M-Files esittelee: Workspaces – tehokas uusi tapa kokea kontekstilähtöinen dokumenttienhallinta

Kontekstilähtöisen dokumenttienhallinnan edelläkävijä M-Files on tänään julkaissut M-Files Workspacesin, joka mullistaa sen, kuinka organisaatiot hallitsevat ja ymmärtävät tietoa tekoälyn aikakaudella. M-Filesin ainutlaatuisen kontekstilähtöisen arkkitehtuurin pohjalle rakennettu Workspaces toimii liiketoimintasovelluksena ja käyttöliittymäkerroksena, joka yksinkertaistaa monimutkaisuutta ja tuo välittömästi kaikki toisiinsa liittyvät dokumentit, projektit ja sidosryhmät yhteen näkymään, mahdollistaen älykkäämmän ja nopeamman tavan työskennellä. Sen sijaan, että dokumentteja vain säilytettäisiin, Workspaces ottaa kontekstilähtöisen lähestymistavan – yhdistäen sisällön ihmisiin, projekteihin ja prosesseihin, jotka antavat sille merkityksen. Tuloksena on yhtenäinen työnäkymä, joka tukee työntekijöitä, vahvistaa tietoturvaa ja tehostaa suorituskykyä.

Monet yritykset kamppailevat edelleen operatiivisen kitkan kanssa. Tieto on hajautettuna eri järjestelmiin, ja olennainen tieto – kuten mitkä asiakasprojektit ovat käynnissä, ketkä ovat mukana ja miksi päätöksiä on tehty – on usein vain ihmisten mielissä. Generatiivisen tekoälyn yleistyessä tiedon määrä kasvaa räjähdysmäisesti, mikä heikentää liiketoiminnan tehokkuutta.

M-Files vähentää tätä kitkaa yhdistämällä dokumentit älykkäässä järjestelmässä, joka heijastaa yrityksen todellista rakennetta – mallintaen, miten ihmiset, projektit ja prosessit toimivat yhdessä työn tekemiseksi. Workspaces on rakennettu M-Filesin organisaatioiden toimintaa ymmärtävän mallin pohjalta ja se yksinkertaistaa monimutkaisuutta ja tuo välittömästi yhteen näkymään kaikki toisiinsa liittyvät dokumentit, projektit ja sidosryhmät. Sen sijaan, että työntekijöiden tarvitsisi navigoida loputtomissa kansiorakenteissa tai luottaa muistiinsa, he voivat aloittaa siitä, mikä on tärkeintä – asiakkaasta, projektista tai prosessista – ja nähdä välittömästi kokonaiskuvan oikeassa kontekstissa. Tuloksena on nopeampaa päätöksentekoa, vahvempaa vaatimustenmukaisuutta ja mitattavia tuottavuushyötyjä.

”M-Files Workspacesin avulla odotamme vähentävämme merkittävästi aikaa, jota kiireisillä asiantuntijoillamme kuluu tiedonhakuun”, sanoo Mikko Pippuri, Digital Ninja, Berggren. ”Näemme edessämme tulevaisuuden, jossa asiakkaamme, toimeksiantomme ja määräaikamme ovat täysin näkyvissä – päätöksiä tehdään nopeammin, virheet vähenevät ja yhteistyö sujuu vaivattomasti.”

Workspaces perustuu M-Filesin kontekstilähtöiseen arkkitehtuuriin ja saa voimansa M-Filesin tekoälymoottorista Ainosta. Toisin kuin tekoälymallit, jotka analysoivat tekstiä ilman kontekstia, Aino hyödyntää asiakkaiden, projektien ja prosessien tuomaa kontekstia tarjotakseen tarkempia oivalluksia, älykkäämpää automaatiota ja vaivatonta vaatimustenmukaisuutta.

”Workspaces edustaa perustavanlaatuista muutosta siinä, miten ihmiset työskentelevät dokumenttien ja liiketoiminnan kriittisen tiedon parissa,” sanoo Tony Grout, Chief Product Officer, M-Files. ”M-Files perustuu malliin, joka ymmärtää, miten yrityksesi toimii – tarjoten luotettavia oivalluksia, luonnolliselta tuntuvaa automaatiota ja kitkatonta kokemusta, joka tukee inhimillisempää työntekoa.”

Workspaces tarjoaa organisaatioille:

• Nopeamman pääsyn oleelliseen sisältöön: Roolipohjaiset, personoidut ja kontekstiohjatut näkymät tuovat näkyviin juuri sen, mitä kukin tarvitsee eniten – mukaan lukien dokumentit, jotka on tallennettu Microsoft 365:een.
• Vaivattoman navigoinnin: Liikkuminen toisiinsa liittyvien kohteiden välillä on saumatonta, ilman tarvetta palata edelliseen näkymään tai suodattaa tietoja uudelleen.
• Täyden näkyvyyden yhdellä silmäyksellä: Kaikki asiakkaaseen, projektiin tai prosessiin liittyvät sisällöt (mukaan lukien dokumentit ja ihmiset) ovat välittömästi nähtävissä yhdessä yhdistetyssä digitaalisessa työtilassa.
• Välittömän pääsyn kriittiseen tietoon ydintoimintajärjestelmistä: Syvät integraatiot keskeisiin järjestelmiin, kuten CRM-, ERP- ja toiminnanohjausratkaisuihin, tarjoavat kontekstin, joka lisää tuottavuutta.

Workspacesin ensimmäinen versio on saatavilla heti, ja tulevia parannuksia on jo suunnitteilla. Lisätietoja osoitteessa www.m-files.com.