Selvitys: Vain puolet yrityksistä valmistautunut laadunhallintastandardin uusiin vaatimuksiin

Uudistettu laatustandardi korostaa prosessilähtöisen laadunhallinnan selkeää yhteyttä koko organisaatioon ja sen toimintaympäristöön. Laadunhallinta tavoitteineen on sidottava entistä tiukemmin osaksi yrityksen liiketoimintastrategiaa. Tämä merkitsee panostusta henkilöstön osaamiseen, koulutukseen ja osallistamiseen. Laadunhallinta ei ole erillinen toiminto, vaan osa jokaisen työntekijän hyvää ammattitaitoa. Uusi standardi vaatii entistä enemmän myös yrityksen johtajilta, joiden odotetaan sitoutuvan laadunhallinnan kehittämiseen ja laatujohtamiseen. Uudistetussa standardissa painopiste on erityisesti riskienhallinnassa.

"Laadunhallinta lisää yrityksen kilpailukykyä ja auttaa organisaatiota strategisten päämääriensä saavuttamisessa. Käytännössä laadunhallinta on palveluiden, tuotteiden ja niitä tuottavien liiketoiminnan prosessien suunnittelua, ohjausta sekä järjestelmällistä parantamista. Järjestelmällinen parantaminen puolestaan perustuu mittaustietoon, muuhun havainnointiin sekä luovuuteen”, toteaa asiantuntija Heikki Niemi Laatukeskus Excellence Finland Oy:stä.

M-Filesin kyselytutkimus kertoo, että monissa yrityksissä laadunhallintaa tehdään edelleen manuaalisesti: laadunhallintaa Excel-taulukon avulla teki 19 prosenttia, tiedostoina yhteisissä kansioissa tai palvelimilla 18 prosenttia ja sähköpostin kautta 13 prosenttia vastaajista. Manuaalinen laadunhallinta voi olla ongelmallinen laatustandardin täyttämisen kannalta, koska tietoa joudutaan keräämään manuaalisesti eri tallennuspaikoista eikä se siten ole tehokkaasti koko organisaation käytettävissä.

"Manuaalinen laadunhallinta on tehotonta, mutta myös riskialtista. Sähköpostilla tai Excelillä tehty työ ei mahdollista automaattisia ja läpinäkyviä laadunhallinnan prosesseja. Kyselyyn vastanneet listasivat huonoista laadunhallinnan käytännöistä seuraavan toiminnan tehottomuutta, riskejä liiketoiminnalle sekä tiedonkulun hidastumista", kertoo myyntijohtaja Marko Javanainen M-Files Oy:stä.

Laadunhallinnan puutteellinen hoito oli aiheuttanut ongelmia noin 40 prosentissa kyselyyn vastanneiden yrityksistä. Erilaisia IT-järjestelmiä laadunhallintaan käytti ainoastaan 26 prosenttia vastaajista.

"Usein yritykset käyttävät eri tarkoituksiin useita järjestelmiä manuaalisten prosessin rinnalla, vaikka koko laadunhallinta voitaisiin organisoida keskitetysti yhdellä järjestelmällä, jolloin kaikki laadunhallintaan liittyvä tieto löytyisi kootusti ja raportointi olisi samalla helppoa", jatkaa Javanainen.

M-Files pitää hyvänä kehityssuuntana standardin vaatimusta laadunhallinnan nivomisesta laajemmin kiinni kaikkeen yrityksen toimintaan ja prosesseihin:

”Kaikki työntekijät ovat osa laadunhallintaa, joten se ei ole erillinen uloke yrityksen toiminnassa. M-Filesin kokonaisratkaisut tarjoavat jouhevan tavan sitouttaa työntekijät laajemmin laadunhallintaan. Merkittävyyttään kasvattaa nyt myös alihankkijoiden laadunhallinta”, kertoo Javanainen.

Lisätietoja: Kyselytutkimuksen tulokset

Laatukeskus Excellence Finland Oy

Suomen Laatuyhdistys ry on vuonna 1966 perustettu voittoa tavoittelematon yhdistys, jonka tavoitteena on menestyvä Suomi perustuen siihen, että Suomessa on jatkuvasti kasvava määrä johtamistaan ja toimintaansa pitkäjänteisesti kehittäviä organisaatioita. Yhdistyksen jäseninä on noin 500 suomalaista yksityisen ja julkisen sektorin organisaatiota, ja sen toiminnassa on mukana tuhansia liiketoiminnan kehittäjiä ja vaikuttajia. Suomen Laatuyhdistys ry omistaa kokonaan Laatukeskus Excellence Finland Oy:n, joka tukee yhdistyksen toimintaa keskittymällä koulutukseen ja asiantuntijapalveluihin.