Pitääkö tilinpäätös ennakoida?

Tilinpäätös etenee kuin juna. Joulukuun arvonlisäverot pitää tilittää 12.2.2021. Sen jälkeen tulee tilintarkastus ja yhtiökokous on maaliskuussa. Tilinpäätös on lakisääteisesti neljän kuukauden päästä tilikauden loppumisesta eli huhtikuun lopussa. Näinhän se teoriassa menee.

Tilinpäätös on yrityksen yksi tärkeimmistä asioista tilikauden aikana, sillä se oikeasti kertoo, mikä on yrityksen taloudellinen tilanne. Tilinpäätöksessä realisoituvat faktat. Jos jotain on jäänyt kirjaamatta tai kirjattu väärin, nämäkin asiat saavat päivän valon. Olen puhunut aiemmin kulujen jaksottamisen tärkeydestä. Jos niitä ei ole muistettu tehdä, niin tilinpäätöksen yhteydessä kirjaamattomat erät voivat olla shokkihoitoa yrityksen johdolle ja omistajille. 

Kommunikaatio ja kulut

Jotta muiltakin shokkihoidoilta ja ikäviltä yllätyksiltä vältytään, olisi syytä miettiä kaikki tahot, joille tilinpäätös pitää toimittaa kuten esimerkiksi: osakkeenomistajat, rahoittajat, pankki, sidosryhmät ja kaupparekisteri. Näillä edellä esitetyillä tahoilla voi olla erilaisia tarpeita saada tietää yrityksen taloudesta. Kertomisen muoto voi vaihdella sidosryhmittäin. Esimerkiksi jos yritys on kansainvälinen ja tilinpäätös on suomeksi, se on pakko käännättää, jotta ulkomaiset omistajat voivat allekirjoittaa tasekirjan. Se vie luonnollisesti aikaa.

Aika usein yrityksen johto ei informoi tilitoimistoa tilinpäätöksen erityistarpeista, ainakaan ajoissa. Erityistarpeet kyllä käyvät ilmi tilinpäätösprosessin aikana, jolloin tulee kiire tehdä kaikki tarvittavat asiat. Tämä tietenkin maksaa, koska ne tehdään yleensä lisätyötunteina sopimuksen ulkopuolella. Kun kirjanpitäjä lähettää laskun yritykselle edellä mainitusta työstä, niin aika usein siitä syntyy nurinaa. 

Jotta näin ei kävisi, asiakkaalle tulisi kertoa prosessin alkuvaiheessa mitkä asiat kasvattavat tilinpäätöksen työkustannuksia ja mitkä eivät. Niihin voi vaikuttaa tekemällä osan työstä itse. Näin toimimalla ei tule ikäviä yllätyksiä, kun laskun maksun aika koittaa.

Ennakoitu tilinpäätös

Tilinpäätös tulee säännöllisin väliajoin. Sen ajankohta tiedetään jo tilikauden alussa. Tilinpäätöksen ei pitäisi tulla yllätyksenä kuten lumi Helsinkiin, joka sotkee koko kaupungin liikenne- ja pysäköintiasiat toviksi. 

Tilinpäätöksen ennakointi tarkoittaa muun muassa sitä, että pidetään tilinpäätöspalaveri, jossa käydään läpi koko tilinpäätösprosessi aikatauluineen. Sovitaan kuka toimittaa aineiston ja koska. Jos näin ei tehdä, voi käydä niin, että tilitoimisto sekä asiakas kumpikin olettavat, että toinen toimittaa aineiston. Tilinpäätöspalaverissa saadaan realistinen kuva mitä kaikkea tilinpäätös pitää sisällään.

Yleensä yrityksen oma talousosasto on kärryillä tilinpäätösaikataulusta ja siihen liittyvistä oheistoimista, sillä talousjohtaja istuu yhtiön johtoryhmässä. Mutta, ulkoistettu tilitoimisto ei, ilman että asiasta käydään keskustelua. Tosin hyvä tilitoimisto kyselee asioiden perään, jotka ovat epäselviä. 

Ettei sukset menisi ristiin

Kommunikaatioon tulisi panostaa, jottei sukset menisi ristiin yrityksen ja tilitoimiston välillä. Usein ollaan tilanteessa, jossa asiakas kokee tilinpäätösprosessin raskaana ja huonona. Kun tilannetta lähdetään perkaamaan, selviää ettei aikatauluista eikä odotuksista ole kommunikoitu.

On muistettava, että prosessia johtaa kuitenkin asiakas, hänen tulisi tietää mitä halutaan ja koska. Jos ei tiedetä, niin voimme siinä toki auttaa. Mutta, se pitää meille ensin kertoa. Voimme myös johtaa koko tilinpäätösprosessin asiakkaan puolesta.

Pahimmillaan voi käydä niin, että kumpikin olettaa, että toinen olettaa. Silloin mennään ”Åt skogen” aivan varmasti ja asiat jäävät tekemättä tai ne tehdään kiireessä kalliisti. 

Kyllä, tilinpäätös on syytä ennakoida, koska siten säästyy: aikaa, vaivaa ja rahaa. 

Tarinoita taloudesta kirjoittaja

Lars Hästö,
Profima Finance Oy:n partner