Blogg: Det lönar sig att skjuta upp digitaliseringen av aktiebrev för att minska överbelastningen i kundservicen

Vi rekommenderar att bostadsägarna skjuter upp digitaliseringen av sina aktiebrev med minst några månader. I brådskande ärenden kan man kontakta vår kundservice. Vi beklagar de långa väntetiderna och det extra besväret som överbelastningen orsakar! Vi gör förbättringar för att åtgärda situationen.

Överbelastningen var en följd av våra felaktiga antaganden om hur många kunder som under en så kort tid har hämtat sina undangömda aktiebrev för digitalisering. Vi ökade antalet anställda som jobbar med det här med några månaders dröjsmål eftersom uppgifterna om antalet kundbesök var bristfälliga fram till hösten.

Aktiebrev är värdepapper

Det väsentliga är att beakta att aktiebrev är värdepapper även nu när kundservicen är överbelastad. För att minimera fel hanteras aktiebrev med omsorg även när vi är överbelastade.

Under hösten började 40 anställda på heltid och 80 vid sidan av sitt egentliga arbete hjälpa till med assisterande uppgifter inom registreringen av ägande och i början av februari börjar 30 nya anställda jobba med det. Varje nyanställd har genomgått Skyddspolisens säkerhetsutredning.

Den tekniska utvecklingen kommer med tiden att underlätta och snabba upp registreringarna, men än så länge sker handläggningen av registreringar och handlingar manuellt.

Vi förbättrar vårt produktionssystem och våra arbetsprocesser kontinuerligt så att den manuella handläggningen ska vara så snabb och effektiv som möjligt.

Senare detta år tar vi i bruk en webbansökan, vilket även minskar det manuella arbetet. Det fysiska aktiebrevet digitaliseras en gång. När aktielägenheten efter digitaliseringen får en ny ägare kan vi höja automatiseringsgraden. Om ägaranteckningen är elektronisk hanterar vid hela ägarbytet digitalt fr.o.m. år 2025.

Vi uppskattar att den största överbelastningen är bakom oss. Tiotusentals kunder trängde sig hos oss så fort som det egna husbolaget i slutet av förra året meddelade att det hade övergått till bostadsdatasystemet och att det äntligen var möjligt att registrera den egna bostaden.

På grund av den kraftiga ökningen av antalet kunder handlägger vi ärendena i en ordning som baserar sig på olika kundgruppers rättigheter och skyldigheter. För kunden innebär det att ett aktiebrev som lämnats in i januari registreras först mellan sommarlovet och julen om det inte har skett en förändring i aktielägenhetens ägande.

Gör så här tills våra lösningar biter på överbelastningen

Aktieägare har i regel 10 år på sig att digitalisera sina aktiebrev, alltså har de flesta ingen brådska med det. Dessa 10 år började löpa från det att husbolaget övergick till det nya bostadsdatasystemet.

Om du nyligen har köpt eller ärvt en bostad, ansök om registrering av ägande av den nya bostaden inom två månader efter ägarbytet. Fler tips för smidig ärendehantering hittar du i vår guide Så här registrerar du äganderätten till din aktielägenhet.

Om registreringen inte kan vänta, kan du i en sådan exceptionell situation snabba upp registereringen av ditt ägande genom att kontakta vår kundservice. Som snabbast registreras brådskande ärenden inom ett par dagar.

Innan du ber oss snabba upp hanteringen av din ansökan, läs våra tips om användningen av fullmakter för att delta i bolagsstämman och om överenskommelse med disponenten om du ska inleda en renovering.

Janne Murtoniemi
Direktör med ansvar för ägande av aktielägenheter, Maanmittauslaitos