Uusi visuaalisen tiimityöskentelyn malli perustuu metaforiin ja mobiilisovellukseen

Tyypillinen ongelma tiimityöskentelyssä on epätasapaino: yleensä vain muutama osallistuja työskentelee aktiivisesti, eikä kaikkien ääni tule lainkaan kuuluviin. Visentools-hankkeen ratkaisussa hyödynnetään visuaalisia työkaluja ja haptisuutta eli tuntoaistillisuutta. Niiden avulla luodaan tiimeille merkityksellisiä ja osallistavia kokouksia ja työpajoja. Hanketta rahoittaa Business Finland, ja sitä on pilotoitu toukokuusta lähtien.

”Alun perin inspiraatio syttyi legoista, mutta niiden käyttäminen tuntui hankalalta työelämässä. Meidän oli siis luotava työelämän tarpeisiin paremmin soveltuvia fyysisiä esineitä eli objekteja. Ymmärsimme myös heti hankkeen alussa, että laadukas kokous on hyvin fasilitoitu, mutta fasilitaattori on rajallinen resurssi. Loimme siis digitaalisen fasilitaattorin, mobiilisovelluksen, joka on aina taskussa”, sanoo hanketta johtava professori Robin Gustafsson.

Visentools-hankkeen objektit perustuvat siihen, että ihmiset kertovat asioista visuaalisilla metaforilla – strategia on kuin kompassi, navigoimme myrskyisissä vesissä, tähtäämme kohti majakkaa, olemme ketteriä kuin tiikeri, meillä on norsun muisti, teemme viisaita päätöksiä kuin pöllö ja olemme hitaita kuin etana. Objekteja voi käyttää kuvaamaan monenlaisia metaforia, esimerkiksi torni voi olla myös raketti kuvaamaan kasvua tai isompaa kehitysloikkaa.

”Tavoitteena on, että ihmiset voivat helpommin kommunikoida ja ilmaista ajatuksensa. Objektien avulla voi varmistua siitä, että tulee ymmärretyksi oikein. Visentoolsia on myös kehitetty tukemaan hyvin monimuotoisia tiimejä, joissa kommunikointi voi olla haastavaa vaikkapa kielen, hierarkian tai erilaisten persoonallisuuksien vuoksi. Objektin avulla voi myös moninkertaisesti vahvistaa muistijälkeä. Ihminen on ikuisesti kertonut tarinoita ja kuvittanut niitä kuvilla. Se on luonnollinen tapa muistaa, ja tarinan pystyy muistamaan lähes sanasta sanaan”, hankkeen kaupallistamisjohtaja Thomas Tuominen kertoo.

Kokouksen hiljaisinkin pääsee ääneen

Objektit voivat auttaa paitsi tutustumisessa ja kokoukseen orientoitumisessa, myös muussa vuorovaikutuksessa.

”Kun tuo esimerkiksi tavoitteensa tai ehdotuksensa pöydälle objektin avulla, se on visuaalisesti läsnä, osa yhteistä kuvaa. Se jää paljon vahvemmin elämään kuin silloin, jos asia ilmaistaan vain kerran ääneen. Lisäksi se myös ymmärretään paremmin. Kaikkien näkökulmat tulevat huomioiduiksi, kun ryhmä jäsentää yhteistä näkemystään”, Gustafsson sanoo.

Objektien lisäksi yhteissuunnittelua tuetaan Visentools-hankkeessa mobiilisovelluksella, joka korvaa fläppitaulut, post-it-laput, tietokoneet, kynät ja paperit.

”Jokaisella osallistujalla on pelillistetty sovellus puhelimessa. Sen avulla kaikki ovat mukana yhteisessä prosessissa ja kello huolehtii siitä, että jokaiseen vaiheeseen käytetään etukäteen sovittu aika”, Gustafsson sanoo.

”Toteutuksessa on useita mekanismeja, jotka varmistavat kaikkien osallistumisen. Näin hiljaisinkin pääsee varmasti ääneen”, Tuominen lisää.

Työskentelyn tuloksena on videotarina, joka vetää yhteen sen, mitä yhteisesti jäsennettiin ja mihin päädyttiin. Yhteenvetoon voi palata koska tahansa, ja sitä voi jakaa ja kommentoida.

”Ohjelmisto johtaa kokousta ammattimaisesti ilman, että kukaan osallistujista käyttää kokouksessa aikaa muistiinpanojen tekemiseen tai kellon katsomiseen”, kertoo Tuominen.

Pilotointia ja ketteriä muutoksia

Visentools-hanke pohjaa systemaattiseen kirjallisuusanalyysiin, eli siihen mitä neurotiede ja psykologia kertovat visuaalisesti kuvatun informaation prosessoinnista. Gustafsson on myös tehnyt tutkimusta leikillisyyden edistämisestä työpaikoilla.

”Tulkitsemme hankkeessa leikillisyyden hauskaksi, luovaksi ja rennoksi. Pelillistäminen on olennainen osa sitä”, Tuominen sanoo.

Jo kymmenisen asiakasta on pilotoinut Visentoolsia toukokuusta lähtien. Pilottien päätarkoitus on ollut varmistaa kaksi asiaa: tiimi työskentelee luontevasti sovelluksen ohjeiden mukaan ja työskentely objektien kanssa käynnistyy helposti. Joka pilotin aikana tiimi on oppinut paljon uutta.

”Iloksemme työskentely on aina lähtenyt käyntiin ilman, että meidän on tarvinnut siihen puuttua. Ja jokaisen pilotin jälkeen olemme tehneet ketterästi tarpeellisia muutoksia”, Tuominen sanoo.

Visentools-tiimissä on vankka visuaalinen osaaminen – Aallon taiteen ja median laitokselta ovat hankkeessa mukana professori Masood Masoodian, tutkijatohtori Mikko Illi ja väitöskirjatutkija Agnese Bartolucci. Neurotieteen ja psykologian osaamista edustavat Helsingin yliopiston neurotieteen ja sosiaalisen psykologian tutkija Jaana Simola ja kognitiiviseen neurotieteeseen erikoistunut projektityöntekijä Janina Saarnio. Ohjelmistokehittämisestä vastaavat projektityöntekijät Sneha Saj ja Tom Railio.

Visentools on Aallon osastolla Slushissa 1.12.2023. Aalto esittelee Slushissa myös muita kunnianhimoisia ratkaisuja muun muassa terveyden ja hyvinvoinnin haasteisiin, kuvantamiseen, energian varastointiin, kestävään muotoiluun ja ravinteiden kierrättämiseen.