Suomalainen M-Files nostettu Gartnerin Hype Cycle -tiedonhallintaraporttiin

Gartnerin Hype Cycle for Content Management 2014 -raportissa todetaan: "Helppo tiedonhallinta ("easy content management") on uusi strateginen lähestymistapa tiedonhallintaan. Sen avulla käyttäjät voivat luokitella tietovaraston sisältöä yksilöllisesti omien tarpeidensa mukaan. Hakemistorakenteet korvataan metatietopohjaisilla virtuaalisilla näkymillä, jolloin dokumentti voi näkyä samanaikaisesti useassa eri kansiossa käyttäjän oman luokittelun ja mieltymysten mukaisesti. Sisältöä hallinnoidaan metatiedoilla, mikä mahdollistaa asiayhteyteen perustuvien näkymien luonnin. Kontekstiin perustuva sisällönhallinta ja mobiilikäyttöä tukevat käyttöliittymät ovat helppokäyttöisen tiedonhallinnan ydinelementtejä."

Gartner antaa helpolle tiedonhallinnalle korkean hyötyluokituksen ja kuvailee sen vaikutusta liiketoimintaan näin: "Helppokäyttöiset tiedonhallintaratkaisut lisäävät joustavuutta tiedon käsittelyyn ja hallintaan sekä mahdollistavat tiedonhaun kontekstin mukaan. Sisältöä tuodaan ja näytetään käyttäjien toiveiden mukaan eri sijainneista ja sovelluksista hakujen, metatietojen ja sääntöjen perusteella."

M-Files tarjoaa edistyksellisen, älykkään vaihtoehdon perinteisille kansiopohjaisille ECM-ratkaisuille järjestämällä ja näyttämällä sisältöä sen mukaan, mitä tieto on – ei sen tallennuspaikan perusteella. M-Filesissa tiedot saadaan esiin dynaamisesti missä ja milloin tahansa. Tämän ansiosta dokumentit ja muut tiedot ovat käytettävissä useassa paikassa samaan aikaan ilman tietojen monistamista. M-Filesin dynaamiset näkymät muodostuvat dokumenttien metatietojen perusteella, jolloin niiden sisällöt ovat aina automaattisesti ajan tasalla. Näin yksittäinen käyttäjä löytää nopeasti oikean tiedon milloin tahansa halutessaan.

"Tietoa tuotetaan enemmän kuin koskaan, jolloin ajankohtaisen tiedon nopea haku on tullut entistä tärkeämmäksi käyttäjille. Pyrimme merkittävästi parantamaan ja yksinkertaistamaan yritysten tapaa käyttää tietoa. Gartnerin tunnustus puoltaa vahvasti sitä, että olemme oikealla tiellä”, toteaa Miika Mäkitalo, M-Files Oy:n toimitusjohtaja.

M-Filesin tiedonhallintaratkaisut perustuvat metatietojen käyttöön. Useimmat ovat kuulleet sanan "metatieto" tai olleet tekemisissä sen kanssa tavalla tai toisella. Sana kuulostaa tekniseltä ja monimutkaiselta, mutta M-Filesissa sen merkitys on yksinkertainen. Käsitteen ymmärtämiseksi voi ajatella, kuinka miljoonat ihmiset käsittelevät musiikkia iPhonella: käyttäjä saa musiikkikappaleet esiin haluamallaan tavalla – esittäjän, albumin, lajityypin tai soittolistan perusteella – ilman monistamista. Netflix puolestaan ehdottaa ennakoivalla tavalla elokuvia. Tämä kaikki tapahtuu metatietojen avulla. Myös M-Filesissa käyttäjä saa haluamansa tiedot käyttöönsä metatietojen avulla, esimerkiksi kaikki tiettyyn asiakkaaseen liittyvät tarjoukset, tilaukset ja muut dokumentit löytyvät hetkessä ilman kahlaamista kansiosta toiseen.

Tietoja Gartnerin raporteista

Gartner ei mainosta mitään tutkimusjulkaisuissaan mainitsemaansa toimittajaa, tuotetta tai palvelua eikä kehota teknologian käyttäjiä valitsemaan vain parhaita arvosteluita tai muita tunnustuksia saaneita toimittajia. Gartnerin tutkimusjulkaisut sisältävät Gartnerin tutkimusorganisaation mielipiteitä, eikä niitä voi pitää tosina väittäminä. Gartner ei anna mitään suoria tai epäsuoria takuita koskien tätä tutkimusta, mukaan lukien takuut kaupallisesta hyödynnettävyydestä tai sopivuudesta tiettyyn tarkoitukseen.