M-Files

Pimeä tieto lamauttaa organisaatiot – jopa 30 prosenttia työajastamme kuluu turhaan työhön

Jaa

Tietokaaos ja pimeä tieto ovat vieneet suomalaiset organisaatiot tilanteeseen, jossa jopa 30 prosenttia työntekijän työajasta voi kulua turhaan ja turhauttavaan työhön. Yli 50 prosenttia organisaatioiden datasta on pimeää tietoa, josta olisi lisäarvoa organisaatiolle, mutta sitä ei pystytä hyödyntämään liiketoiminnassa. Tekoäly voi auttaa ratkaisemaan nämä ongelmat.

Organisaatioiden käsittelemän datan määrä tuplaantuu lähes vuosittain. Samalla tiedon sirpaloituminen eri järjestelmiin vaikeuttaa sen hyödyntämistä.

- Tiedon hallitsemisen ja prosessoinnin pitäisi olla ykkösprioriteetti kaikilla yrityksillä, jotka haluavat pysyä kilpailukykyisinä tulevaisuudessa. Yritysten kannattaisi tarttua muun muassa pilvipohjaisten ratkaisujen ja tekoälyn tarjoamiin mahdollisuuksiin. Nykyisin yritysten on vähintään ymmärrettävä, kuinka nämä uudet teknologiat voisivat tehostaa heidän liiketoimintaansa, toteaa tamperelaisen älykkään tiedonhallinnan edelläkävijäyrityksen, M-Files Oy:n, toimitusjohtaja Miika Mäkitalo.

Intelligent Information Management Summit 2018 on Euroopan suurin tiedonhallinnan seminaari, joka järjestetään tänään Helsingissä. Tapahtumaan on ilmoittautunut yli 800 osallistujaa. Seminaarissa esiintyvien asiantuntijoiden mukaan tiedonhallinnan ongelmat ovat ilmeiset jo tällä hetkellä:

- Ongelmat ovat tuttuja varmasti jokaiselle toimistotyötä tekevälle. Tietoa ei löydy, virallisia tietojärjestelmiä ei käytetä ja työn tehokkuus romahtaa, listaa M-Filesin perustaja ja tuotejohtaja Antti Nivala.

Tekoäly vapauttaa työntekijän tekemään lisäarvoa tuottavaa työtä

Jatkossa työntekijät voivat tekoälyn avulla keskittyä liiketoiminnalle arvoa tuottavaan työhön dokumentinhallinnan sijaan. Tekoäly auttaa pääsemään oikeaan tietoon kiinni heti. Työntekijän arkea helpottaa, kun tarvittavat tiedostot löytyvät helposti huolimatta siitä, mihin järjestelmään tieto on tallennettu.

- Tiedon määrän kasvaessa entisajan jäykät ja monimutkaiset järjestelmät eivät enää toimi, koska käyttäjät haluavat löytää itselleen tärkeän tiedon välittömästi. Tekoäly lisää työn mielekkyyttä ja auttaa poistamaan työvaiheita, joita työtekijät eivät haluaisi tehdä. Tiedonhallinnan näkökulmasta kyseessä on koko ajattelutavan muutos. Tulevaisuudessa tietoa hallitaan sen perusteella, mitä se on, eikä missä se on. Tähän tarvitaan tekoälyä, havainnollistaa Nivala.

Tietotyössä työltä odotetaan yhä enemmän merkityksellisyyttä. Kun tekoäly haravoi oikeat tiedot tiedostoviidakosta, vapautuu aikaa tärkeämmille työtehtäville.

- Esimerkiksi meillä M-Filesilla käytössä oleva, tekoälyä hyödyntävä järjestelmä yhdistää jo nyt kaikki organisaatiomme eri järjestelmät siten, että kaikkeen tietoon pääsee käsiksi yhden helpon käyttöliittymän kautta. Toisin sanoen järjestelmä löytää työntekijän etsimän tiedoston riippumatta siitä, onko se tallennettu verkkokansioon, SharePointiin, ERP- tai CRM-järjestelmään tai M-Filesiin. Näin tekoäly voi tehdä työnteosta huomattavasti vaivattomampaa, toteaa Nivala.

5 vakavinta pimeän tiedon ongelmaa:

