Espoo etsii uusia tapoja tilojen hallintaan ja hankintoihin

Kaupunki palveluna -mallin taustalla on ajatus siitä, että kaupungit ovat olemassa palvellakseen asukkaita sekä kaupungissa toimivia yrityksiä ja yhteisöjä. Kaupunkikehittämisen keskiöön nousevat palvelukeskeinen ajattelutapa, joustavuus, saavutettavuus sekä verkostomainen resurssien jakaminen ja hyödyntäminen. 

Erilaisia Kaupunki palveluna -mallin kehittämiseen liittyviä kokeiluja on Espoossa tehty jo aiemmin, kuten Koulu palveluna -malli (SaaS) tai erilaiset Liikkuminen palveluna -kokeilut (MaaS).

”Kaupunki palveluna innovaatiohankinnan keinoin -projekti on osa laajempaa Kaupunki palveluna -kehittämistä. Tässä projektissa on tavoitteena kehittää yhdessä yritysten kanssa digitaalinen alusta, joka tukee erilaisten yhteentoimivien Kaupunki palveluna -toimintamallien toteuttamista kaupungeissa”, kertoo palvelukehitysjohtaja Päivi Sutinen.

Ensimmäinen konkreettinen sovelluskohde on tilat ja niiden hallinta sekä joustava käyttö. Tavoitteena on löytää uusia ratkaisuja tilojen hallintaan kustannusvaikuttavasti, esimerkiksi parantamalla käyttöastetta ja tilojen kunnon seurantaa. 

Kokeilujen kautta uutta ymmärrystä

Alustan hankintaan ei projektissa lähdetä suin päin, vaan kokeilujen kautta. Kokeiluista halutaan oppia esimerkiksi, miten erilaista tiloihin liittyvää dataa voidaan yhdistää ja miten tilat voidaan sen avulla saada paremmin käyttöön.

Projektissa toteutetaan kolme kokeilua, joista kaikistahalutaan oppia vähän eri asioita. Tällä hetkellä on käynnissä esiselvitystyö, jossa mietitään esimerkiksi vaikuttavuutta ja riskejä sekä luodaan yhtenäistä sanastoa. Esiselvitys auttaa myös tarkentamaan kokeilukohteita, sillä siinä mietitään, millaisiin eri tilanteisiin Kaupunki palveluna -ajattelua voidaan soveltaa.

“Elokuussa käynnistyy ensimmäinen kokeilu. Sen avulla selvitetään, miten Otaniemessä kokeiltua Koulu palveluna -mallia voidaan hyödyntää myös Espoon muilla alueilla ja muissa palveluissa”, Sutinen sanoo.

Kokeiluun haettiin alkukesästä mukaan yrityskumppania, jolta löytyisi testattava innovatiivinen ratkaisu tilojen hallintaan ja ymmärrystä pedagogisista tarpeista. Kumppaniksi valittiin TRACTR oy.

Kokeilussa selvitetään myös sidosryhmien tarpeita Espoon eri alueilla ja eri palveluissa.

”Kyse ei ole vain erilaisten teknologioiden testaamisesta, vaan kehitämme kokeilujen avulla uudenlaisia toimintatapoja yhteistyössä sidosryhmien kanssa. Kaupunki palveluna ei koske vain kaupunkiorganisaatiota, vaan koko kaupunkiyhteisö on tärkeä saada mukaan”, projektipäällikkö Veera Vihula kertoo.

Innovatiivinen ratkaisu innovatiivisella hankinnalla

Projektin hankinnat tehdään hyödyntäen innovatiivisia hankintamenetelmiä, eli uudenlaisia tapoja toteuttaa julkista hankintaa, kun kohteena on uusi tuote tai palvelu, joka ei ole vielä laajasti käytössä. Projektissa kehitettävä alustaratkaisu ei ole niin sanotusti ostettavissa suoraan hyllystä, vaan sen määrittelyt tarkentuvat projektin edetessä ja yhteistyössä ehkä useankin eri toimittajan kanssa.

Projektissa halutaan rohkeasti kokeilla uudenlaisia tapoja toteuttaa hankintoja.

”Meillä on esimerkiksi kokeiluhankinnassa ensimmäistä kertaa YK:n kestävän kehityksen tavoitteiden (SDG) toteuttaminen arviointikriteerinä. Tarjoajat voivat referenssein osoittaa, että heidän aiemmat toimeksiantonsa ovat olleet kestävää kehitystä edistäviä. Olemme sitoutuneet SDG-tavoitteisiin ja toivomme sitä myös kumppaneiltamme. Tämä on meille uusi tapa edistää kestävää kehitystä hankinnoissa”, Vihula kertoo.

Tavoitteena on, että kaupungin uudenlaiset toimintatavat synnyttävät myös uutta innovatiivista liiketoimintapotentiaalia yrityksille. Kaupunki palveluna -toimintatapa perustuu vahvasti verkostoissa tehtävään yhteistyöhön, joten yrityksillä on projektissa merkittävä rooli. 

Projektilla on Business Finlandin Innovatiivisten hankintojen rahoitus. Se on suunnattu julkisille hankintayksiköille, jotka tähtäävät palvelun ja toiminnan uudistamiseen. 

Espoon kaupunki viestii projektin etenemisestä pääasiassa Twitterissä. Seuraa tiliä @MakeWithEspoo ja hashtagiä #CaaS.