Tutkimus: Kadonneet tiedostot ovat suomalaisessa työelämässä laaja ongelma

Suomalaisissa organisaatioissa jopa 30 prosenttia työntekijän työajasta voi kulua turhaan ja turhauttavaan työhön. Aikaa tuhlaantuu tuntitolkulla tiedostojen kaiveluun verkkolevyiltä tai jo olemassa olevien tiedostojen uudelleen luomiseen. Ohjelmistoyhtiö M-Filesin teettämän tutkimuksen mukaan jopa 93 prosenttia suomalaistyöntekijöistä kokee tiedostojen ja dokumenttien viimeisimpien versioiden löytämisen haastavaksi.

"Yrityksissä ollaan tekemisissä yhä valtavampien tietomäärien kanssa – organisaatioiden käsittelemän datan määrä tuplaantuu lähes vuosittain. Tietomäärä tuo mukanaan myös ongelmia, jotka ovat tuttuja varmasti jokaiselle toimistotyötä tekevälle. Tietoa ei löydy, virallisia tietojärjestelmiä ei käytetä ja työn tehokkuus romahtaa", luettelee M-Filesin toimitusjohtaja Miika Mäkitalo.

Suomalaisilla ongelmia tiedon löytämisessä

Suomalaiset työntekijät kokevat muita useammin tiedon löytämisen haastavaksi. Tutkimuksen suomalaisvastaajista 13 prosenttia kokee tiedon etsimisen haastavaksi ja aikaa vieväksi lähes aina, kun taas muissa maissa vastaava luku liikkuu kolmen ja seitsemän prosentin välillä. Suomalaisista tietotyöntekijöistä myös melkein jokainen (88 %) on joutunut luomaan tiedoston kokonaan uudelleen, koska sitä ei ole löytynyt yrityksen tai organisaation tietojärjestelmistä.

"Tutkimuksen tulokset kertovat karua kieltään siitä, että työntekijät voivat kokea työnsä esteeksi sen, että tarvittavaa tietoa ei löydy. On selvitetty, että keskimäärin jopa yli puolet organisaatioiden tiedoista on tallennettuna jonnekin muualle kuin virallisiin järjestelmiin, jolloin muilla kuin tallentajalla itsellään ei ole tietoihin edes pääsyä. Jos työntekijät joutuvat säännöllisesti käyttämään aikaa turhaan tiedostojen etsiskelyyn ja uudelleen luomiseen, on organisaatiolla ryhtiliikkeen paikka", toteaa Mäkitalo.

Yleisimmin haasteita tietotyötä tekeville aiheuttavat väärin nimetyt tai merkityt tiedostot sekä väärään kansioon tai järjestelmään tallennettu tieto. Tutkimukseen vastanneet tunnistivatkin keskimäärin neljä eri järjestelmää, joita heidän organisaatiossaan käytetään tiedon säilyttämiseen ja hallintaan. Mäkitalon mukaan se on paljon:

"Tiedon sirpaloituminen moneen eri järjestelmään tekee tarvittavan tiedon löytämisestä hidasta ja vaivalloista. Toimistotyöntekijä voi käyttää yli kaksi tuntia päivässä ajan tasalla olevien tietojen etsimiseen tai tarvittavien tietojen uudelleen tuottamiseen. Siinä ajassa ehtisi jo tehdä paljon tuottavaa ja mielekästä työtä. Näihin asioihin tulisikin kiinnittää huomiota, jos yritys haluaa pysyä kilpailukykyisenä tulevaisuudessa."

Tutkimuksesta:

M-Filesin teettämään tutkimukseen vastasi yhteensä 1 500 toimistotyöntekijää Suomesta, Ruotsista, Britanniasta, Saksasta, Sveitsistä, Itävallasta, Ranskasta, Australiasta ja Uudesta-Seelannista sekä Yhdysvalloista. Tutkimuksessa haastateltiin 100 suomalaista.

Tutkimuksen tuloksia:

Millaisia haasteita kohtaat yrittäessäsi etsiä tietoja ja tiedostoja, joita tarvitset työssäsi?

Kaikkien vastaajamaiden tulokset:

• Tiedostot on nimetty tai merkitty väärin 42 %
• Tiedot on tallennettu väärään kansioon tai järjestelmään 41 %
• Tieto on kateissa 29 %
• En pääse tietoon käsiksi kaikilta laitteiltani 28 %
• En ole varma, mistä järjestelmästä etsiä tarvitsemaani tietoa, sillä en tiedä, minne se on tallennettu 26 %
• En tiedä, olenko työstämässä dokumentin viimeisintä versiota, sillä siitä on monta kopiota 26 %
• Minulla ei ole pääsyä järjestelmään, jossa tietoa säilytetään 19 %
• En ole kohdannut haasteita etsiessäni tietoa 14 %

Väittämä: Koen tiedostojen tai dokumenttien viimeisimpien versioiden löytämisen haastavaksi

Kyllä:

• Kaikkien vastaajamaiden keskiarvo 96 %
• Suomi 93 %

Väittämä: Koen tiedon löytämisen haastavaksi ja aikaa vieväksi lähes aina

Kyllä:

• Suomi 13 %
• Ruotsi 7 %
• Itävalta 7 %
• Saksa 6 %
• Yhdysvallat 6 %
• Iso-Britannia 5 %
• Australia ja Uusi-Seelanti 4 %
• Sveitsi 3 %
• Ranska 3 %

Oletko joutunut luomaan olemassa olevan tiedoston kokonaan uudelleen, koska et ole löytänyt sitä työpaikkasi järjestelmistä?

Kyllä:

• Kaikkien vastaajamaiden keskiarvo 83 %
• Suomi 88 %

Lataa koko raportti käyttöösi www-sivuiltamme.