Från de överlåtande organisationerna överfördes 36 olika klient- och patientdatasystem eller systemversioner till Västra Nylands välfärdsområde. En del av systemen har redan förenhetligats i samband med att välfärdsområdet inledde sin verksamhet, men i välfärdsområdet används fortfarande 11 separata system. Situationen som helhet är både funktionellt och ekonomiskt otillfredsställande, och det är nödvändigt att förenhetliga välfärdsområdets klient- och patientdatasystem.     

Västra Nylands välfärdsområdesstyrelse beslutade inleda en utredning om styrkorna och riskerna som hänför sig till alternativen kring ett förenhetligande av klient- och patientdatasystemen. Utifrån resultaten av utredningsarbetet har man identifierat två alternativ som man kan gå vidare med:     

1. att systemet som tillhandahålls av Oy Apotti Ab, som har en ställning som anknuten enhet till välfärdsområdet, eller ett nytt system som införs genom upphandling hos anknutna enheter, utvidgas till hela området, eller   

1. att en enhetlig systemhelhet upphandlas genom konkurrensutsättning.    
    

Utredningen grundar sig på en omfattande marknadsundersökning med öppen anmälan samt en kostnadsanalys och en funktionell jämförelse av systemalternativen. Dessutom genomförde välfärdsområdet en omfattande enkät till hela sin personal om användbarheten av systemen som i nuläget används i området. Fler än 2 200 av välfärdsområdets experter, det vill säga användare av klient- och patientdatasystemen, från alla tjänster inom välfärdsområdet svarade på enkäten.     

Resultaten av utredningen har behandlats i välfärdsområdesstyrelsen, i framtids- och utvecklingsnämnden och med representanter för personalorganisationer. Utredningsarbetet har haft en styrgrupp och en projektgrupp. I styrgruppen ingick representanter för systemanvändarna, ledningen för serviceproduktionen, dataadministrationen och personalorganisationer. I projektgruppen ingick en omfattande representation från de olika serviceområdena, utvecklingsuppgifter och dataadministrationen.    

I nästa fas är det meningen att Västra Nylands välfärdsområdes framtids- och utvecklingsnämnd utifrån resultaten av utredningsarbetet ger ett utlåtande om förenhetligandet av klient- och patientdatasystemen. Enligt den preliminära planen fattar välfärdsområdesstyrelsen på sitt sammanträde den 11 september 2023 ett beslut om hur processen fortsätter.