Taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän perehdyttävä tietosuoja-asetuksen tuomiin velvoitteisiin
Taloyhtiön pitämiä henkilörekistereitä ovat esimerkiksi lakisääteinen osakeluettelo ja useiden taloyhtiöiden ylläpitämä asukasluettelo.
”Taloyhtiön hallitus ja isännöitsijä vastaavat siitä, että asukkaiden ja osakkaiden henkilötietojen käsittely on järjestetty asianmukaisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että tietoja säilytetään huolellisesti lukitussa tilassa eikä esimerkiksi taloyhtiön kerhohuoneessa kaikkien saatavilla”, sanoo Kiinteistöliiton apulaispäälakimies Kristel Pynnönen.
Pynnösen mukaan taloyhtiön on hyvä harkita, mitä henkilötietoja ja mihin tarkoitukseen sen on ylipäänsä tarpeellista kerätä.
Taloyhtiön sovittava tietosuojakäytännöistä kirjallisesti
Henkilötietolaki velvoittaa jo nyt taloyhtiön esimerkiksi laatimaan ylläpitämistään henkilörekistereistä rekisteriselosteen ja huomioimaan henkilötietojen käsittelyssä rekisteröidyn oikeudet. Vaikka uusi asetus ei tuo taloyhtiöille suuria lisävelvoitteita, hallituksen jäsenten ja isännöitsijän on silti syytä perehtyä siihen. Tätä varten Kiinteistöliitto on koonnut aiheesta tietoa verkkosivuilleen kaikkien taloyhtiöiden käyttöön. Jäsentaloyhtiölle tarjolla on lisätietoa ja dokumenttimalleja Kiinteistöliiton jäsensivuilla.
”Käytännössä tietosuoja-asetuksen tuomien velvoitteiden hoidosta huolehtii yleensä isännöintiyritys taloyhtiön puolesta osapuolten välisen isännöintisopimuksen perusteella”, Pynnönen toteaa.
Pynnösen mukaan on tärkeää, että taloyhtiö ja isännöintiyritys sekä mahdolliset muut palveluntarjoajat, kuten huoltoyhtiö, sopivat kirjallisesti siitä, kuinka tietosuoja niiden toiminnassa huomioidaan.
Sosiaalinen media ei ole henkilörekisteri
Jos taloyhtiö käyttää viestinnässään sosiaalista mediaa, kuten Facebookia, ja taloyhtiön hallituksen jäsenet viestivät toisilleen esimerkiksi WhatsApp-sovelluksen välityksellä, kyse ei ole henkilörekisteristä.
”Sosiaalinen media rinnastuu yksityishenkilöinä käytyihin pihakeskusteluihin. Viralliseen taloyhtiön asioiden hoitoon, kuten vaikkapa osakkaan muutostyöilmoituksen jättämiseen, on käytössä muut kanavat”, Pynnönen toteaa.
Viranomaisten kantojen mukaan myöskään porraskäytävän nimitaulu ei muodosta itsenäistä henkilörekisteriä. Osassa kuntia velvoite nimitaulun pitämiseen kiinteistön rappukäytävässä perustuu myös rakennusjärjestyksen määräyksiin eli tietojen käsittelylle on lakisääteinen peruste.
Lisätietoa taloyhtiön tietosuojasta Kiinteistöliiton verkkosivuilta
Yhteyshenkilöt
Kristel Pynnönenapulaispäälakimies
Puh:040 579 6978kristel.pynnonen@kiinteistoliitto.fiKuvat
Tietoja julkaisijasta
Vuonna 1907 perustetun Kiinteistöliiton muodostavat 23 alueellista yhdistystä ja valtakunnallinen toimialajärjestö, Suomen Vuokranantajat ry. Kiinteistöliittoon kuuluu noin 30 000 taloyhtiötä, joissa asuu yhteensä lähes kaksi miljoonaa ihmistä.
