AI-assisterad dokumentering underlättade arbetet för social- och hälsovårdspersonal i pilotprojekt

Pilotprojektet inleddes sommaren 2024 vid Nummela hälsostation, då de första tio läkarna började testa Gosta Labs Oy:s applikation. Västra Nylands välfärdsområde var det första välfärdsområdet som började dokumentera med hjälp av AI i klient- och patientarbetet. Sedan dess har användningen utvidgats till flera tjänster inom social- och hälsovården. Under de senaste två åren har verktyget använts på mottagningar hos läkare, fysioterapeuter och annan hälso- och sjukvårdspersonal samt inom flera former av socialservice, såsom barnskydd och socialarbete för vuxna.

Över 60 000 dokumentationsutkast skapades under pilotprojektet

När pilotprojektet avslutades i slutet av juni 2026 hade verktyget använts av cirka 800 yrkespersoner. Med hjälp av verktyget skapades över 60 000 dokumentationsutkast.

De yrkespersoner som deltog i pilotprojektet berättar att AI-assisterad dokumentering har underlättat deras vardag framför allt genom att minska belastningen i samband med dokumenteringen. Pilotanvändarna har uppskattat att användningen av AI har minskat den tid som går åt till dokumentering med i genomsnitt 29 minuter per dag. AI ersätter inte yrkespersonen, utan fungerar som stöd och minneshjälp.

Fysioterapeut Kimi Mäkelä och läkare Juho-Jooel Nissilä beskriver att den största nyttan inte nödvändigtvis ligger i att dokumenteringsarbetet går snabbare, utan i att dokumenteringen inte längre känns som samma arbetsbörda som tidigare.

– AI skapar ett utkast till dokumentationen, som yrkespersonen kontrollerar och kompletterar. Det underlättar dokumenteringsarbetet och hjälper oss att fokusera på mötet med klienten, berättar Mäkelä och Nissilä.

Särskilt inom socialservice syns nyttan av verktyget redan nu också som en konkret tidsbesparing. Socialhandledare Jamila Heroum berättar att dokumenteringen inom familjesocialarbetet tidigare lätt kunde ta en halvtimme, medan arbetet nu ofta blir klart på cirka tio minuter.

– I klientsituationen kan jag koncentrera mig bättre och vara mer närvarande.  Den tid som frigörs kan jag använda till planering och bättre förberedelser, säger Heroum.

Tät samutveckling var en hörnsten i det lyckade pilotprojektet

Under pilotprojektet deltog yrkespersonerna aktivt i utvecklingen av applikationen. Användarnas respons syntes snabbt i form av nya funktioner och förbättringar.

– Responsen från yrkespersonerna har styrt produktutvecklingen varje vecka, och vi har snabbt kunnat omsätta ändringarna i praktiken.  Det är just den här typen av tät samutveckling som gör att AI-assisterad dokumentering verkligen passar in i yrkespersonernas vardag, säger Henri Viertolahti, medgrundare och produktchef vid Gosta Labs.

Yrkespersonerna beskriver samutvecklingen med Gosta Labs som exceptionellt snabb och verkningsfull: responsen från yrkespersonerna ledde snabbt till konkreta förbättringar, vilket ökade engagemanget i pilotprojektet och stärkte motivationen. Samtidigt blev det tydligt att ett fungerande slutresultat växer fram steg för steg – genom pilotering, användarrespons och kontinuerlig utveckling.

Lärdomarna från pilotprojektet stöder kommande projekt

Utifrån pilotprojektet lyckas införandet av AI-lösningar bäst när yrkespersonerna deltar i utvecklingen från början och får tillräckligt stöd vid införandet. Framöver avser välfärdsområdet därför att identifiera förändringsambassadörer som stöder sina kollegor i användningen av AI-lösningar, delar praktiska tips och identifierar tjänstespecifika användningsområden för AI.

För att lyckas krävs det, utöver stark intern förändringsledning i organisationen, tydliga anvisningar, introduktion, att dataskyddet beaktas, fungerande utrustning och nätförbindelser samt en kontinuerlig dialog mellan användarna och teknikleverantören.

Välfärdsområdet kommer också att utnyttja erfarenheterna från pilotprojektet i kommande AI-projekt.