Nya arbetsmetoder med klientinformationssystemet Roti har krävt flexibilitet av personalen

– Införandet av Roti och de nya verksamhetsmetoder som det kräver har sysselsatt och belastat vår personal exceptionellt mycket. Vi gör allt vi kan för att situationen ska normaliseras så snabbt som möjligt och att användningen av Roti ska bli en smidig del av vår personals arbetsuppgifter och vardag. Det viktiga är att betydande rättssäkerhetsproblem rörande Brottspåföljdsmyndighetens klienter har undvikits, säger Brottspåföljdsmyndighetens generaldirektör Arto Kujala.

Med det nya klientinformationssystemet finns alla som är klienter hos Brottspåföljdsmyndigheten införda i ett och samma klientinformationssystem. Systemet kräver till exempel att uppgifter om fångar ska antecknas på ett visst sätt och på ett bestämt ställe. Detta är en markant förändring jämfört med de gamla systemen och orsakade problem under implementeringen.

Ibruktagandet av det nya datasystemet föregicks dessutom av de tunga åren med coronaviruspandemin och brist på personalresurser på Brottspåföljdsmyndigheten. Personalen var redan överbelastad och införandet av Roti har än så länge inte gjort arbetsuppgifterna så smidiga som man önskat sig.

– Att ta i bruk ett nytt system är alltid en tung process och kräver en stor ansträngning av personalen. Vi har full förståelse för personalens erfarenheter av att systemet inte upplevs vara lika bra som tidigare system. Personalens välmående och meningsfullheten i arbetet är våra viktigaste mål och vi kan alla säga att vi tyvärr inte har nått upp till dem. Att stabilisera situationen är vår främsta prioritet för tillfället, framhåller direktör Riitta Kari.

Justeringar och utvecklingsarbete sker fortsättningsvis

Roti-systemet har varit föremål för olika korrigerande åtgärder allt sedan det togs i bruk. Justeringarna har lett till en mycket positiv utveckling, men justeringarna och utvecklingsarbetet fortsätter vidare.

– Antalet nya fel blir ständigt lägre och de drabbar inte längre en så stor grupp människor eller användare som tidigare. Men vi har fortfarande inte kunnat lösa alla utmaningar relaterade till införandet av Roti, och det finns fortfarande problem. Nu fokuserar vi på att få felen åtgärdade så snabbt som möjligt och vi försöker identifiera de kritiska fel som mest försvårar användningen. Att få dem åtgärdade är det som prioriteras nu, säger specialsakkunnig Anni Perttula.

För tillfället riktas justeringar och utvecklingsarbete på dessa kritiska och mest besvärliga fel, på utveckling av användarkompetens och på funktioner som underlättar användningen.

Roti fungerar på ett helt annat sätt jämfört med de gamla klientinformationssystemen. Varje enhet vid Brottspåföljdsmyndigheten har minst en person som stödjer personalen i användning av Roti.

− Felutredning, rättelse och vidareutveckling tar för närvarande upp hela arbetskapaciteten hos alla våra personer som ansvarar för utvecklingen av systemet. Vi har inte kunnat ge vår personal nödvändig tilläggsutbildning i användningen av det nya systemet efter implementeringen. Vi hoppas kunna möta detta behov under resten av året, säger Perttula.

Roti ersatte två föråldrade datasystem

Enligt den ursprungliga planen skulle det nya klientinformationssystemet ha tagits i drift redan i början av 2017. Det tog mer än tio år att ta fram systemet och samtidigt har det straffrättsliga påföljdssystemet utvecklats. Bland annat har övervakningsstraff och kombinationsstraff införts. Trots förseningarna har man beslutat att fortsätta projektet i olika skeden, bland annat för att Brottspåföljdsmyndighetens gamla datasystem är i slutet av sin livslängd.

– De gamla systemen skulle inte längre ha fått teknisk support, så de fick bytas ut. Med tanke på våra klienter är det också bara förnuftigt att deras uppgifter finns i ett gemensamt system hos Brottspåföljdsmyndigheten. Rotis funktionaliteter stödjer också vårt mål att minska risken för återfall i brott och förbättra integrationen av dömda i samhället, säger direktör Riitta Kari.

På grund av förseningar och utveckling av påföljdssystemet har Rotis ursprungliga budget gått upp från 13 miljoner till cirka 41 miljoner euro.

– När projektet avslutats ska en grundlig utvärdering av implementeringen genomföras där man bland annat ska granska orsakerna till förseningar och de problem som uppstått under implementeringen. Man måste också lära av misstag, framhåller direktörerna vid Brottspåföljdsmyndigheten.