M-Filesilta uusi tuote sopimustenhallintaan

M-Files tarjoaa laajan skaalan erilaisia ratkaisuja tiedonhallintaan. Yksi tärkeimmistä yrityksen liiketoiminnan kannalta on sopimustenhallinta. Nykyaikaisella sopimustenhallinnalla tehostetaan toimintaa sekä minimoidaan riskejä. Tehokkuus kasvaa sovittujen prosessien, automatisoitujen työnkulkujen sekä hälytysten ja sopimuspohjien avulla.

M-Filesin sopimustenhallintaratkaisut varmistavat, että sopimukset ovat aina ajan tasalla. M-Filesin tarjoama automatiikka pitää huolen siitä, että sopimusten tiedot, hyväksynnät, allekirjoitukset, käyttöoikeudet, sopimuskaudet, umpeutumiset ja arkistointi ovat hallinnassa. Näin eliminoidaan virheet, hallitaan liiketoimintaan kohdistuvia riskejä sekä säästetään aikaa ja rahaa.

"Käytännössä M-Files huolehtii sopimusten koko elinkaaresta sen luonnosvaiheesta arkistointiin asti. Erityisen tärkeää liiketoiminnalle on sopimusten seuraaminen sopimuskausien ja velvoitteiden osalta. Tällöin vältytään suurilta virhesatsauksilta, kun esimerkiksi toistaiseksi voimassa oleva sopimus ehditään irtisanoa ennen seuraavaa kautta. Muistinvarainen sopimusten seuranta on organisaation kannalta erittäin riskialtista", painottaa M-Files Oy:n myyntijohtaja Marko Javanainen.

M-Filesin sopimuspohjien ansiosta sopimusten sisällöt ovat riittävän yksityiskohtaisia ja tarvittavat tiedot tulee aina tallennettua. M-Filesin automatiikka varmistaa, että sopimuksille määritellään vastuuhenkilöt. Vastuuhenkilöt voidaan määritellä roolin, työtehtävän tai sopimustyypin mukaan automaattisesti. M-Files-järjestelmä lähettää tällöin aina etukäteen hälytyksen vastuuhenkilöille, kun sopimus tulee uusia, toistaiseksi voimassa oleva sopimus halutaan irtisanoa tai sopimusehdoista halutaan neuvotella uudelleen. Tarkistuksessa ja hyväksynnässä voidaan hyödyntää sähköisiä ja digitaalisia allekirjoituksia. Helposti määriteltävien käyttöoikeuksien ansiosta ajantasainen tieto on aina oikeiden henkilöiden saatavilla myös mahdollisista henkilömuutoksista huolimatta.

Sopimuksiin liittyvät sähköpostikeskustelut liitteineen voidaan myös helposti tallentaa M-Files-järjestelmään. Kun myös sähköpostiviestit saadaan talteen osaksi sopimustietoja, niin samalla vähennetään liiketoimintaan kohdistuvia riskejä. M-Filesin mobiilisovellukset mahdollistavat, että sopimuksia voidaan tarkastella sekä hyväksyä ajasta ja paikasta riippumatta.

Yhtenäisten sopimustenhallinnan prosessien ansiosta liiketoiminnalle tärkeät tiedot ovat turvassa ja arkistoituna. Samalla varmennetaan, että liiketoiminnan kannalta tärkeiden yhteistyökumppaneiden kanssa on voimassa olevat sopimukset. Koko sopimuskannasta saadaan myös automaattisesti ajan tasalla olevat raportit aina tarvittaessa.

"Yhteisessä sähköisessä järjestelmässä sopimukset on helppo pitää ajan tasalla automatiikan ansiosta. Käyttäjät löytävät aina oikean ja viimeisen version sopimuksesta ajasta ja paikasta riippumatta. Samalla organisaatiolla säilyy kokonaisnäkemys koko sopimuskantaan. Sopimuksenhallintajärjestelmän käyttö onkin tärkeä osa liiketoimintaa ja riskienhallintaa", toteaa M-Files Oy:n toimitusjohtaja Miika Mäkitalo.

• Lue lisätietoja M-Filesin ratkaisuista sopimustenhallintaan
• Lue lisätietoja uudesta pilvipohjaisesta M-Files Contract Management -ratkaisusta (englanniksi).