Siirtyminen huoneistotietojärjestelmään edellytti isännöitsijöiltä ennakointia

Isännöintiliitto on ollut mukana Maanmittauslaitoksen matkassa huoneistotietojärjestelmän kehittämistyössä sen alkumetreiltä lähtien ja tarjonnut jäsenilleen koulutusta, ohjeita ja ajankohtaista viestintää tukeakseen isännöitsijöitä järjestelmään siirtymisessä.

– Näen, että koulutukset ja viestintä ovat vauhdittaneet siirtojen etenemistä. Kun Maanmittauslaitos ja isännöintijärjestelmätoimittajat saivat järjestelmänsä kuntoon, lähtivät siirrot hyvin käyntiin, kertoo kehityspäällikkö Ira Tenhunen Isännöintiliitosta.

Retta Isännöinti laittoi kuntoon toimintaedellytyksiä ja osakeluettelotietoja

Ammatti-isännöidyt taloyhtiöt ovat edenneet valtakunnallisesti pieniä taloyhtiöitä ripeämmin osakeluetteloiden siirroissa. Yksi Suomen suurimmista isännöintialan yrityksistä, Retta Isännöinti on siirtänyt yli 95 % isännöimiensä asiakastaloyhtiöiden osakeluetteloista Maanmittauslaitoksen sähköiseen huoneistotietojärjestelmään. Siirrettäviä taloyhtiöitä heillä on 5000 ja niissä osakehuoneistoja 200 000.

Rettalla huoneistotietojärjestelmän tuloon valmistauduttiin huolellisesti vuosia: osakeluettelotietoja täydennettiin ennakoivasti ja siirto- ja rajapintapalvelun toimintaedellytyksiä laitettiin kuntoon. Taloyhtiöiden hallituksia ja osakkaita tiedotettiin järjestelmän tulosta useamman vuoden ajan. Lisäksi kaikkiin osakkaisiin, joiden osakerekisterimerkinnöissä oli täydennettävää, oltiin yhteydessä ennen siirtojen aloittamista. Siirron jälkeen osakkaille toimitettiin tiedote, jossa kerrottiin taloyhtiön osakeluettelon siirron jälkeen vaadittavista toimenpiteistä.

– Aktiivinen viestintä on ollut merkittävässä roolissa koko projektin aikana. Näkisin, että onnistumisen kannalta oli tärkeää, että saatavilla oli hyvät ohjeet. Saimme myös hyvin apua ongelmatilanteissa sekä Maanmittauslaitokselta että kiinteistötietojärjestelmätoimittajalta. Tiedonsiirto tapahtui tästä syystä sujuvasti ja jopa alkuperäistä aikataulua vauhdikkaammin. Varsinaisen tiedonsiirtotyön hoiti tehtävään erikoistunut projektitiimi, kertoo kehitysjohtaja Linda Koivunen Retta Isännöinniltä.

Maanmittauslaitos on tukenut isännöintialan yrityksiä osakeluetteloiden siirroissa. Esimerkiksi isännöintijärjestelmien ja Maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmän välinen tekninen yhteistyö on varmistanut osakeluetteloiden siirrot isännöintijärjestelmistä. 

Osa kiinteistötoimialan digitalisoitumisen matkaa

Isännöintiliitto ja Retta Isännöinti näkevät huoneistotietojärjestelmän positiivisena osana kiinteistötoimialan kehitystä ja isompaa alan digitalisoitumista.

– Järjestelmä tuo alalle pitkään toivotun yhteisen tietostandardin sekä keskitetyn tietovaraston, jotka yhdessä luovat pohjaa tulevaisuuden kehitykselle. Isännöinti hyötyy huoneistotietojärjestelmästä esimerkiksi tilanteissa, joissa asiakasyhtiö vaihtaa isännöintiä tai isännöintiyritys harkitsee omien järjestelmiensä vaihtamista, kertoo Ira Tenhunen.

– Keskitetty rekisteri tukee omalta osaltaan suunnitelmallista kiinteistövarallisuuden hoitoa ja tehostaa toimijoiden ajankäyttöä. Rutiinitöitä poistuu ja aikaa vapautuu lisäarvoa tuovien palveluiden tuottamiseen sekä asiakkaiden palveluun, lisää Linda Koivunen.

Tenhunen näkee, että ammattimaisesti isännöityjen taloyhtiöiden osalta suurin osa osakeluetteloista saadaan siirrettyä vuoden loppuun mennessä.

Huoneistotietojärjestelmään on siirretty jo 68,2 prosenttia maamme taloyhtiöistä. Asunnon omistajilla ei ole kiirettä toimittaa osakekirjaansa Maanmittauslaitokselle sähköistettäväksi. He voivat odottaa yli vuodenvaihteen ruuhkien tasaantumista. Aikaa osakekirjan sähköistämiselle on kuitenkin 10 vuotta.

Lisätietoa:

Palvelupäällikkö Suvi Väärälä, Maanmittauslaitos, 050 568 0990, etunimi.sukunimi@maanmittauslaitos.fi

Kehityspäällikkö Ira Tenhunen, Isännöintiliitto, 040 578 5640, etunimi.sukunimi@isannointiliitto.fi

Kehitysjohtaja Linda Koivunen, Retta Isännöinti, 044 501 2991, etunimi.sukunimi@retta.fi