The Satama rakensi tekoälyyn perustuvan organisaatiomuistin – 15 vuoden asiakastyöt ovat nyt koko tiimin käytettävissä

Toimialariippumattomasti lähes jokainen yritys kertoo sen työntekijöiden käyttävän tekoälyä. The Satama on lähestynyt asiaa toisesta päästä: sen sijaan että tekoäly olisi vain yksittäisten asiantuntijoiden henkilökohtainen apuväline, siitä on rakennettu myös koko organisaation yhteinen muisti ja osa prosessia. Käytännössä 15 vuoden aikana kertynyt materiaali – kampanjat, sisällöt, strategiat ja analyysit – on haettavissa ja sovellettavissa sekunneissa. Kun asiakas kysyy, millainen kampanja toimi viisi vuotta sitten, vastaus löytyy heti.

Tieto ei enää katoa, kun ihminen vaihtuu

Suurin hyöty ei ole nopeus vaan jatkuvuus.

”Asiantuntijaorganisaation arvokkain pääoma on sen ihmisten osaaminen. Samalla se on sen haavoittuvin kohta. Kun joku lähtee, mukana lähtee usein vuosien hiljainen tieto. Me haluamme, ettei niin enää käy”, sanoo The Sataman toimitusjohtaja Pasi Miettinen.

Aiemmin tieto oli hajallaan sähköposteissa, kovalevyillä ja ihmisten muistissa. Nyt parhaat käytännöt, toimiviksi todetut ratkaisut ja palaverimuistiot ovat koko tiimin ulottuvilla riippumatta siitä, kuka ne alun perin teki.

Tapahtumatuotannolle oma tuotantoassistentti

Wanhan Sataman tapahtumatuotantoon The Satama on rakentanut samalle pohjalle keskustelevan tuotantoassistentin, joka toimii projektivastaavien henkilökohtaisena työparina.

Assistentti yhdistää yhteen näkymään sen, mikä ennen oli erillisissä järjestelmissä: saapuvat tarjouspyynnöt, asiakastiedot, projektien tehtävälistat ja aikataulut, palaverimuistiot sekä sähköpostin ja kalenterin. Se avaa uudesta tarjouspyynnöstä projektin, laatii tarjousluonnoksen talon hinnoittelun ja salikapasiteettien mukaan, pitää tehtävälistat ajan tasalla ja nostaa esiin avoimet asiat, kuten puuttuvat luvat tai tilaristiriidat, ennen kuin ne muuttuvat ongelmiksi. Vastuuhenkilö saa tapahtuman tilanteen kysymällä, ei kaivamalla.

Rutiinit hoituvat murto-osassa ajasta

Toistuvat kirjoitustyöt – tiedotteet, tarjoukset, somepostaukset ja kokousmuistiot – veivät ennen merkittävän osan asiantuntijoiden työajasta. Nyt ne syntyvät murto-osassa entisestä, ja aika vapautuu siihen mikä vaatii ihmistä: strategiaan, luoviin ratkaisuihin ja asiakassuhteisiin.

Rutiininomaisten tarjousten valmisteluaika on lyhentynyt jopa noin 90 prosenttia, ja strategioihin ja raportointiin kuluva aika on pudonnut noin puoleen. Asiakkaalle muutos näkyy nopeampana toimintana ja tasaisempana laatuna: projektin lopputulos ei enää riipu siitä kuka toimistolla sattuu olemaan vapaana, koska koko tiimin – ja 15 vuoden – osaaminen on jokaisen käytettävissä.

Sama malli nyt myös asiakkaille – ei valmis työkalu, vaan räätälöity järjestelmä

Omat kokemukset ja asiakkailta päin tuleva imu ovat saaneet The Sataman tarjoamaan vastaavanlaista ajatusmallia rajatusti myös asiakasyrityksilleen. Kyse ei ole valmiin tekoälytyökalun luovuttamisesta: järjestelmä rakennetaan kiinni asiakkaan omaan toimintaan ja omiin työkaluihin.

The Satama kartoittaa asiakkaan nykytilan ja tavoitteet, määrittelee brändin ja viestinnän sekä tuo järjestelmään asiakkaan verkkosivuston analytiikan, toimialadatan ja markkinoinnin datasyötteet. Lisäksi toimisto kouluttaa henkilöstön käyttämään tekoälyä osana päivittäistä työtä. Lopputuloksena on asiakkaan omaan brändiin, dataan ja tavoitteisiin rakennettu järjestelmä, ei yleiskäyttöinen avustaja.

”Tekoälyn saa kuka tahansa käyttöön viidessä minuutissa. Vaikeampaa on saada se tuottamaan toistettavasti haluttua ja dokumentoitua materiaalia luottamukselliset asiakastiedot huomioiden. Siihen tarvitaan määrittelyä, oikeaa dataa, ymmärrystä ja kokemusta. Teoriassa helppoa ja vuoden tai kahden päästä tätä tekee jo varmasti lähes jokainen yritys”, sanoo The Satama Oy:n kehitysjohtaja Juha Ojanen.