Kuntien digitalisaatio vaatii tietohallinnoilta kykyä sopeutua jatkuvaan muutokseen

Suomi on pitkään ollut edelläkävijä julkisen sektorin digitalisaatiossa. Niin kunnat kuin muut julkisen sektorin toimijat ovat muuttaneet suuren joukon prosesseistaan ja palveluistaan sähköiseen muotoon. Samalla myös monet toimintatavat ovat muuttuneet. Erityisen suuri harppaus digitalisaatiossa tapahtui vuoden 2020 Covid-19-pandemian alettua, kun lähes koko Suomi siirtyi kotitoimistoille.

Julkisen sektorin ja kuntien digitalisaatio kattaa myös paljon muuta kuin etätyöskentelyn mahdollistamisen. Erityisesti kunnissa digitalisaatio on mahdollistanut uusia palveluita ja vaikuttamisen kanavia. Samalla hyvin toteutettu ja johdettu digitalisoituminen voi tehostaa toimintaa ja tätä kautta helpottaa kuntien kasvavaa säästö- ja tuottavuuspainetta.

Digitalisaatio ei kuitenkaan ole oikotie onneen. Palveluiden ja prosessien digitalisoituessa niiden hallinta monimutkaistuu. Kun uusia tarpeita ja mahdollisuuksia tunnistetaan kiihtyvää tahtia, kasvaa myös tarve vastata niihin.

Tämä paine kohdistuu usein organisaatioiden tietohallintoihin, jotka tyypillisesti vastaavat järjestelmien hankinnasta, käyttöönotosta sekä olemassa olevien järjestelmien ja rakenteiden ylläpidosta, esimerkiksi kaikesta siitä, mitä teknisesti tapahtuu kunnan tarjotessa sähköistä ajanvarausta.

— Monissa kunnissa tietohallinnon toiminta ei kuitenkaan vielä ole tasolla, jolla se kykenisi vastaamaan kasvavaan palvelutarpeeseen. Toiminnan sopeuttaminen uusiin vaatimuksiin on monissa kunnissa vielä pahasti kesken tai kokonaan aloittamatta, Ylinen kertoo.

Ylisen väitöskirjatutkimus on keskittynyt erityisesti siihen, millaisilla keinoilla kuntien tietohallinnot voisivat parantaa kyvykkyyttään vastata kasvavaan palvelutarpeeseen sekä millaisia haasteita tähän muutokseen liittyy.

Tutkimus osoitti, että julkisen sektorin digitalisaatiolle ei ole yksiselitteistä tiekarttaa. Digitalisaation käynnistäminen kannattaa kuitenkin aloittaa pienillä muutoksilla, joilla saadaan nopeita voittoja toiminnan tehostamisessa. Jotta digitalisaation hyödyt eivät jää lyhytkestoisiksi, on lisäksi kriittistä huomioida samanaikaisesti muutoksen pitkän aikavälin tavoitteet ja seuraukset.

— Digitalisaation vaatimuksiin sopeutuminen on jatkuva organisaation alemmilla tasoilla tapahtuva muutosprosessi, jossa korostuu erityisesti ketteryys ja jännitteiden hallinta, Ylinen toteaa.

— Tässä julkisen sektorin organisaatiot voivat monin tavoin hyötyä yksityisen sektorin opeista, kunhan julkisen sektorin arvoista ei luovuta tehokkuuden nimissä.

Diplomi-insinööri Maija Ylisen tietojohtamisen alaan kuuluva väitöskirja Digital Transformation in a Finnish Municipality—Tensions as Drivers of Continuous Change tarkastetaan julkisesti Tampereen yliopiston johtamisen ja talouden tiedekunnassa perjantaina 19.11.2021 klo 12 alkaen Festian Pienessä salissa 1, Korkeakoulunkatu 8. Vastaväittäjänä toimii professori Ulf Melin Linköpingin yliopistosta. Kustoksena toimii professori Samuli Pekkola johtamisen ja talouden tiedekunnasta.