Älä menetä tärkeitä tietoja työntekijän mukana – näin varaudut työntekijän lähtöön

Suurten ikäluokkien eläköityessä ja nuoremman polven työntekijöiden vaihtaessa jatkuvasti työpaikkaa on moni yritys uudenlaisten haasteiden edessä. Eläkkeelle jää maailmassa päivittäin jopa 10 000 suurten ikäluokkien edustajaa, eikä moni milleniaali viihdy työpaikassaan kolmea vuotta kauempaa. Työntekijän lähtö on aina yritykselle haaste – työntekijä voi viedä mennessään osaamisensa lisäksi yritykselle tärkeää tietoa, johon on vaikeaa jälkikäteen päästä enää käsiksi.

- Työntekijän lähteminen on taitekohta, johon liittyy aina riski menettää tärkeitä tietoja. Jos työntekijä on esimerkiksi solminut sopimuksia sähköpostissa eikä tallentanut niitä yrityksen järjestelmiin, voivat yrityksen kädet olla myöhemmin sidotut. Tai jos lähtevä työntekijä olisikin tallentanut tärkeät tiedostot sovitusti, voi niiden etsimisessä vierähtää jälkeenpäin tuntikausia, kertoo ohjelmistoyhtiö M-Filesin tuotejohtaja Mika Javanainen.

Tilanne on hälyttävä myös M-Filesin teettämän tutkimuksen* valossa: lähes 70 prosenttia yritysten tiedoista on tallessa työntekijöiden henkilökohtaisissa sähköposteissa ja 54 prosenttia tietokoneen työpöydällä.

- Näihin tietoihin ei kenelläkään ole pääsyä työntekijän lähdettyä, vaan ne käytännössä katoavat. Työntekijöiden vaihtumiseen tai eläköitymiseen voi kuitenkin onneksi varautua monin tavoin, rohkaisee Javanainen.

4 neuvoa – näin varaudut työntekijän lähtöön:

1. Sähköposti ei ole tärkeiden tietojen säilytyspaikka!
   Jos yrityksessänne on tapana säilyttää tärkeitä tietoja pelkästään sähköpostiviesteissä, on edessä haastava tilanne työntekijän vaihtaessa työpaikkaa tai eläköityessä. Entisen työntekijän sähköposteja ei lain mukaan saa mennä penkomaan, vaikka yrityksen kannalta olennaiset sopimukset tai muut tärkeät tiedot olisivatkin tallessa pelkästään siellä. Jotta entisen työntekijän sähköpostilaatikon sisällön mukana ei tuhoutuisi yritykselle tärkeää tietoa, on olennaista varmistaa, että kaikille työntekijöille on selvää, mihin tiedot on tarkoitus tallentaa.
2. Helppous on valttia.
   Lähteneen työntekijän jälkeensä jättämän tiedostomylläkän kaivelussa voi mennä ikä ja terveys. Usein vain pieni osa tietomassasta on yrityksen kannalta olennaista asiaa, eikä työntekijän tietokoneen kansiorakenteiden logiikka noudata kaikilla samaa kaavaa. Siksi tärkeän tiedon etsiskelyyn voi tuhlautua tuntikausia tehokasta työaikaa. Ajan säästämiseksi tietojen tallettamiselle kannattaa luoda selkeä systeemi, jota kaikki noudattavat. Järjestelmän on oltava riittävän helppo – jos tietojen tallentaminen tuntuu työläältä ja aikaa vievältä, viralliset järjestelmät jäävät herkästi käyttämättä, ja olennaista tietoa voi olla työntekijän lähdettyä vaikea löytää.
3. Aloita ajoissa.
   Työntekijän eläköitymiseen on helpompi varautua, mutta työpaikan vaihtaminen tapahtuu monesti yllättäen. Silloin aikaa päätöksille ja parannuksille ei välttämättä ole riittävästi, ja lähtevän työntekijän motivaatio tallennustapojensa muuttamiseen voi olla matalalla. Hyvissä ajoin varautuminen auttaa välttämään paniikkia siinä vaiheessa, kun työntekijä tekee lähtöä. Kannattaa sopia varhaisessa vaiheessa yhteiset pelisäännöt ja varmistaa, että kaikki sopimukset, luvat ja muut tärkeät dokumentit löytyvät yhteisestä järjestelmästä.
4. Seuraa säännöllisesti.
   Varmista, että avaintiedot löytyvät sovitusta järjestelmästä ajallaan – säännöllinen valvonta auttaa pitämään tiedostot ojennuksessa. Kun yrityksessä seurataan säännöllisesti esimerkiksi sitä, että sopimukset on tallennettu sovittuun järjestelmään oikein, ei tilanne työntekijän lähtiessä muutu tulipalojen sammutteluksi. Esimiehet voivat esimerkiksi määritellä, että tehtävä on suoritettu vasta, kun tiedot on tallennettu ohjeiden mukaisesti. Lisäksi älykkäissä järjestelmissä, kuten M-Filesissa, nämä toiminnot ja vaatimukset voidaan automatisoida.

* M-Filesin tilaama tutkimus toteutettiin syyskuussa 2018. Siihen vastasi yhteensä 1 500 toimistotyöntekijää Suomesta, Ruotsista, Britanniasta, Saksasta, Sveitsistä, Itävallasta, Ranskasta, Australiasta ja Uudesta-Seelannista sekä Yhdysvalloista. Tutkimuksessa haastateltiin 100 suomalaista. Lue raportti kokonaisuudessaan M-Filesin www-sivuilta.