Työvuorosuunnittelun uudistus etenee Oma Hämeessä – henkilöstön ensimmäiset kokemukset Numeronista lupaavat hyvää

Oma Hämeessä on otettu käyttöön uusi Numeron-työvuorosuunnittelujärjestelmä helmikuun alussa. Järjestelmä on osa käynnissä olevaa, isompaa työvuorosuunnittelun uudistusta ja käytäntöjen yhtenäistämistä. Samalla parannetaan työvoiman kohdentamista asiakastarpeen mukaan.

Uudistuksessa siirrytään asteittain keskitettyyn työvuorosuunnitteluun, joka vähentää sekä työvuorotaulukoiden että suunnitteluun osallistuvien henkilöiden määrää. Työvuorosuunnittelua tekevät yhteistyössä lähijohtajat ja resurssihallinnan asiantuntijat. Vastuu vuoroista ja niiden toimivuudesta on aina lähijohtajalla.

Ensimmäisenä uusi järjestelmä on otettu käyttöön keskitetyssä varahenkilöstössä.

– Numeron on selkeä ja helposti hallittavissa. Työvuorot pomppaavat silmiin eriväristen palkkien ansiosta, mikä helpottaa suunnittelua, kertoo keskitetyn varahenkilöstön lähijohtaja Milla Tenhunen.

Työntekijöiden käytössä on OmaNumeron-sovellus, jota voi halutessaan käyttää myös työpaikan ulkopuolella. Tämä helpottaa muun muassa työvuorotoiveiden esittämistä ja omien vuorojen tarkistamista.

– Itse koen Numeronin isoiksi eduiksi sen selkeyden ja sen, että työvuoroja ja toiveita voi tehdä omalla kännykällä, kertoo sairaanhoitaja Siiri Saarinen.

Joillakin käyttäjillä on ollut teknisiä haasteita sovelluksen käytössä, mutta ongelmia ratkotaan aktiivisesti. Muutokset ylipäänsä herättävät työyhteisössä aina erilaisia reaktioita. Mutta moni odottaa kiinnostuneena, miten järjestelmä ja uudet käytännöt vakiintuvat käyttöön.

Numeron-ohjelmisto ja uudet toimintatavat otetaan käyttöön Oma Hämeen yksiköissä vaiheittain vuoden 2025 aikana. Lähijohtajat ja henkilöstö ovat mukana uusien toimintatapojen suunnittelussa.

Uusi ohjelmisto parantaa seurantaa

Uusi ohjelmisto ja keskitetty työvuorosuunnittelu tuovat hyvinvointialueelle useita hyötyjä. Keskitetty työvuorosuunnittelu varmistaa, että yksiköissä on oikea määrä osaavaa henkilökuntaa töissä silloin, kun asiakkaat apua tarvitsevat. Lisäksi työvuorot saadaan jaettua tasapuolisemmin, mikä takaa henkilöstölle oikeudenmukaisemmat, terveellisemmät ja turvallisemmat työolosuhteet.

Uusi ohjelmisto yhdistää eri työaikamuotojen seurannan yhteen järjestelmään, mikä vähentää muiden työaikajärjestelmien tarvetta. Uudistus parantaa merkittävästi henkilöstön voimavarojen, kuten mitoituksen, osaamisen ja vuorotyön kuormituksen, tietojohtamista ja seurantaa.

Vaikka työvuorot suunnitellaan keskitetysti, otetaan suunnittelussa huomioon yksiköiden tarpeet sekä työntekijöiden toiveet, osaaminen ja muut yksilölliset tarpeet, aivan kuten tähänkin asti. Näin varmistetaan, että työn ja vapaa-ajan tasapaino tulee huomioiduksi.

Yhteisöllinen työvuorosuunnittelu säilyy osana uutta mallia, eli työntekijät voivat edelleen osallistua työvuorojen suunnitteluun. Keskitetyn suunnittelun asiantuntijat vastaavat kuitenkin kokonaisuuden hallinnasta.

Numeron-järjestelmän käyttöönotto jatkuu hyvinvointialueella kevään aikana. Henkilöstön kokemuksia kerätään koko ajan työvuorosuunnittelun kehittämiseksi. Resurssihallinnan asiantuntijat kiertävät yksiköissä tapaamassa henkilöstöä, vastaamassa kysymyksiin ja jakamassa ajankohtaista tietoa muutoksista ja aikatauluista.

–  Yksikkökäyntejä on tehty nyt muutaman kuukauden ajan, ja matkan varrella on kertynyt runsaasti kilometrejä. Käynnit ovat kuitenkin olleet antoisia ja mielenkiintoisia – on ollut arvokasta tavata työntekijöitä, kuulla heidän näkemyksiään ja ymmärtää, mitkä asiat yksiköissä koetaan tärkeiksi, kertoo resurssihallinnan asiantuntija Hanna Heikkilä.