Ledarskap vid förändringar av arbetsutrymmen påverkar personalens välmående upp till ett år efter att utrymmena förändrats

Arbetshälsoinstitutets pressmeddelande 18.1.2022

– För att förändringen av utrymmena ska vara framgångsrik är det viktigt att informera personalen öppet om målen och orsakerna till förändringen samt att genuint involvera personalen i planeringen, säger äldre sakkunnig Pia Sirola från Arbetshälsoinstitutet.

– När man flyttar från sitt eget kontor till aktivitetsbaserat kontor är det viktigt att inte bara förnya lokalerna, utan även arbetssättet. Det är lika viktigt att förstå behovet av att diskutera förändringar i arbetsmetoder samt orsakerna till förändringarna som att diskutera den tekniska förändringen av utrymmena. Detta innebär utmaningar vid ledarskapet av processen och för cheferna, påminner Sirola.

Personalen har blivit mindre nöjd med sin arbetsmiljö

Arbetshälsoinstitutets undersökning gjordes av en expertorganisation vid den offentliga sektorn, där cirka 300 personer flyttade från sina egna eller dubbelarbetsrum till ett aktivitetsbaserat kontor. Vid undersökningen undersökte man personalens erfarenheter av arbetsmiljöns förändringsprocess och hur erfarenheterna kunde förklara hur nöjda personalen var med sina nya utrymmen.   Personalen tillfrågades om åsikter av förändringsprocessens ledarskap före flytten och om arbetsmiljönöjdheten före flytten samt ett år efter den.

Enligt resultaten var personalen mindre nöjd med sina arbetsutrymmen ett år efter flytten. Personalens åsikt om hur man motiverat förändringarna förklarade bäst varför personalen var missnöjd. Personalen kritiserade också sina möjligheter om att kunna påverka hur utrymmena skulle utvecklas och hur man beaktade deras synpunkter under processen.

– Personer i chefsposition var mer nöjda med processen och lokalerna än den övriga personalen. Det kan ha berott på att de redan på grund av sin position var mer aktivt involverade i den konsultdrivna processen och därmed hade bättre tillgång till information om orsakerna till förändringen, spekulerar Sirola.

Ledarskapets kvalitet vid förändringsprocessen är av vikt vid flytt från rumskontor

Det är känt från tidigare undersökningar att då man flyttar från egna arbetsrum till ett aktivitetsbaserat kontor upplevs det som svårare än då man flyttar från öppet kontorslandskap till ett aktivitetsbaserat kontor. Vid det aktivitetsbaserat kontoret som undersöktes hade personalen sina egna utsedda arbetsstationer.

Ett ledarskap av hög kvalitet är viktigt, speciellt när man flyttar från rumskontor. Uppmärksamhet bör ägnas åt att åt de anställda tydliggöra skälen till förändringen och att ge en möjlighet till påverkan. Man bör följa med personalens egna upplevelser och vidta korrigerande åtgärder vid behov.

De långsiktiga effekterna av förändringar i arbetsmiljön och ledarskapets roll vid detta har undersökts endast i liten utsträckning.

Workplace change process and satisfaction with activity-based office 

• Undersökningen genomfördes som en enkät- och intervjuundersökning.
• Enkätens svarsfrekvens var 53 % (n = 154) före och 62 % (n = 146) efter förändringen. Hur nöjda individerna var med sin arbetsmiljö undersöktes hos dem som svarade på båda enkäterna (n = 105).
• Erfarenheterna av hur av arbetsmiljöns förändringar lyckades utreddes genom enkätundersökningar och intervjuer innan flytten till lokalerna.
• Undersökningen är en del av projektet ActiveWorkSpace, som finansieras av Finlands Akademi.

Mer information:

Pia Sirola, senior expert, Arbetshälsoinstitutet, tfn 043 825 9202,pia.sirola@ttl.fi

Virpi Ruohomäki, ledare för undersökningen ActiveWorkSpace Research, Arbetshälsoinstitutet, tfn 030 474 2941,virpi.ruohomaki@ttl.fi

 

Artikel: Sirola, P., Haapakangas, A., Lahtinen, M. och Ruohomäki, V. (2021), "Workplace change process and satisfaction with activity-based office", Facilities, Vol. ahead-of-print
https://doi.org/10.1108/F-12-2020-0127

ActiveWorkSpace – Ympäristötyytyväisyyttä, hyvinvointia ja työn imua edistävät tilalliset ratkaisut monitilatoimistoissa (2018–2022)

Forskningsprojektets resultat presenteras på den internationella NIVA-kursen i Helsingfors den 20–22 september. 2022 https://niva.org/course/workspaces-promoting-well-being-2/

spaces-promoting-well-being-2/