Paperisota jää historiaan - HUSin sähköinen lupaprosessi helpottaa tutkijan työtä

Ilman tutkimuslupaa ei voi tehdä lääketieteellistä tutkimusta, ja lupaan tarvitaan lisäksi aina lain edellyttämä eettisen toimikunnan lausunto useine liitteineen. Lomakkeiden ja liitteiden kopiointia ei enää tarvita.

Tutkimusjohtaja Anne Pitkärannan mukaan HUSin strategiana onkin kehittää tutkijan digitaalisia palveluja niin, että tutkijat ja tutkimusryhmät voivat entistä paremmin keskittyä itse tutkimuksen tekemiseen.

Tutkijan sähköistä työpöytää käyttävät HUSin lääkärit ja tutkijat sekä ne HUSin ulkopuoliset tutkijat, jotka tarvitsevat tutkimukselleen alueellisen eettisen toimikunnan lausunnon.

Eettisen lausunnon hakijoina on paljon muitakin kuin lääketieteen edustajia. Lausuntoja on haettu esimerkiksi musiikkitieteissä, teologiassa, ravitsemustieteissä, tuotantotaloudessa ja teollisessa muotoilussa. Tilaustutkimuksissa eettisen lausunnon hakee usein lääkeyrityksen edustaja. Tutkijan työpöytää käyttävät siis myös lääketeollisuuden toimeksiantajat.

Opinnäytetöitä Tutkijan työpöydän kautta hakevat Suomen ammattikorkeakoulujen ja yliopistojen opinnäytetyön tekijät, jos heidän tutkimuksensa kohteena on HUSin henkilökunta, potilaat tai HUSin rekisterit.

Tieteellisen tutkimuksen tutkimusluvan hakeminen -toiminta pilotoitiin jo vuonna 2014 ja otettiin käyttöön vuoden 2015 alussa. Tämän vuoden alussa Tutkijan työpöytään lisättiin Eettisen toimikunnan lausunnon hakeminen ja toukokuussa 2018 opinnäytetyöt otettiin osaksi Tutkijan työpöytää.

Toukokuun alusta marraskuun alkuun mennessä opinnäytetyöhakemuksia on tullut sähköisesti jo yli sata, kun aikaisemmin hakemuksia on vuodessa saatu pari sataa. Kaikkiaan neljän vuoden aikana tutkimuslupahakemuksia on tehty Tutkijan työpöydällä yli kaksi tuhatta.

– Tietojärjestelmä on kehitetty helpottamaan kliinisen tutkimuksen suunnittelua, eettisen lausunnon ja tutkimusluvan hakemista sekä tutkimuksen seurantaa tutkimuksen aikana, kehittämispäällikkö Terttu Kovanen kertoo.

Kun tutkimusluvan hakeminen ja eettinen lupahakemus yhdistettiin tämän vuoden alussa, tieteellisen tutkimuksen lupaprosessi helpottui entisestään. Tutkija täyttää perustiedot vain kerran tietojärjestelmään, ja sähköinen työpöytä opastaa häntä järjestelmässä eteenpäin.

HYKS Instituutti hallinnoi ulkopuolisen rahoituksen

Ulkopuolisen rahoituksen turvin tehtävä tutkimus hallinnoidaan HYKS Instituutin kautta sähköisessä työympäristössä.

– HYKS Instituutti solmii sopimukset toimeksiantajayrityksen kanssa, hallinnoi rahoitusta sähköisellä työpöydällä, palkkaa tutkimuksen henkilökunnan ja maksaa laskuja. Tutkijan sähköisellä pöydällä hallinnoidaan siten koko tutkimuksen aikainen ulkopuolinen rahankäyttö.

Kovanen kertoo, että nyt tutkimusta tekevä lääkeyhtiö voi toimittaa tutkimuksen edellyttämän, joskus jopa tuhansia sivuja sisältävän dokumentoinnin sähköisellä alustalla. Kaikki tieto kulkee vahvasti salatussa sähköisessä järjestelmässä.

 Alunperin sähköistä työpöytää lähdettiin kehittämään sairaanhoitopiirien yhteisenä hankkeena. HUS on ensimmäinen ja toistaiseksi ainoa sairaanhoitopiiri, joka on räätälöinyt järjestelmän käyttöönsä.

Tutkimusvolyymikin on suuri: Suomen kaikista lääketieteellisistä tutkimusluvista 40 prosenttia haetaan HUSissa.

– HUS on kansallisesti tiennäyttäjä tutkimuksen digitaalisten palvelujen kehittämisessä, ja tätä voisi hyödyntää myös kansallisten järjestelmien osalta niin, että vältytään monien erilaisten ja päällekkäisten järjestelmien kehittämiseltä, Anne Pitkäranta sanoo.

Järjestelmää hiotaan jatkuvasti. Seuraavaksi parannetaan esimerkiksi tutkimuksen hallintatoimintoja yhdessä HYKS Instituutin kanssa. Tutkijat ovat saamassa työpöydälle merkkiäänen varoittamaan tutkimusluvan umpeutumisesta. Myös robotiikkaa kehitetään toimintojen sujuvoittamiseksi.

teksti: Vuokko Maria Nummi