M-Files avaa pääsyn kaikkeen liiketoimintatietoon suoraan Microsoft Office 365:stä

Älykkään tiedonhallinnan ohjelmistoja kehittävä M-Files Oy on julkaissut uuden tiedonhallintaratkaisun Office 365:n käyttäjille. M-Files tarjoaa turvatun ja automatisoidun dokumenttienhallinnan käyttäjille tutuissa Microsoftin SharePoint Online-, Outlook- ja Teams-järjestelmissä.

M-Files tarjoaa pääsyn O365:stä suoraan useisiin ulkoisiin tietojärjestelmiin ja liiketoimintasovelluksiin. Tiedot voivat olla tallennettuina esimerkiksi verkkolevyille, OneDrive for Businessiin, SharePoint Serverille, Dropboxiin, Google Driveen, Boxiin, OpenTextiin, Salesforceen, Microsoft Dynamics 365:een tai muihin CRM- ja ERP-järjestelmiin. Tällöin tietoja ei tarvitse siirtää M-Filesiin tai Office 365:een, vaan käyttäjät pääsevät tietoihin ja tiedostoihin käsiksi suoraan SharePoint Onlinen, Outlookin ja Teamsin käyttöliittymien kautta. Lisäksi organisaatiot voivat tallentaa tietoja M-Filesin turvalliseen tietovarastoon, joka tarjoaa edistyksellisiä tiedonhallinnan omaisuuksia, kuten esimerkiksi versionhallinnan, automaattiset käyttöoikeudet, tiedostojen yhteismuokkauksen, työnkulut sekä sähköiset allekirjoitukset.

M-Files hyödyntää tekoälyä dokumenttien automaattisessa analysoinnissa ja varmistaa esimerkiksi sen, että arkaluonteista tietoa ja henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja GDRP-säännöksiä noudattaen. Tekoälyominaisuudet, kuten tiedon automaattinen luokittelu, auttavat tiedon merkityksellisuuden, arvon ja arkaluonteisuuden määrittelyssä ohjaten käyttäjiä ja automatisoiden liiketoiminnan prosesseja.

Uusien integroitujen ratkaisujen avulla Office 365 -käyttäjät hyötyvät metatietoihin perustuvasta M‑Filesista muun muassa siten, että tietoihin pääsee käsiksi aina oikeassa asiayhteydessä ja käyttäjälle tutussa käyttöliittymässä. Esimerkiksi yrityksen lakiosastolla voi olla pääsy sopimuksen uusimpaan versioon suoraan Outlook-kansion kautta, kun taas projektitiimi käsittelee sitä SharePointin kautta. Asiakaspalvelutiimi voi käsitellä samoja sopimuksia vastaavasti Teams-ympäristössä ilman tietojen siirtämistä tai tuplaversioiden luomista. Samalla dokumenttien käyttöoikeudet voidaan turvata ja automatisoida metatietojen avulla. Käyttäjä kirjautuu järjestelmiin yksillä ja samoilla AzureActive Directory -tunnuksilla.

”Digitaalinen työympäristö kehittyy hurjaa vauhtia, mikä mahdollistaa entistä tehokkaamman yhteistyön niin yrityksen sisällä kuin myös ulkoisten sidosryhmien kanssa. SharePoint ja Teams tarjoavat välineet yhteistoiminnalle, ja M-Files täydentää kokonaisuutta tarjoamalla tehokkaat työnkulku- ja suojausominaisuudet tietovarastoihin. M-Filesin avulla Office 365:n kautta voidaan käyttää eri tietovarastoissa olevaa tietoa, mikä tarjoaa käyttäjälle kaiken päätöksenteon kannalta oleellisen tiedon yhdessä näkymässä. Me haluamme kiihdyttää digiloikkaa ja Office 365:n käyttöönottoja saattamalla tietojärjestelmät turvallisesti yhteen ja tarjoamalla loppukäyttäjälle helpon ja tutun tavan hallita tietoa hänelle tutuissa sovelluksissa", kertoo M-Filesin tuotemarkkinointijohtaja Mika Javanainen.

”Yritykset luottavat Microsoft SharePointiin ja Microsoft Office 365:een. Nämä järjestelmät ovat liiketoimintojen digitaalisen työympäristön keskeisiä elementtejä. M-Files tehostaa molempien järjestelmien käytettävyyttä ja mahdollistaa digitaalisen liiketoiminnan kehittymisen", toteaa johtaja Mike Ammerlaan Microsoftilta.

Lue lisätietoja M-Filesin www-sivuilta.