Työympäristömuutos on taitolaji

Tärkeintä on ymmärtää, ettei työympäristön uudistamisessa ole kyse vain fyysisestä tilamuutoksesta. Siirtyminen nykyaikaiseen työskentelyyn vaatii uusien toimintamallien omaksumista ja vanhasta pois oppimista. Nykyajattelussa keskeistä on se, että työympäristö tukee suoritettavaa tehtävää ja edistää vuorovaikutusta mahdollistaen tarvittaessa myös työrauhan. Johtaminenkin muuttuu radikaalisti, kun alaiset eivät enää ole jatkuvasti ”silmien alla”, vaan työtä voidaan tehdä missä vain ajasta ja paikasta riippumatta.

Hyvin viestitty on puoliksi tehty

Työympäristömuutos alkaa vision ja tavoitteiden asettamisella sekä työ- ja toimintatapojen analyysillä. Kaikissa muutosprosessin vaiheissa ensiarvoisen tärkeää on vuorovaikutus, muutosviestintä ja osallistaminen. Kun kyse on ihmisten arjen puitteiden merkittävästä muokkaamisesta, ei aiheesta voi keskustella liikaa. On tärkeää, että muutos perustellaan hyvin, ihmisiä autetaan konkreettisesti siirtymisessä uudenlaiseen työskentelytapaan ja heille tarjotaan mahdollisuuksia vaikuttaa valittaviin ratkaisuihin. Mitä paremmin näissä onnistutaan, sitä vähemmän muutosvastarintaa koetaan prosessin edetessä.

Muutoksen hahmottamisessa auttaa, jos uusia työvälineitä on mahdollista kokeilla pilottitiloissa ja niistä saa kertoa mielipiteensä. Myös tutustuminen muiden yritysten monitilaratkaisuihin auttaa näkemään uusien toimintamallien mukanaan tuomia etuja. Koska työympäristömuutokset ovat pitkäkestoisia, jää niiden aikana hyvin aikaa opetella jo ennakkoon uusia työvälineiden käyttöä ja laatia monitilassa noudatettavia pelisääntöjä yhdessä.

Kun uuteen työympäristöön siirrytään, on tärkeää, että työntekijöitä opastetaan ja he tietävät, mistä apua saa ongelmatilanteen tullessa eteen. Monitilatoimistoihin muuttaneissa organisaatioissa on saatu hyviä kokemuksia esimerkiksi kerrosavustajien läsnäolosta työtiloissa ensimmäisinä viikkoina. Muuttopäivänä tunnelmaa kannattaa kohottaa pienillä kivoilla jutuilla, kuten työnantajan tarjoamalla lounaalla tai kahvihetkellä.

Koko organisaation yhteinen muutos

Työympäristömuutos koskettaa yleensä jokaista organisaatiossa työskentelevää. Muutoksen toteuttamisessa avainasemassa ovat henkilöstö- ja tietohallinnon, työympäristökehittämisen ja viestinnän ammattilaiset. He eivät voi onnistua tehtävässään ilman ylimmän johdon tukea ja esimiehiä, jotka auttavat alaisiaan hyväksymään ja omaksumaan uudistukset. Organisaation näkökulmasta työympäristöuudistuksella voidaan paremmin liiketoimintaa tukevien tilojen ja henkilöstön työhyvinvoinnin lisäksi saavuttaa myös tehokkuushyötyjä. Hyvin suunnitellussa, modernissa toimistossa neliöitä tarvitaan huomattavasti vähemmän kuin niin sanotussa koppikonttorissa, ja sitä on helpompi muunnella muuttuvien tarpeiden mukaan.

Toimitiloista on tullut yhä vahvemmin yritysten kilpailutekijä, joilla houkutellaan työntekijöitä ja tuetaan heidän viihtymistään sekä suorituskykyään. Myös asiakkaiden näkökulmasta on kiinnostavaa, millaisen mielikuvan yrityksen tilat synnyttävät. Työympäristöjohtamisesta on tullut yhä voimakkaammin strateginen, jatkuva toiminto, joka tukee liiketoimintaa ja parantaa työhyvinvointia. Kyseessä ei enää ole irrallisten projektien toteuttaminen, vaan jatkuvan parantamisen prosessi. 

Kokemuksia työympäristömuutosten johtamisesta vaihdettiin RAKLIn Työympäristömuutosten johtaminen ja viestintä -klinikalla. Kyseessä on työpajamuotoinen kehitysmalli, jossa asiantuntijat kokoontuvat yhteen keskustelemaan ja oppimaan toisiltaan. Tiedote pohjautuu klinikan tulosraporttiin.