  1. Tieto hukkuu. IBM:n tutkimuksen mukaan tällä hetkellä jopa 80–90 prosenttia organisaatioiden datasta on organisoimatonta ja hajallaan.
  2. Käytössä on lukuisia eri järjestelmiä. Tiedonhallinta-ammattilaisten yhdistyksen AIIM:n tutkimuksen mukaan tyypillisellä organisaatiolla on käytössään keskimäärin vähintään kolme eri tiedostojen hallintajärjestelmää: käytössä voivat olla verkkolevyjen lisäksi esimerkiksi SharePoint, Google Drive ja erilaiset tiedostonjakopalvelut.
  3. Organisaation virallisia tietojärjestelmiä ei käytetä. AIIM:n mukaan jopa 54 prosenttia organisaatioiden tiedosta on tallennettu jonnekin muualle kuin virallisiin järjestelmiin, jolloin muilla ei ole pääsyä tähän tietoon. Näin rahan arvoinen tieto jää käyttämättä. Tiedonhallintayritys Veritaksen tutkimus paljastaa, että yli 50 prosenttia organisaatioiden datasta on pimeää tietoa eli dataa, jolla voisi olla lisäarvoa organisaatiolle, mutta sitä ei pystytä hyödyntämään liiketoiminnassa.
  4. Työn tehokkuuden ja mielekkyyden romahtaminen. Toimistotyöntekijä voi käyttää yli kaksi tuntia päivässä ajan tasalla olevien tiedostojen ja dokumenttien etsimiseen – ja toiset kaksi tuntia tarvittavien tietojen uudelleen tuottamiseen. Markkinatutkimusyhtiö IDC:n mukaan tietotyöntekijä käyttää keskimäärin 30 prosenttia työajastaan tiedon etsimiseen. M-Filesin kokemuksen mukaan 70 prosenttia dokumenteista joudutaan luomaan uudelleen, koska niitä ei löydetä yrityksen yhteisistä järjestelmistä.
  5. Tietosuoja-asetuksen vaatimuksia ei pystytä täyttämään. Organisaatioiden on mahdotonta täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen eli GDPR:n vaatimuksia, sillä organisaatiot eivät voi tietää, sisältävätkö niiden miljoonat dokumentit henkilötietoja.

Lisätietoja Intelligent Information Management Summitista:

Tiedonhallinnan suurtapahtuma järjestetään tänään 20.9. Helsingissä. Pääpuhujina ovat tänä vuonna Gartnerin tiedonhallinnan asiantuntija Hanns Köhler-Krüner sekä Wärtsilän tietohallintojohtaja Jukka Kumpulainen. Euroopan investointipankin varapääjohtaja Alexander Stubb puhuu tilaisuudessa teemalla "The digital revolution is here – are you ready?" Lue lisätietoja tapahtumasta  täältä.

Lisätietoja:

Miika Mäkitalo, toimitusjohtaja, puh. 045 205 3253, miika.makitalo@m-files.com
Antti Nivala, CPO ja perustaja, puh. 040 556 0471, antti.nivala@m-files.com

M-Files Oy

M-Files tarjoaa älykkään tiedonhallinnan ohjelmistoratkaisuja, joiden avulla organisaatiot saavuttavat merkittäviä liiketoimintaetuja tehostamalla toimintaansa ja prosessienhallintaansa.

M-Files toimii täysin uudella tavalla verrattuna perinteisiin järjestelmiin: M-Files yhdistää eri järjestelmät ja niissä olevan liiketoimintatiedon läpi koko organisaation häiritsemättä nykyisten järjestelmien käyttöä ja prosesseja ‒ ja ilman tietojen siirtämistä. M-Files poistaa tietosiilot sekä tarjoaa dynaamisen 360 asteen näkymän ja pääsyn kaikkeen liiketoimintatietoon riippumatta siitä, mihin järjestelmään tai paikkaan tieto on tallennettu. Eri järjestelmien tuottama tieto on yhtenäisesti koko liiketoiminnan käytössä. Käyttäjät löytävät nopeasti oikean tiedon ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta.

Tuhannet yritykset yli 100 maassa käyttävät M-Filesia parantaakseen tietotyön laatua ja tuottavuutta sekä täyttääkseen tiedonhallintaan liittyviä standardeja ja vaatimuksia. M-Files on käytössä noin 1 200 organisaatiossa Suomessa. Asiakkaita ovat muun muassa SSAB, Nokian Renkaat, Caverion, Finavia, Fingrid, Rovio, Technopolis, Patria, R-kioski, DNA ja Liikennevirasto. Lisätietoja: www.m-files.fi.

Maailman kärkianalyytikot Gartner ja Forrester ovat nostaneet tamperelaisen M-Filesin johtavaksi tiedonhallinnan kehittäjäksi ja toimittajaksi. Gartner on nimennyt M-Filesin visionääriksi 2017 Magic Quadrant for Content Services Platforms -julkaisussaan, ja Forrester nimeää yhtiön johtavaksi toimittajaksi vuosittaisessa raportissaan. Lisäksi tutkimuslaitos Nucleus Researchin uusimmassa ECM Technology Value Matrix 2018 -raportissa M-Files on valittu maailman johtavaksi tiedonhallintaratkaisujen toimittajaksi.