Kiinteistöliitto on kiinteistönomistajien edunvalvoja, kiinteistöalan asiantuntijaorganisaatio ja alan johtava vaikuttaja. Jäsenillä on käytössään alan tuorein tieto ja kiinteistöalaan erikoistuneiden asiantuntijoiden palvelut. Lue lisää Kiinteistöliiton valtakunnallisista ja alueellisista palveluista www.kiinteistoliitto.fi
Tilaa tiedotteet sähköpostiisi
Haluatko tietää asioista ensimmäisten joukossa? Kun tilaat tiedotteemme, saat ne sähköpostiisi välittömästi julkaisuhetkellä. Tilauksen voit halutessasi perua milloin tahansa.
Lue lisää julkaisijalta Kiinteistöliitto
Etäosallistuminen pysyvästi tarjolle taloyhtiöiden yhtiökokouksiin19.3.2024 09:02:00 EET | Tiedote
Taloyhtiöiden kannattaa pitää etäosallistumista pysyvästi tarjolla vaihtoehtona kevään yhtiökokouksissa. Etäosallistuminen yleistyi tuntuvasti koronapandemian aikana, mutta Kiinteistöliitto kannustaa taloyhtiöitä säilyttämään etäosallistumismahdollisuuden, vaikka tautitilanne ei sitä enää edellytäkään.
Euroopan parlamentti hyväksyi rakennusten energiatehokkuusdirektiivin: ei energiakorjausvelvoitetta asuinrakennuksille13.3.2024 09:21:38 EET | Tiedote
Euroopan parlamentti hyväksyi rakennusten energiatehokkuusdirektiivin päivityksen tiistaina 12.3.2024. Päivityksen myötä rakennuksille asetetut energiatehokkuuden vaatimustasot kasvavat, mutta yksittäisiin asuinrakennuksiin ei ole tulossa tiettyyn päivämääriin sidottuja korjausvelvoitteita.
Toiminnantarkastus tuo avoimuutta ja läpinäkyvyyttä taloyhtiön hallintoon12.3.2024 09:02:00 EET | Tiedote
Kun taloyhtiön tilikausi päättyy, vuorossa on monessa taloyhtiössä toiminnantarkastus. Toiminnantarkastuksella varmistetaan, että yhtiön päätökset on tehty asunto-osakeyhtiölain ja muiden säännösten mukaisesti. Sen sijaan päätösten arviointi mielipidekysymyksenä ei kuulu toiminnantarkastajalle.
Ilmalämpöpumppu helpottamaan ensi kesän helteitä? Muista tehdä muutostyöilmoitus taloyhtiölle!5.3.2024 08:58:00 EET | Tiedote
Oletko miettinyt ilmalämpöpumpun hankkimista helpottamaan lähestyvän kesän hellepäiviä? Viime vuosina kerrostaloasunnoissakin yleistyneen ilmalämpöpumpun ehtii vielä asennuttaa ensi kesäksi, mutta asunto-osakeyhtiössä asennus on hoidettava yhteistyössä taloyhtiön kanssa, ja prosessiin on sen vuoksi varattava oma aikansa.
Vuoden huoltomies valittu Raumalla15.2.2024 15:00:00 EET | Tiedote
Vuoden huoltomies on valittu Raumalla jo vuodesta 2011 pientä koronavuosien taukoa lukuun ottamatta. Valinnan tekevät Rauman kiinteistöyhdistyksen järjestämässä äänestyksessä raumalaisia taloyhtiöitä isännöivät ammatti-isännöitsijät.
Uutishuoneessa voit lukea tiedotteitamme ja muuta julkaisemaamme materiaalia. Löydät sieltä niin yhteyshenkilöidemme tiedot kuin vapaasti julkaistavissa olevia kuvia ja videoita. Uutishuoneessa voit nähdä myös sosiaalisen median sisältöjä. Kaikki tiedotepalvelussa julkaistu materiaali on vapaasti median käytettävissä.
Tutustu uutishuoneeseemme