Julkinen sektori: Tehokkaampaa prosessienhallintaa ja parempaa asiakaspalvelua M-Files-tietojärjestelmällä

Lappeenrannan ja Imatran kaupungit sekä Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri (Eksote) halusivat kehittää ja uudistaa asian- ja dokumenttienhallintaa, prosessiohjautuvuutta sekä arkistointia niin teknologialähtöisesti kuin myös toimintatapoja uudistamalla. Tämän pohjalta Saimaan talous ja tieto Oy (Saita) avasi hankintalain mukaisen prosessin, jossa kilpailutettiin "Sähköisen dokumenttienhallinnan ja arkistoinnin tietojärjestelmä".

M-Files Oy voitti tarjouskilpailun. Arvioitaessa tarjottujen ratkaisujen toiminnallisuutta ja käytettävyyttä sai M-Files parhaat pisteet. M-Filesin erityisinä etuina nähtiin sen tarjoama dynaaminen tietomalli, tiedon verkostoituminen operatiiviseen toimintaan, integraatiovalmius, prosessinhallinnan työkalut, helppokäyttöisyys sekä käyttöoikeuksien joustava hallinta. Kokonaisuudessaan tietojärjestelmä tulee sisältämään SÄHKE2-mukaisen tiedonohjauksen, asianhallinnan ja asiakirjanhallinnan. Lisäksi ratkaisu kattaa myös sähköiset kokouspalvelut, sopimustenhallinnan, projektisalkunhallinnan sekä sähköisen arkistoinnin.

"Tietojärjestelmähankinnalla tavoitellaan selkeää tuottavuusparannusta nykyiseen toimintaan verrattuna. Päätavoitteenamme on kehittää ja tarjota julkisia palveluita asiakaslähtöisesti sisäisiä toimintamalleja uudistaen, mikä samalla tarkoittaa parempaa kuntalaisten palvelua ja asiointikokemusta. M-Filesin avulla siirrymme tehokkaampaan prosessiohjattuun toimintaan, minkä avulla turhia rutiineita poistetaan ja tiedonhallintaa automatisoidaan", kertoo Lappeenrannan kaupungin tietohallintopäällikkö Juuso Mikkonen.

"Tietojärjestelmähankintaan lähdettiin mukaan, jotta Eksote kykenee ketterillä kehittämismalleilla digitalisoimaan prosessejaan kustannustehokkaasta ja nopeasti sekä samalla varmistamaan, että koko prosessiketju muuttuu sähköiseksi aina allekirjoituksesta arkistointiin. Sähköisen arkiston käyttöönoton uskotaan helpottavan myös vanhojen operatiivisten tietojärjestelmien korvaamista uusilla", kertoo Eksoten tietohallintojohtaja Toni Suihko.

"Joustavan ja dynaamisen tietorakenteen ansiosta M-Filesiin voidaan tehdä helposti muutoksia prosessien ja organisaatioiden muuttuessa. Tämä on meille tärkeää, koska palvelurakenteet muuttuvat ja organisaatioita integroidaan. Lisäksi M-Filesin tietojärjestelmä on intuitiivinen ja helppokäyttöinen, jolloin työntekijät voivat keskittyä dokumenttien hakemisen asemesta arvoa tuottavaan työhön", sanoo Imatran kaupungin tietojohtaja Kari Perälä.

"M-Files tuo erityisesti etuja asianhallinnan ja operatiivisen toiminnan yhdistämisessä, ja voimme siten toteuttaa kokonaisvaltaista prosessienhallintaa modernilla tavalla läpi kaikkien organisaatioiden. M-Filesin toimittaman tietojärjestelmän avulla voimme hyödyntää lisäksi paremmin jo olemassa olevia tietojärjestelmiä. M-Filesin eduksi voidaan katsoa myös se, että se on avoin järjestelmä, joka tarjoaa itsessään myös hallintatyökalut järjestelmän mukauttamiseen. Voimme siis itse myös kehittää järjestelmää ja muokata sitä prosessien muuttuessa", toteaa Saitan palvelujohtaja Henriika Sarilo-Kankaanranta.

"Haluamme muuttaa sen, miten maailma hallitsee tietoa. Tämä koskee yrityksiä, julkishallinnon organisaatioita kuin myös loppukäyttäjiä. Erityisen tärkeää on, että asiakirjat ja dokumentit kytketään osaksi operatiivista toimintaa, jolloin eri järjestelmien ja eri tietojen välille ei tule katkoksia. Jotta oikeita päätöksiä voidaan tehdä sujuvasti, tulee tietojärjestelmän taata näköalapaikka kaikkeen päätöksentekoon vaikuttavaan tietoon", toteaa M-Files Oy:n myyntijohtaja Marko Javanainen.

Julkishallinnon tietojärjestelmissä on otettava huomioon niiden toimintaa ja päätöksentekoa ohjaavat ja velvoittavat lait, asetukset ja määräykset. Arkistolaitoksen SÄHKE2-normi ohjaa sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelyä, hallintaa ja säilyttämistä sekä tiedon elinkaaren hallintaa. SÄHKE2-määräykset on otettava huomioon kehitettäessä tietojärjestelmiä, joissa syntyy arkistoitavaa tietoa. M-Filesin tietojärjestelmä on SÄHKE2-sertifioitu.

Lue lisätietoja:

• HILMA: Saimaan talous ja tieto Oy: Sähköinen dokumenttien hallinta ja arkistointi (jälki-ilmoitus)
• M-Filesin SÄHKE2-sertifiointi
• M-Files Asianhallinta -tietojärjestelmätuote