Ett aktivitetsbaserat kontor kan ha långvariga verkningar på välbefinnandet

Arbetshälsoinstitutets pressmeddelande 6.2.2023

De aktivitetsbaserade kontorens långvariga verkningar på välbefinnandet har endast forskats i begränsad omfattning. Ämnet är aktuellt, eftersom många arbetsplatser uppdaterar lokallösningar under hybridarbetstiden.

– Tanken med att använda ett aktivitetsbaserat kontor är att arbetstagaren kan välja en lämplig plats för sig själv och sin uppgift. Den kan ändras beroende på situationen och behovet. Antalet kontorslandskap minskar och aktivitetsbaserade lösningar blir allt vanligare. Med coronaviruspandemin har distansarbete blivit allt vanligare och det har påskyndat denna utveckling, säger ledande forskare Virpi Ruohomäki från Arbetshälsoinstitutet.

Genomförandet av aktivitetsbaserade kontor bygger på antagandet att arbetsplatsen ändras enligt uppgiftens krav, till exempel genom att flytta till de lokaler som utsetts för koncentration eller samarbete. Tidigare forskning har visat att väldigt få människor handlar aktivt på detta sätt.

Nya forskningsresultat visar att icke-utsedda arbetsplatser i bästa fall styr till mångsidig användning av utrymme, men valet av arbetslokaler påverkas av olika individuella och situationsspecifika faktorer som måste beaktas vid planering va lokalerna.

Två nya vetenskapliga artiklar i ämnet har publicerats i Arbetshälsoinstitutets forskningsprojekt. Materialet samlades in före coronaviruspandemin.

Aktivitetsbaserade kontor utnyttjas på olika sätt – av många skäl

I en expertorganisation genomfördes forskningen på ett aktivitetsbaserat kontor dit personalen hade flyttat från sina egna arbetsrum mindre än ett år tidigare. Det fanns inga utsedda arbetspunkter på arbetsplatsen.

Det aktivitetsbaserade kontorets olika arbetslokaler användes mest aktivt av arbetstagare som utvärderade sin arbetsförmåga bra, unga medarbetare, män och chefer. Att hitta en arbetsplats var mest utmanande för dem som inte arbetade så ofta på kontoret, som hade en hög arbetsbelastning och som var missnöjda med hur individuella ergonomiska behov hade beaktats i planeringen.

– Det finns stora skillnader mellan arbetstagarna i hur de använder lokalerna på ett aktivitetsbaserat kontor. Vid planeringen av lokalerna bör hänsyn tas till även andra faktorer än arbetets krav. Till exempel uppstår individuella behov från ålder, arbetsförmåga och ergonomi, säger ledande forskare Annu Haapakangas.

Enligt undersökningen fungerade det aktivitetsbaserade kontoret bäst för dem vars arbete fokuserade på olika samarbetssituationer. Om å andra sidan det finns lite interaktion, och koncentrationskrav och tänkande arbete betonas, kan det aktivitetsbaserade kontoret vara mer utmanande.

Undersökningsresultaten publicerades i en artikel i tidskriften Ergonomics.

Lokalförändringarnas inverkningar på välbefinnandet måste följas upp

I en organisation inom den offentliga sektorn flyttade personalen från sina egna arbetsrum till ett aktivitetsbaserat kontor. De hade tillgång till utsedda arbetsplatser, men smärre möjligheter att arbeta på distans. Lokalförändringens verkningar följdes upp i nästan två år.

Som ett resultat av lokalförändringen försämrades erfarenheten av personlig integritet, stöd för individens uppgifter såsom arbetsro för arbete som kräver koncentration och arbetsengagemang som berättar om arbetshälsa. Å andra sidan hade förändringen ingen verkan på arbetstillfredsställelse eller hur kontoret upplevdes stödja samarbete och interaktion.

Resultaten tyder på att det är viktigt att följa personalens erfarenheter och välbefinnande efter att ha flyttat till aktivitetsbaserade kontor.

– Organisationerna bör noga överväga om de utsedda arbetsplatserna stöder personalens arbetsuppgifter. Modellen uppmuntrar inte alltid till ett aktivt utnyttjande av lokalerna och ger därför inte nödvändigtvis lämpliga förhållanden för individens uppgifter som kräver koncentration, konstaterar senior expert Pia Sirola från Arbetshälsoinstitutet.

Undersökningsresultaten publicerades i en artikel i tidskriften Nordic Journal of Working Life Studies.

Forskningsprojektet ActiveWorkSpace

• I ActiveWorkSpace-projektet har man forskat hur nöjda arbetstagarna är med miljön i aktivitetsbaserade kontor, arbetshälsa och lokallösningar som främjar arbetsengagemang.
• Projektet finansieras av Finlands Akademi
• Rapporten bygger på artiklarna:
• Haapakangas, A., Sirola, P., & Ruohomäki, V. (2022). Understanding user behaviour in activity-based offices. Ergonomics, 1–13. Full article: Understanding user behaviour in activity-based offices (tandfonline.com) 
• Sirola, P., Haapakangas, A. & Ruohomäki, V. (2022). Perception of Work Environment and Well-being in Activity-based Office – Three-wave Longitudinal Study. Nordic Journal of Working Life Studies. https://doi.org/10.18291/njwls.135181
• Se projektsidan och de publikationer som genomförts i projektet på Arbetshälsoinstitutets webbplats (på finska).

Mer information

• Pia Sirola, senior expert, Arbetshälsoinstitutet, tfn 043 825 9202, pia.sirola@ttl.fi
• Virpi Ruohomäki, ledare för undersökningen, ledande forskare, Arbetshälsoinstitutet, tfn 030 474 2941, virpi.ruohomaki@ttl.fi