Tiedonhallinnasta liiketoiminnan tulevaisuuden kilpailuvaltti

Edistyksellisiä tiedonhallintaratkaisuja tarjoava M-Files isännöi keskiviikkona Helsingissä yhtä Euroopan suurimmista tiedonhallinnan tapahtumista. Seminaariin osallistui noin 500 liiketoiminnan päättäjää ja vaikuttajaa. Seminaariesiintyjien anti liiketoiminnan näkökulmasta oli laaja.

IT-ratkaisut eivät vastaa liiketoiminnan vaatimuksia

Digitalisaatio avaa mahdollisuuksia jo käynnissä olevaan työelämän murrokseen ja totuttujen työtapojen muutokseen. Työ ei ole enää sidoksissa aikaan, paikkaan tai työvälineeseen. Ihmiset ovat tottuneet käyttämään mobiililaitteita ja haluavat hyödyntää niitä ketterästi myös työssään. Tätä kehitystä vauhdittaa pilvipalveluiden nopea yleistyminen. Gartnerin arvion mukaan jopa puolet liiketoimintatiedosta tallennetaan pilveen vuonna 2018.

"Monessa yrityksessä tunnustetaan avoimesti, etteivät käytössä olevat IT-ratkaisut vastaa nykypäivän liiketoiminnan ja markkinoiden vaatimuksia. Tieto on ja pysyy, mutta tiedon jakamisen, hallinnan ja hyödyntämisen välineet muuttuvat", kiteytti Gartnerin tutkimusjohtaja Hanns Köhler-Krüner seminaarissa.

Digitalisaatio ja sen myötä tiedonhallinta on nykypäivänä yrityksissä vahvasti läsnä, mutta sitä ei osata kunnolla hyödyntää liiketoiminnassa. Suunnitelmallinen, pitkän tähtäimen kehitys voi kuitenkin tarjota yritykselle todellisen kilpailuvaltin silloin, kun koko henkilöstö on siihen sitoutunut ja tiedonhallinta muodostaa koko yrityksen liiketoiminnan läpi leikkaavan kokonaisuuden.

Päätöksiä oikea-aikaisen tiedon pohjalta

Myös Aalto-yliopiston tutkimusjohtaja Mika Helenius painotti M-Filesin seminaarissa tiedonhallinnan merkitystä yritysmaailmassa. "Nykypäivänä maailma pyörii nollien ja ykkösten ympärillä. Meidän on pysyttävä mukana informaatiopolulla taataksemme kilpailukykymme. Koko informaatiopalvelutalouden kasvu perustuu ohjelmistojen avulla rakennettuihin järjestelmiin", Helenius totesi.

"Tieto on bisneksen ydin – kaikki yrityksen päätökset tehdään saatavilla olevan informaation pohjalta. Siksi on tärkeää, että olemassa oleva tieto on aina ajan tasalla ja järjestelmät toimivat moitteetta. Tiedonhallinnan ongelmat paitsi heikentävät työn tehokkuutta, voivat johtaa myös vääriin toimenpiteisiin ja aiheuttaa menetettyjä bisnesmahdollisuuksia", seminaarissa esiintynyt Caverionin tietohallintojohtaja Olle Jonsson muistutti. Caverion hyödyntää M-Filesia tiedonhallintansa kehittämisessä.

Tiedonhallinta on koko yrityksen yhteinen asia, ja se vaatii koko henkilöstön sitoutumista.

"Ei riitä, että järjestelmä on valmis ja testattu, jos henkilöstö ei ole. Ilman henkilöstön sitoutumista tiedonhallintajärjestelmästä ei vain saada irti kaikkea sen tarjoamaa hyötyä", kiteytti SSAB:n Enterprise Architect Sami Haapanen, joka esitteli seminaarissa, kuinka M-Files on mahdollistanut standardien mukaisen tehokkaan digitalisoidun materiaalisertifikaattien prosessin SSAB:llä.

Vähemmän turhaa käsityötä

Tiedonhallintajärjestelmien vaikutus toiminnan tehostajana on huomattu käytännössä monessa eri yrityksessä. Muun muassa R-kioski on tiedonhallintajärjestelmän käyttöönoton myötä pystynyt lisäämään toimintansa tehokkuutta, ennakointia ja raportointia. "Tiedonhallinta takaa, että tieto on saatavilla, oikeanlaista ja oikea-aikaista, ja se kulkee koko organisaation läpi. Tieto päivittyy ja rikastuu myös tässä prosessissa. Meillä R-kioskilla tehokas tiedonhallinta on merkittävästi säästänyt aikaa, lisännyt tehokkuutta ja mahdollistanut muutoksiin reagoimisen joustavammin ja nopeammin, mikä näkyy myös suoraan asiakkaillemme", kertoi R-kioskin Kauppapaikat ja rakentaminen -liiketoimintayksikön johtaja Nora Immonen.

Samat edut on huomattu myös Technopoliksella, jossa tiedonhallintajärjestelmän käyttöönoton myötä ajantasaiset dokumentit ovat helposti ja luotettavasti kaikkien työntekijöiden saatavilla. Aiemmin tiedon etsimiseen mennyt aika voidaan käyttää nyt yrityksen toiminnan kannalta merkityksellisempään työhön. "Tarvitsemme dokumentteja työssämme, emme tee niitä työksemme", tiivisti Technopoliksen kehitysjohtaja Tommy Kankkonen M-Filesin järjestämässä tiedonhallintaseminaarissa.

M-Files sitoo dokumentit osaksi liiketoimintatietoa

"Jotta tietoon perustuvia liiketoimintapäätöksiä voidaan tehdä, tulee tarvittava tieto olla saatavilla helposti eri lähteistä. M-Files nivoo dokumentit osaksi muuta liiketoimintatietoa metatietojen ja helpon integroitavuutensa ansiosta. Seminaarin esiintyjiltä saimme myös erittäin positiivista palautetta M-Filesin loppukäyttäjätyytyväisyydestä, joka on entistä oleellisempi osa tehokasta tiedonhallintaa nyt ja tulevaisuudessa", iloitsee M-Filesin tuotekehitysjohtaja Mika Javanainen.

"Haluamme muuttaa sen, miten maailma hallitsee tietoa. Seminaarin puheenvuoroissa korostui metatietopohjaisten järjestelmien hyödyt ja toimitusten ketteryyden merkitys liiketoiminnalle. Tämä on hyvin linjassa meidän strategiamme kanssa, ja uskomme asemamme johtavana toimijana kehittyvillä globaaleilla tiedonhallintamarkkinoilla vahvistuvan entisestään", hehkuttaa M-Filesin toimitusjohtaja Miika Mäkitalo.