Evangelist -asiantuntijana yritysten liiketoimintaan vaikuttavien standardien, säädösten ja velvoitteiden osalta. Järvenojalla on pitkä kokemus yrityksen johtamiseen, teknologiaan ja IT-toimintoihin liittyvästä juridiikasta sekä vaatimustenmukaisuudesta. Ennen M-Filesille siirtymistä Järvenoja toimi Avanadella lakialuejohtajana Pohjoismaissa ja Euroopassa. Järvenojalla on kaksi tutkintoa oikeustieteistä.