R-kioskien kauppapaikkojen sopimukset hallintaan M-Filesin avulla

M-Files Oy toimittaa tiedonhallinnan ratkaisuja, jotka tehostavat ja yksinkertaistavat liiketoimintaprosesseja merkittävästi. R-kioski valitsi ja otti käyttöönsä M-Files-ohjelmiston 650 kauppapaikan sopimusten ja asiakirjojen hallintaan.

"Aiemmin kauppapaikkoihimme liittyvät sopimusasiakirjat löytyivät paperisina lukuisista mapeista sekä skannattuina erillisiltä verkkolevyiltä. Tietojen haku oli hidasta, ja sopimusten tarkemmat tiedot, kuten vuokrasopimusten voimassaoloaikataulut, olivat pääsääntöisesti yksittäisten työntekijöiden muistin tai heidän oman kirjanpitonsa varassa. Myös raporttien tuottaminen oli vaivalloista käsityötä", kertoo R-kioskin Kauppapaikat ja rakentaminen -liiketoimintayksikön johtaja Nora Immonen.

Uuden järjestelmän käyttöönoton yhteydessä jokaisesta kauppapaikasta kerättiin kattavat perustiedot, joiden avulla sopimustiedot löytyvät nyt esimerkiksi kaupungin, osoitteen, vuokra-ajan, hinnan, pinta-alan tai yhteyshenkilön perusteella. Samalla henkilöstöllä oleva hiljainen tieto kerättiin talteen. Näin taataan yritystiedon saatavuus ja siirtyminen henkilöstövaihdosten tapahtuessa.

Sopimusten hyvä hallinta parantaa liiketoiminnan kehittämistä

"Ajansäästö ja tehokkuus ovat M-Filesin valtteja. M-Files auttaa meitä seuraamaan reaaliaikaisesti mitä kauppapaikoillamme tapahtuu ja reagoimaan muutoksiin joustavammin ja nopeammin. Lisäksi saamme järjestelmästä ennakkoon muistutukset päättymässä olevista vuokrasopimuksista, eikä meidän tarvitse pitää enää erikseen kirjaa aikatauluista. 65 000 toimitilaneliön hallinnassa tällä on merkittävä rooli", Immonen jatkaa.

Sopimustenhallintajärjestelmä helpottaa myös raportointia. Järjestelmän avulla on helppo saada reaaliaikainen kokonaiskuva sopimusten ja omistettujen kiinteistöjen arvoista, vuokravastuista tai sitoumuksista. R-kioski valitsi käyttöönsä M-Filesin pilvipalveluna, jotta järjestelmä saatiin nopeasti käyttöön ilman palvelinasennuksia ja konfigurointeja.

"Meille on tärkeää, että pystymme palvelemaan kauppiaitamme entistä paremmin. M-Filesin myötä reagointinopeutemme on kasvanut, mikä on lisännyt kauppiaiden tyytyväisyyttä – nyt he voivat keskittyä täysillä omaan liiketoimintaansa, me huolehdimme varmasti ja joustavasti kaikista kauppapaikkaan liittyvistä kysymyksistä", Immonen toteaa.

"R-kioskin käyttöönottama järjestelmä on hyvä esimerkki siitä, miten yrityksissä olevaa tietoa voidaan kerätä lisätietoineen yhteen paikkaan tehostamaan toimintaa ja parantamaan asiakastyytyväisyyttä. Tiedon määrä tuplaantuu vuosittain, ja siksi bisneskriittisen tiedon tehokas hallinta vaatii uusia menetelmiä ja työkaluja avukseen ", toteaa M-Files Oy:n Pohjoismaiden myynnistä ja palveluista vastaava johtaja Jussi Salmi.

Lisätietoja:

R-kioski: Kauppapaikat ja rakentaminen -liiketoimintayksikön johtaja Nora Immonen, puh. 020 5544 155, nora.immonen@r-kioski.fi.

R-kioski on kannattava, keskitetysti ohjattu kioskiketju, joka tarjoaa asiakkailleen monipuolisen valikoiman viihdettä, jännitystä ja mielihyvää sekä tärkeitä arjen tuotteita ja palveluita – nopeasti ja mukavasti aamusta iltaan. R-kioski on osa Reitan Group -yhtiöön kuuluvaa Reitan Convenience -yhtiötä, jolla on 625 myymälää eri puolilla Suomea. Reitan Convenience -yhtiöön kuuluvat R-kioski Suomessa, Narvesen Norjassa ja Latviassa, Pressbyrån Ruotsissa, 7-Eleven ja Shell/7-Eleven Norjassa, Ruotsissa ja Tanskassa, R-kiosk Virossa sekä Lietuvos Spauda Liettuassa. Reitan Convenience on markkinajohtaja jokaisessa toimintamaassaan. Vuonna 2013 Reitan Groupin liikevaihto oli EUR 9,5 miljardia ja henkilökuntaa sillä oli 35 000. Lisätietoja: www.r-kioski.fi.