Väitös: Julkisen sektorin IT-hankkeet kaatuvat usein rakenteellisiin ongelmiin - ratkaisuna modulaariset järjestelmät ja läpinäkyvyyden lisääminen

Suomen julkinen sektori käyttää joka vuosi miljardeja euroja IT-järjestelmiin, joita käytetään esimerkiksi terveydenhuollossa ja sähköisessä asioinnissa. Siitä huolimatta hankkeet viivästyvät, maksavat odotettua enemmän ja joskus epäonnistuvat kokonaan. Jyväskylän yliopiston väitöstutkimus osoittaa, että ongelma ei johdu teknisestä osaamattomuudesta, vaan julkisen hallinnon rakenteellisista ongelmista.

KTM Reetta-Kaisa Kukkosen mukaan juurisyyt ovat siiloutuminen, tiedonkulun katkokset ja hankintakäytännöt, jotka ohjaavat liian suuria ja jäykkiä kokonaisuuksia.

”Siilot syntyvät, kun eri yksiköt tekevät päätöksiä ja määrittelyjä toisistaan erillään. Tiedonkulun katkokset puolestaan estävät kokonaiskuvan hahmottamisen, eivätkä opit aiemmista hankinnoista siirry vaiheesta tai tiimistä toiseen”, Kukkonen kuvailee.

Kukkosen mukaan tilannetta pahentavat hankintatavat, joissa järjestelmät ostetaan kerralla ”kaikki yhdessä paketissa” -ratkaisuina.

”Näin hankittu järjestelmä on helposti jäykkä, vaikeasti muokattava ja kallis ylläpitää. Pienemmät, vaiheittain rakennettavat ratkaisut olisivat usein toimivampia, mutta niitä ei valita, koska vallitseva tapa hankkia ohjaa kohti suuria kokonaisuuksia”, Kukkonen kertoo. 

Läpinäkyvyyden puute synnyttää rakenteellista korruptiota

Tutkimus nostaa esiin inhouse-yhtiöt, eli kuntien tai muiden julkisyhteisöjen omistamat yhtiöt, joiden kautta kunnat ja hyvinvointialueet hankkivat palveluita ilman kilpailutusta. Lain mukaan omistajilla tulee olla yhtiössä määräysvalta ja yhtiöiden toiminnasta vähintään 80 % tulee kohdistua omistajien hankintoihin.

”Omistus on usein jaettu useiden kuntien kesken, jolloin yksittäisen kunnan äänivalta voi olla lähinnä nimellinen. Inhouse-yhtiöiden toiminnasta saatavat tiedot eivät myöskään ole avoimesti kaikkien nähtävillä, vaan ainoastaan sopimuksen osapuolten nähtävissä, mikä on poikkeuksellinen piirre julkisten varojen käytössä”, Kukkonen kertoo.

Kukkosen mukaan asetelma ruokkii rakenteellista korruptiota, jossa suurten omistajien tarpeet ohittavat pienemmät ja päätöksenteko keskittyy sisäpiireille. Kyse on vinoumasta, joka ohjaa resursseja epäoptimaalisesti ja nakertaa luottamusta julkisiin hankintoihin. 

Ratkaisu on järjestelmien rakentaminen modulaarisesti ja läpinäkyvyyden lisääminen

Väitöstutkimuksen keskeisenä johtopäätöksenä on, että suurista hankkeista tulisi luopua ja järjestelmät tulisi rakentaa pienistä ja itsenäisesti toimivista osista, jotka liittyvät yhteen standardoitujen rajapintojen kautta.

”Esimerkki toimivasta on Suomen Oikeusrekisterikeskus, joka on jo osin siirtynyt modulaariseen malliin. Sen ansiosta tietojärjestelmän vanhentuneita osia voidaan vaihtaa yksitellen ilman kallista ja vuosia kestävää projektirallia. Samalla palvelut pysyvät käynnissä muutosten aikana”, Kukkonen kertoo.

Kukkosen mukaan tekninen ratkaisu ei kuitenkaan yksin riitä, vaan tarvitaan johdonmukaista oppimista ja vastuunjakoa. Kukkonen jakaa nämä opit kolmeen pointtiin.

1. Organisaatioiden on kerättävä talteen projektien opit sen sijaan, että ne katoavat henkilöstövaihdosten mukana.
2. IT-budjetointi on keskitettävä, jotta vältetään päällekkäiset ja toisistaan irralliset hankinnat.
3. Hankintojen tietojen on oltava avoimia ja teknisesti saavutettavissa olevia, jotta riskit ja tehottomuus voidaan tunnistaa ajoissa.

”Julkiset organisaatiot voivat kääntää epäonnistuneet IT-hankkeet onnistumisiksi yhdistämällä kolme asiaa: modulaarisen arkkitehtuurin, selkeän omistajaohjauksen ja läpinäkyvän tiedon. Organisaatioiden on muutettava suhtautumistaan hankintadokumentaatioon lakisääteisenä velvoitteena. Sen on oltava keino oppia aiemmista projekteista ja tehdä hyviksi havaituista ratkaisuista näkyviä ja kaikkien hyödynnettävissä olevia”, Kukkonen summaa.

Kukkosen väitöskirja perustuu ostolaskutusaineistoon Suomen 11 suurimmasta kunnasta vuodelta 2021 sekä 28 haastatteluun julkisen sektorin hankkijoiden, IT-johtajien, toimittajien sekä arkkitehtien kanssa. 

Reetta Kukkosen tietojärjestelmätieteen väitöskirjan “Sustainable ICT Systems and Responsible ICT Procurement: The Role of Enterprise Architecture and In-House Procurement” tarkastustilaisuus järjestetään 19.2.2025. Vastaväittäjänä toimii professori Juho Lindtman (Göteborgin yliopisto) ja kustoksena professori Tommi Mikkonen (Jyväskylän yliopisto).