Avainsanat

Yhteyshenkilöt

Linkit

Tietoja julkaisijasta

M-Files
M-Files
Hermiankatu 1 B
33720 Tampere

(03) 3138 7500https://www.m-files.com/fi

M-Files tarjoaa älykkään tiedonhallinnan ohjelmistoratkaisuja, joiden avulla organisaatiot saavuttavat merkittäviä liiketoimintaetuja tehostamalla toimintaansa ja prosessienhallintaansa. M-Files toimii täysin uudella tavalla verrattuna perinteisiin järjestelmiin: M-Files yhdistää eri järjestelmät ja niissä olevan liiketoimintatiedon läpi koko organisaation häiritsemättä nykyisten järjestelmien käyttöä ja prosesseja ‒ ja ilman tietojen siirtämistä. M-Files poistaa tietosiilot sekä tarjoaa dynaamisen 360 asteen näkymän ja pääsyn kaikkeen liiketoimintatietoon riippumatta siitä, mihin järjestelmään tai paikkaan tieto on tallennettu (verkkolevyt, SharePoint, CRM, ERP ja muut liiketoimintajärjestelmät). Eri järjestelmien tuottama tieto on yhtenäisesti koko liiketoiminnan käytössä. Tietoa hallitaan intuitiivisesti tekoälyä hyödyntäen sisällön, metatietojen sekä merkityksen perusteella. Käyttäjät löytävät nopeasti oikean tiedon ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta.

Arvostetut kansainväliset markkinatutkimuslaitokset ovat nostaneet M-Filesin maailman johtavien toimijoiden joukkoon. Tuhannet yritykset yli 100 maassa käyttävät M-Filesia parantaakseen tietotyön laatua ja tuottavuutta sekä täyttääkseen tiedonhallintaan liittyviä standardeja ja vaatimuksia. M-Files on käytössä noin 1 200 organisaatiossa Suomessa. Asiakkaita ovat muun muassa SSAB, Nokian Renkaat, Caverion, Finavia, Fingrid, Rovio, Technopolis, Patria, R-kioski, DNA ja Liikennevirasto.

Tilaa tiedotteet sähköpostiisi

Haluatko tietää asioista ensimmäisten joukossa? Kun tilaat mediatiedotteemme, saat ne sähköpostiisi välittömästi julkaisuhetkellä. Tilauksen voit halutessasi perua milloin tahansa.

Lue lisää julkaisijalta M-Files

M-Files matkaa pääministerin mukana Washingtoniin ja vahvistaa asemaansa Yhdysvalloissa26.11.2018 08:30Tiedote

Yhdysvaltojen suurilla markkinoilla jo hyvän jalansijan saanut ohjelmistoyhtiö M-Files osallistuu pääministeri Juha Sipilän työvierailulle Washingtoniin. Tänään 26.11. alkavan matkan tarkoituksena on vahvistaa Suomen ja Yhdysvaltojen kahdenvälisiä suhteita sekä taloudellista ja teknologista yhteistyötä. M-Filesin toimitusjohtaja Miika Mäkitalo näkee matkan mahdollisuutena vahvistaa M-Filesin asemaa Yhdysvalloissa.

M-Files sai Tasavallan presidentin kansainvälistymispalkinnon14.11.2018 11:00Tiedote

Tasavallan presidentti Sauli Niinistö on myöntänyt M-Filesille palkinnon menestyksestä kansainvälisillä markkinoilla. Kansainvälisen kasvun lisäksi M-Files valikoitui palkinnon saajaksi innovatiivisten älykkään tiedonhallinnan ratkaisujensa sekä Suomen talouteen tekemänsä positiivisen, inspiroivan vaikutuksen ansiosta. M-Files haluaa ratkaista tietokaaoksen aiheuttamat ongelmat sekä muuttaa tavan, jolla tietoa käsitellään.

Gartner: M-Files on tiedonhallinnan globaali visionääri 201830.10.2018 08:10Tiedote

Älykkään tiedonhallinnan ohjelmistoja kehittävä M-Files on nimetty visionääriksi Gartnerin tiedonhallintaa käsittelevässä globaalissa raportissa. Gartnerin arvio perustuu M-Filesin tiedonhallinnan vision täydellisyyteen sekä toimintakyvykkyyteen markkinoilla. Menestys maailman merkittävimpien markkinatutkimuslaitosten, kuten Gartnerin, raporteissa vauhdittaa suomalaisen ohjelmistoyhtiön kansainvälistymistä.

27 miljoonan euron rahoitus ohjelmistoyhtiö M-Filesille19.7.2018 15:00Tiedote

M-Files käyttää rahoituksen kansainväliseen kasvuun, kumppaniverkoston laajentamiseen sekä tutkimuksen ja kehityksen kiihdyttämiseen Euroopassa. Yhtiö laajentaa toimintojaan Isossa-Britanniassa, Saksassa, Ranskassa, Australiassa ja Yhdysvalloissa sekä panostaa älykkään tiedonhallinnan tuotekehitykseen. Lainan takaajana on Euroopan strategisten investointien rahasto, joka on osa menestynyttä Junckerin suunnitelmaa.

Uutishuoneessa voit lukea tiedotteitamme ja muuta julkaisemaamme materiaalia. Löydät sieltä niin yhteyshenkilöidemme tiedot kuin vapaasti julkaistavissa olevia kuvia ja videoita. Uutishuoneessa voit nähdä myös sosiaalisen median sisältöjä. Kaikki STT Infossa julkaistu materiaali on vapaasti median käytettävissä.

Tutustu uutishuoneeseemme