Uusi tietosuoja-asetus asettaa monia uusia vaatimuksia henkilötietojen käsittelylle yrityksissä

EU:n laajuisen tietosuoja-asetuksen tarkoituksena on varmistaa yhdenmukainen henkilötietojen käsittely sekä poistaa henkilötietojen liikkuvuuden esteet koko unionin alueella. Sen tavoitteena on parantaa henkilötietojen suojaa ja lisätä luottamusta sähköiseen liiketoimintaan.

”Jatkossa ei riitä, että noudattaa lakia vaan rekisterinpitäjän tulee osoittaa, että sen omat tietosuojakäytännöt vastaavat asetuksen vaatimuksia muun muassa dokumentoimalla omat rekisterit, niiden tietosuojakäytännöt ja tietojen keräämisen perusteet. Joissain yrityksissä on myös nimitettävä tietosuojavastaava,” juristi Paula Virri Turun kauppakamarista kertoo.

Asetuksesta tulee Suomessa tärkein henkilötietojen käsittelyä koskeva säädös, ja se asettaa monia uusia vaatimuksia henkilötietojen käsittelylle yrityksissä. Kuitenkin vain alle 40 prosenttia yrityksistä kertoi varautuneensa uudistukseen kauppakamarin kyselyssä viime keväänä.

”Asetuksen voimaantuloon on vielä puoli vuotta aikaa ja nyt on viimeistään aika aloittaa valmistautuminen. Vaikka asetuksen edellyttämiä asioita on paljon, ei kannata pelätä, vaan ottaa asetus mahdollisuutena parempaan asiakastiedon hyödyntämiseen. Tietosuojaprojektin läpiviemiseen kannattaa tarvittaessa käyttää asiantuntija-apua”, Virri muistuttaa.

Koko toimintakulttuurin muuttaminen tärkeää

Turkulainen tapahtumahallintapalveluita tarjoava teknologiayritys Lyyti on uuden tietosuoja-asetuksen mukaan sekä rekisterinpitäjän että henkilötietojen käsittelijän roolissa. Uusi asetus tuo näin muutoksia niin Lyyti-palvelun sisältämien tietojen kuin myös yrityksen oman asiakasrekisterin hallintaan. Yrityksen toimitusjohtaja Petri Hollmén kertoo, että Lyyti-palvelun teknologiaa on nyt kehitetty niin, että palvelu voi vastata asiakkaiden tietosuojavaatimuksiin. Yrityksen oman toiminnan muutokset liittyvät pitkälti tietojen kartoittamiseen ja toimintakulttuurin muutokseen. 

”Ensin kartoitimme ohjelmistot ja kaiken henkilötiedon, mitä niihin tallentuu. Sen jälkeen määritimme sisäisesti, kenellä henkilökunnasta on tarve käsitellä mitäkin tietoa. Toimintakulttuurin muuttaminen on kaikkein isoin ja tärkein juttu”, Hollmén korostaa.

Hän pitää tietosuoja-asetuksen täyttämistä tietyillä toimialoilla jopa olemassaolon edellytyksenä.

”Arvioin, että meidän alalla se on jopa miljoonien kilpailuetu, että homma on kunnossa”, hän painottaa.

Hollmén vertaa uuden tietosuoja-asetuksen aiheuttamia toimenpiteitä joulusiivoukseen. Siivouksessa on iso kynnys aloittaa ja se ei ole aina nautittavaa työtä. Mutta kun työ on tehty, on vihdoin puhdas olo. Tietojen siivous toimii samalla kaavalla. Epämääräiset Excelit ja vanhat listat usein vain historian painolasteja, joita lopulta ei koskaan tarvitse.

”Onhan tämä eräänlainen yrityselämän konmaritus-projekti. Se mitä et tarvitse, niin tuhoa”, Hollmén veistelee.