Uuteen järjestelmään siirtyminen aiheuttanut hitautta – muutos silti odotettua sujuvampi

Kotihoidon ammattilaiset aloittivat kirjaamisen uuteen järjestelmään heti sunnuntaina.

– Olen yllättynyt, että siirtymä meni paremmin kuin osasimme odottaa. Kotihoitajat pääsivät käyttämään esimerkiksi mobiilikirjausta heti alusta saakka. Haasteita oli sunnuntaina ainakin Maalahdessa, mutta nekin saatiin ratkaistua nopeasti. Selvitettäviä asioita on edelleen, mutta koko viikko on tehty lujasti töitä, että niitä on saatu ratkaistua, koti- ja asumispalveluiden koordinoiva palveluesimies Anna Wadén kertoo.

Myös perusterveydenhuollossa ensimmäinen viikko on ollut kiireinen, mutta odotettua sujuvampi.

– Täytyy sanoa, että olen positiivisesti yllättynyt, että on mennyt näin hyvin. Toki vastaan on tullut monia pieniä asioita, joita on täytynyt selvittää tai korjata, mutta olemme silti pystyneet hoitaa potilaat, Närpiön terveyskeskuksen osastonhoitaja Karolina Enholm kertoo.

Henkilöstö saa esihenkilöiltä kehuja, sillä uuden järjestelmän käyttöön on totuttu nopeasti. Yksiköihin on järjestetty lähitukea, tilannetta on seurattu päivittäisissä tukipalavereissa ja järjestelmää aiemmin käyttäneet kollegat ovat olleet apuna ongelmatilanteissa.

Ruuhka hoidon tarpeen arvioinnissa jatkuu

Järjestelmävaihdos on näkynyt asiakkaille ja potilaille pääosin toiminnan hitautena. Hoidon tarpeen arvioinnin puhelinpalvelu  ja chat on ruuhkautunut ja taksinsoitoissa on tällä hetkellä noin neljän vuorokauden viive. Takaisinsoittojonoa puretaan myös lauantaina kello 9-15.

 – Jos on jättänyt soittopyynnön ja asia on kiireellinen, kannattaa soittaa hoidon tarpeen arviointiin uudelleen ja jonottaa tai soittaa päivystysavun numeroon 116 117. Toista takaisinsoittopyyntöä ei tule jättää ruuhkaa pahentamaan, neuvoo apulaisosastonhoitaja Anna Kuoppala.

Myös käynti terveyskeskuksessa tai hyvinvointiasemalla on tällä viikolla saattanut kestää normaalia pidempään. Maanantai oli ruuhkainen päivä monessa yksikössä, mutta tilanne on tasaantunut viikon edetessä.

– Potilaat ovat kyllä suhtautuneet ymmärtäväisesti, että työskentelymme kestää vähän kauemman, Vaasan terveyskeskuksen osastonhoitaja Marlene Vägar kiittelee.

Vaasan terveyskeskuksessa ilmoittautumisautomaatit eivät toimi vielä normaalisti. Automaatit ohjeistavat asiakkaat toistaiseksi ilmoittautumaan luukulle.

Tehostettua tukea henkilöstölle

Jo ennen käyttöönottoa alkanut käyttöönottohankkeen ja yksiköiden tiivis yhteydenpito on jatkunut kuluneella viikolla. Henkilöstölle on tarjolla lähitukea, tukiklinikoita ja tilannekuvapalavereissa seurataan muutoksen etenemistä ja käynnistetään tarvittavia toimenpiteitä.

– Tehostettua tukea on tarvittu vielä ja sitä tarjotaan niin kauan kuin henkilöstö sitä tarvitsee, hankejohtaja Carola Wisur-Hokkanen kertoo.

Ensimmäisellä käyttöviikolla on luonnollisesti huomattu korjattavia asioita.

– Valtaosa ongelmatilanteista on saatu ratkaistua nopeasti. Yleensä lisäohjeet ovat jo auttaneet ja taustalla ei ole ollut varsinaista teknistä ongelmaa, vaan käyttäjä ei ole esimerkiksi heti löytänyt uudesta järjestelmästä tarvittavaa toimintoa tai hänellä ei ole ollut riittäviä käyttäjäoikeuksia.

Järjestelmän vaihtuminen on ollut myös toimintatapamuutos, mitä Wisur-Hokkanen pitää teknistä muutosta suurempana muutoksena henkilöstölle.

– Siirrymme koko alueella toimimaan samalla tavalla, yhtenäisten toimintamallien mukaisesti. Tämä vaikuttaa esimerkiksi kirjaamiseen ja toki uusi järjestelmä tukee siinä. Ammattilaiset ovat itse valmistelleet yhteiset toimintamallit, mutta vaatii aikaa, että uusi tapa työskennellä muodostuu rutiiniksi.

Tiedonsiirtojen työstäminen jatkuu

Ennalta tiedettiin, etteivät kaikki tiedonsiirrot valmistu käyttöönottoon mennessä. Migraatiot eli tietojen siirtäminen vanhoista järjestelmistä on vielä kesken ja voi kestää vielä jonkin aikaa. Tämä voi näkyä hitautena palveluissa, kun ammattilaiset käyttävät osin rinnakkain kahta järjestelmää.

– Haluamme varmistaa, että kun loput siirrot tehdään, kaikki tehdyt kirjaukset tulevat oikein uuteen järjestelmään, Wisur-Hokkanen sanoo.

Potilaisiin vaikuttava tekninen haaste on havaittu Marevan-potilaille lähetettävissä tekstiviesteissä. Kaikki potilaat eivät ole saaneet tekstiviestillä tietoja laboratoriotutkimuksesta ja INR-arvosta tai lääkeannostuksesta. Ongelman syytä selvitetään.

Potilaat, jotka odottavat tietoa INR-arvosta tai lääkityksestä tekstiviestillä, voivat soittaa numeroon 040 679 0680 (arkisin klo 9–11).