Noin 1,5 miljoonan suomalaisen osakekirjat muuttuvat sähköisiksi – mikä isännöitsijää mietityttää?

Tällä hetkellä noin 10 000 taloyhtiötä Suomen 90 000 yhtiöstä on huoneistotietojärjestelmässä. Alkuvaiheen lastentaudit on saatu korjattua ja huoneistotietojärjestelmä on valmis sekä vastaanottamaan taloyhtiöiden osakeluetteloiden siirrot, että tarjoamaan tietopalvelua rajapintojen kautta isännöintiyrityksille.

Onko ihmisten omaisuus turvassa, kun paperisista osakekirjoista luovutaan?

Yksi isännöitsijöiden toistuvista kysymyksistä on liittynyt huoneistotietojärjestelmän tietoturvaan. Lain mukaan huoneistotietojärjestelmän suurin hyöty liittyy siihen, että paperisten osakekirjojen katoamisen tai tuhoutumisen riski poistuu, kun tiedot ovat sähköisessä muodossa. Maanmittauslaitos huolehtii siitä, että järjestelmä toimii sekä normaalioloissa että häiriötilanteissa.

Koska huoneistotietojärjestelmä sisältää tietoja ihmisten omaisuudesta, järjestelmän turvallisuustaso on korotettu. Käytännössä tämä tarkoittaa mm. sitä, että järjestelmän verkko-, palvelin- ja laiteympäristöt on kahdennettu, häiriötilanteita varten harjoitellaan säännöllisesti ja järjestelmälle on tehty häiriötilanteita varten toipumissuunnitelma. Lisäksi järjestelmän tietoturvallisuutta testataan säännöllisesti.

Tiedon saatavuus ja liikkuvuus paranevat

Isännöitsijät ovat myös pohtineet myös sitä, uskaltaako ’kelkkaan hypätä’ jo nyt, eli kulkeeko tieto molempiin suuntiin eli myös huoneistotietojärjestelmästä takaisin isännöitsijälle? Kun taloyhtiö on siirtynyt huoneistotietojärjestelmään, isännöitsijältä jää monta työvaihetta pois esimerkiksi asuntokauppojen yhteydessä. Toisinaan monimutkaisetkin omistajaselvitykset hoitaa jatkossa Maanmittauslaitos. Samoin varainsiirtoverojen valvonta ostajien osalta jää pois isännöinnin tehtävistä.

Isännöitsijä ja taloyhtiö saavat haettua tietoa huoneistotietojärjestelmästä joko sähköisesti tai perinteisesti tulosteina asiakaspalvelusta. Tiedon saatavuus ja liikkuvuus ovat kehittämisen peruspilareita eli syy, miksi tieto kannattaa standardoida, rakenteistaa ja viedä huoneistotietojärjestelmään. Näin tieto on saatavilla yhtenevässä, helposti käsiteltävässä muodossa.

Omistuksen rekisteröinti onnistuu nyt reilussa viikossa

Isännöitsijöillä on ollut huolia omien asiakkaidensa eli taloyhtiöiden ja osakkeenomistajien palveluihin liittyen. Kun taloyhtiön osakeluettelo on siirretty Maanmittauslaitokselle, tarvitaan toimia myös osakkeenomistajilta. Osakkaiden tulee hakea omistuksensa rekisteröintiä sähköiseen muotoon ja toimittaa paperinen osakekirja mitätöitäväksi Maanmittauslaitokselle.

Omistusten kirjaamisessa oli aiemmin ruuhkaa ja osakkeenomistajat, asunnon ostajat ja isännöitsijät joutuivat odottamaan pitkäänkin tietoa ja varmistusta omistusten rekisteröinneistä. Maanmittauslaitos on tehnyt lukuisia toimenpiteitä tilanteen parantamiseksi ja tuloksia on nähtävissä. Kirjaamisajat ovat lyhentyneet noin viikon mittaisiksi. Monia muita käytännön kysymyksiä on ratkottu ja vastauksia näihin löytyy osakehuoneistorekisteri.fi-sivustolta, jonne on koottu näitä yleisimmin kysyttyjä kysymyksiä ja vastauksia.

Millaisia uusia liiketoimintamahdollisuuksia huoneistotietojärjestelmä voisi tuoda isännöintialalle?

Uusien taloyhtiöasiakkuuksien haltuunotto helpottuu, kun pohjatiedot saadaan suoraan sähköisenä järjestelmästä eikä tietoa tarvitse manuaalisesti kopioida mapeista ja papereista. Pienemmille taloyhtiöille huoneistotietojärjestelmä voi tarjota tietovaraston, jossa tiedot ovat paremmin tallessa ja turvassa kuin esim. mapissa pannuhuoneen nurkassa. Maanmittauslaitoksen ja eri sidosryhmien tiiviin yhteistyön myötä syntynee myös täysin uusia liikeideoita. Kannustamme ja autamme mielellämme isännöintialaa matkalla sähköiseen maailmaan.