Tack vare befolkningsdatasystemet är det många saker i Finland som sker så gott som automatiskt i medborgarnas ögon

I Finland har befolkningsuppgifterna koncentrerats till ett digitalt befolkningsdatasystem. Även om det i flera länder, framför allt i Europa, finns centraliserade digitala befolkningsregister är det finländska systemet bland de bästa systemen i världen, och kanske till och med allra bäst, när det gäller datainnehållets omfattning och tillförlitlighet samt ett omfattande utnyttjande av uppgifterna. Förvaltningar i många olika länder har också varit intresserade av att höra om erfarenheter och lärdomar av Finlands folkbokföring från Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, som upprätthåller systemet.

Grunden för vårt digitala samhälle

Befolkningsdatasystemet utgör grunden för vårt digitala samhälle och utgör ett slags digital infrastrukturunderlag som många andra samhällsfunktioner bygger på. Till exempel elektronisk identifikation och möjligheten att uträtta ärenden för barn man har vårdnaden om grundar sig på uppgifter i befolkningsdatasystemet.

Flera olika myndigheter uppdaterar befolkningsdatasystemet, till exempel sjukhusen skickar uppgifter om födda och avlidna, kommunerna upprätthåller uppgifter om fastigheter, byggnader och lägenheter, församlingarna meddelar uppgifter om nya äktenskap och namn som getts åt barn.

Befolkningsdatasystemet gör vår vardag smidigare

Befolkningsdatasystemet är kopplar till många vardagliga händelser för medborgarna, även om det inte alltid är synligt för dem. Et barn får till exempel automatiskt en personbeteckning när sjukhuset meddelar Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata om att barnet fötts och får barnets personbeteckning som svar på meddelandet. I många andra länder måste föräldrarna själva sköta dessa ärenden efter att barnets fötts. När uppgift om ett dödsfall kommer till befolkningsdatasystemet uppdateras det för flera aktörer och de anhöriga behöver inte själva meddela varje aktör om saken.  

I befolkningsdatasystemet registreras också personers adressuppgifter och adressändringar, hemkommun, skilsmässor och uppgifter om familjeförhållanden. Utifrån uppgifterna i systemet kan man automatiskt skapa ett rösträttsregister, valkretsar och fastställa varje väljares röstningslokal. Dessutom kan man till exempel automatiskt kalla en viss åldersklass till cancerscreening. 

Tack vare befolkningsdatasystemet behöver personer i Finland inte själva bevara ett stort antal originalhandlingar. I många länder måste man själv förvara och ta hand om flera dokument, till exempel vigselintyg. I Finland finns information om äktenskapet i befolkningsdatasystemet och människorna behöver inga separata papper för att påvisa sitt civilstånd.

Befolkningsdatasystemet berättar vem som har rätt att sköta ett barns ärenden och uträtta ärenden för barnets räkning. Räddningsverket drar i sin tur nytta av byggnads- och fastighetsuppgifterna när det får information om vilken sorts objekt ett larm kommer om och kan förbereda sig för utryckningen enligt detta. Den som flyttar i Finland behöver inte heller separat meddela sin nya adress till varje aktör, eftersom offentliga aktörer och även flera privata aktörer uppdaterar sina egna kundregister direkt med uppgifter från befolkningsdatasystemet.

”Uppgifterna i befolkningsdatasystemet utgör grunden för hela samhällets informationsförsörjning. Systemet är en av de digitala tjänsternas viktigaste byggklossar och gör det möjligt att tillhandahålla olika digitala tjänster på ett effektivt sätt. Vårt mål är att medborgaren tillfrågas om information endast en gång och att samma information automatiskt står till olika samhällsaktörers förfogande i den omfattning som lagstiftningen tillåter”, berättar överdirektör Timo Salovaara vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.

Digital infrastruktur kräver underhåll

Den digitala infrastrukturen kräver skötsel och underhåll på samma sätt som till exempel vägnätet. Utan investeringar kan den inte svara på framtidens informationsförsörjningsbehov.

”Vi har ett bra befolkningsdatasystem som redan i 50 års tid har svarat på samhällets mångsidiga informationsbehov och underlättat vardagen för dem som bor i Finland. Tack vare det sker många saker så gott som automatiskt i medborgarnas ögon. Inget system förblir dock funktionsdugligt om den grundläggande infrastrukturen inte förnyas så att den motsvarar framtidens behov. De digitala tjänsterna utvecklas och befolkningsdatasystemet måste också i framtiden vara kompatibelt med dessa system. Annars förblir informationen i basregistret inte användbar för olika digitala tjänster. En kontinuerlig ökning av elektronisk ärendehantering förutsätter också en kontinuerlig satsning på de gemensamma tjänster som ligger till grund för detta, såsom befolkningsdatasystemet”, säger Salovaara.