Tasan kuukausi tietosuoja-asetuksen voimaantuloon – varsinaissuomalaiset yritykset varautuneet uuteen asetukseen hyvin

Turun kauppakamarin huhtikuussa 2018 toteuttamassa kyselyssä 80 prosenttia yrityksistä kertoi varautuneensa tietosuoja-asetuksen voimaantuloon. 16 prosenttia vastaajista ei ollut vielä huhtikuussa ryhtynyt uudistuksen vaatimiin toimenpiteisiin, ja 4 prosenttia ei osannut kommentoida asiaa. 

Turun kauppakamarin johtaja, VT Paula Virri pitää tulosta tässä vaiheessa hyvänä.

”Olemme kauppakamarissa jakaneet tietoa tietosuoja-asetuksesta jo reilun vuoden verran järjestämällä koulutuksia ja tietoiskutilaisuuksia. Koulutuksiimme on osallistunut satoja henkilöitä. Alueen yritykset ovat kyselyn mukaan hyvin valmistautuneet tietosuoja-asetuksen voimaantuloon. Kauppakamarien lokakuussa 2017 toteuttamassa koko maanlaajuisessa kyselyssä vain 38 prosenttia suomalaisista yrityksistä kertoi silloin varautuneensa tietosuoja-asetuksen uudistukseen. Koulutus ja tiedotus näyttää siis lisänneen tietoisuutta asiasta”, Virri kertoo.

Tietosuoja-asetuksen käytännön toteutuksessa haasteita

Osa kyselyyn vastanneista yrityksistä kommentoi uudistusta turhauttavaksi, sillä vaatimusten sovittaminen käytännön toimintaan liiketoimintalähtöisesti on osoittautunut osin haasteelliseksi. Asetus on monen mielestä valitettavan byrokraattinen ja tulkinnanvarainen.

VMP Groupin lakiasiainjohtaja Ilpo Toivonen kuvailee uudistukseen varautumisen olleen yrityksessä työlästä mutta myös hyödyllistä. Tällä hetkellä varautumistoimenpiteet ovat loppusuoralla.

”Tällä hetkellä laadimme yrityksen sisäisiä prosessikaavioita kuten tietoturvakaaviota. Aloitimme uuteen asetukseen varautumisen jo vuosi sitten perustamalla ohjausryhmän, jossa ovat edustettuina eri liiketoimintayksiköiden edustajat ja lakipuolen osaajat”, Toivonen selostaa.

Toivonen kertoo pyrkineensä viestimään talon sisällä, että vaikka kyseessä on muutos, ei mikään ole täysin uutta. Asetus täsmentää, miten eri tilanteissa pitää toimia. Hänen mielestään uudistuksesta löytyy niin hyvää kuin huonoa.

”Uudistus on hyvä ja varmasti tarpeellinen muun muassa sen takia, että tietotekniikka on vuosien saatossa muuttunut ja kehittynyt. Toisaalta asetuksen valmistelusta löytyy puutteita. Kaikilta osin ei ole mietitty, mitä muutokset tarkoittavat käytännössä. Esimerkiksi työlainsäädännön ja tietosuojalainsäädännön yhteensovittaminen on ollut haastavaa”, Toivonen toteaa.

Tiedot ilmenevät Turun kauppakamarin toteuttamasta kyselystä, joka suunnattiin noin 1600:lle varsinaissuomalaisen yrityksen toimitusjohtajalle. Kyselyyn vastasi 186 toimitusjohtajaa. Kysely toteutettiin 23.3.–6.4.2018.

Faktaa asetuksesta

• EU:n laajuisen tietosuoja-asetuksen tarkoituksena on varmistaa yhdenmukainen henkilötietojen käsittely sekä poistaa henkilötietojen liikkuvuuden esteet koko unionin alueella. Sen tavoitteena on parantaa henkilötietojen suojaa ja lisätä luottamusta sähköiseen liiketoimintaan.
• Asetus vaatii organisaatioita käymään läpi omia tietosuojakäytäntöjään ja dokumentoimaan tietosuojan edistämiseksi tehtyjä toimenpiteitä.
• Uutta on muun muassa osoitusvelvollisuus; ei riitä, että tietosuoja on kunnossa, vaan asia on myös osoitettava dokumentaatiolla. Rekisterinpitäjän on dokumentoitava, mitä henkilötietoja käsitellään, millä perusteella niitä käsitellään ja missä niitä käsitellään.
• Henkilötietoja käsittelevien palveluiden sopimukset on päivitettävä vastaamaan asetuksen vaatimuksia.  Rekisteröidyn oikeuksien toteutumista korostetaan, ja rekisterinpitäjien on toimittava niin, että oikeudet toteutuvat. On myös varustauduttava mahdollisten tietosuojaloukkausten varalta. Joillakin toimijoilla on lisäksi velvollisuus nimittää tietosuojavastaava.