Lehdistötilaisuuden järjestäminen - mitä kannattaa ottaa huomioon

Ajankohta ja kesto

Hyvä aika on aamulla klo 9-10. Kun lehdistötilaisuus on aamulla, toimittaja ehtii kirjoittaa jutun valmiiksi saman päivän aikana. Lehdistötilaisuuden sopiva kesto on maksimissaan tunti. 

Koska kutsu kannattaa lähettää?

Lehdistötilaisuuden kutsu kannattaa lähettää mielellään edellisellä viikolla. Toimituksissa suunnitellaan usein seuraavaa viikkoa. 

Jos lähettää kutsun aiemmin kuin edellisellä viikolla, kannattaa edellisellä viikolla laittaa muistutus. Liikaa muistutuksia ei kuitenkaan kannata laittaa, eikä soitella moneen kertaan perään.

Mitä kutsussa tulee olla?

Nyrkkisääntönä voidaan pitää, että kutsussa olisi hyvä olla niin paljon tietoa, ettei toimittajan tarvitse soitella perään.

Olisiko jo kutsussa mahdollista antaa embargollisena oleellinen uutistieto? Ainakin kutsussa tulee olla tieto siitä, mihin kysymyksiin lehdistötilaisuudessa vastataan, vaikka vastaukset kerrottaisiinkin vasta paikanpäällä tilaisuudessa. Tieto siitä, mitä kysymyksiä tilaisuudessa käsitellään, on suunnittelevalle toimittajalle oleellista. Tämän tiedon perusteella päätetään, tullaanko tilaisuuteen vai ei: tilaisuuden aiheen näkökulma ratkaisee, onko aihe kiinnostava.

Kutsusta tulee käydä ilmi puhujien taustat. Mitä tahoa he edustavat ja mitkä ovat puhujien tittelit. Kun tilaisuudessa on puhujia monipuolisilla taustoilla, on toimittajien mahdollista saada erilaisia näkemyksiä ja aineksia juttuunsa.

Kalvot ja esitysmateriaalit jakoon

Toimittajan näkökulmasta parasta on, että materiaali jaetaan heti tilaisuuden alussa. Jos materiaali on saatavilla vasta tilaisuuden jälkeen, tästä tulee muistaa mainita heti infon alussa. Tämä siksi, ettei toimittajalta turhaan tuhlaannu aikaa sellaisten muistiinpanojen tekoon, jotka joka tapauksessa olisivatkin saatavilla.

Monissa toimituksissa resurssit ovat tiukilla ja toimittajat kiireisiä. Lue vinkkimme, miten toimittajat osallistuvat tilaisuuteesi todennäköisemmin.