Hybridityö kannustaa yrityksiä tarkastelemaan toimitilojensa käyttöastetta – Näin helsinkiläinen digimarkkinointitoimisto säästää 3000 euroa kuussa

Digitaaliseen mainontaan ja analytiikkaan erikoistunut Mediashake piti ennen majaansa Helsingin Kampissa. 20 henkilöä työllistävä yritys alkoi kiinnittää huomiota 200-neliöisten tilojensa käyttöasteeseen, kun vanha vuokrasopimus oli tulossa päätökseen.

“Tavoitteenamme on kasvaa, mutta tässä markkinatilanteessa ennustettavuus on heikkoa. Siksi perinteiset kahden–kolmen vuoden vuokrasopimukset tuntuivat liian sitovilta. Alkuun en edes harkinnut toimistohotelleja, sillä mielikuvani niistä vastasi pienemmän yrityksen tarvetta. Lopulta ymmärsin, että se onkin meille paras ja skaalautuvin vaihtoehto”, kertoo Matti Hirvonen, Mediashaken toimitusjohtaja.

Mediashake löysi Rautatieaseman kupeessa sijaitsevan Bofficen vuokratilat ja valitsi käyttöönsä 39 neliön toimiston, johon mahtuu kahdeksan työpistettä. Tilan voi sisustaa ja maalata yrityksen ilmeen mukaiseksi. Lisäksi vuokrasopimukseen kuuluu neuvotteluhuoneiden ja yhteistilojen, kuten 10 ylimääräisen työpisteen, keittiön, suihkujen ja vessojen käyttö.

Tilantarpeen vähenemisen taustalla on koronan synnyttämä hybridityön muutos. Jos ennen etätyöpäiviä oli keskimäärin yksi viikossa, saattaa nyt osa työntekijöistä työskennellä pääasiallisesti etänä. Mediashaken työntekijöitä on päivittäin toimistolla viidestä seitsemään, eli tilaa on aina riittävästi. Työpisteiden saatavuuden voi halutessaan tarkastaa digitaalisesta Spacent- työtilojen varausjärjestelmästä.

“Alkuun meitä mietitytti, miten tila tulisi riittämään. Huoli oli turhaa, sillä porukka jakaantuu oman tilamme lisäksi yhteisiin neuvotteluhuoneisiin ja yhteiskäyttötiloihin, jotka vieläpä kuuluvat kuukausivuokraan. Näin tilan kustannus on aina ennustettava. Paras puoli tässä on se, että olemme saaneet entistä hienommat tilat keskeisemmällä sijainnilla ja työntekijät ovat innostuneet käymään toimistolla jopa aiempaa useammin", iloitsee Hirvonen.

Toimistohotellin konsepti säästää Mediashakelta vuodessa 36 000 euroa ja tuo mukanaan vaivattomuutta, sillä arki rullaa sujuvasti; tiskiaineet, kahvitarvikkeet ja WC-paperit ovat aina valmiina. Mikäli yrityksen toimintaan tulisi muutoksia, olisi tilan tarvetta helppo lisätä tai vähentää – ja sopimus sitoo ainoastaan kahdeksi kuukaudeksi kerrallaan. Työpisteitä on myös tarvittaessa helppo avata uusiin kaupunkeihin.

“Kannustan muitakin yrityksiä miettimään, mikä heidän todellinen oman tilan tarpeensa ja käyttöasteensa on. Kuinka paljon työpisteitä tarvitaan ja mikä on skaalautumisvara? Uskoisin, että käyttöasteiden vaihtelu on universaali tilanne ja jos tila on mitoitettu maksimitarpeen mukaan, syntyy väistämättä hukkaa ja turhia kustannuksia.”