Livscykeln av statens maskiner och anordningar bör beaktas bättre redan i planeringsskedet

God livscykelhantering av tillgångarna bidrar till att den egentliga verksamheten – exempelvis polisväsendet eller havsforskningen – är effektiv. Samtliga granskade myndigheter planerade och följde upp underhållskostnaderna och användningsvolymerna under maskinernas och anordningarnas livscykel. Däremot förekom det skillnader mellan myndigheterna med avseende på hur omfattande och exakta dessa uppgifter var i anskaffningsskedet. Dessutom saknade en del av myndigheterna en plan för avyttring av tillgångar. Samtliga utnyttjade uppföljningsdata åtminstone i någon omfattning.

”God livscykelhantering av maskiner och anordningar kräver expertis under både upphandling och underhåll. På basis av revisionen uppvisar myndigheterna i regel tillräcklig expertis”, säger överrevisor Suvi Kärki.

Riskerna i investeringarna bör beräknas noggrannare i anskaffningsskedet

Investeringar borde beskrivas mer utförligt i budgetförslagen. Utöver anskaffningsutgiften borde också underhållsutgifterna för hela livscykeln anges. Det är speciellt viktigt om de årliga underhållskostnaderna för en investering är betydande till ämbetsverkets årliga omkostnader.

Känslighetsanalyser, det vill säga beräkningar för olika alternativa scenarier, som ska ingå i investeringskalkylerna spelar en viktig roll för risk/konsekvensanalyserna.Med tanke på riskerna bör känslighetsanalyser användas i större utsträckning än för närvarande.

”Om tillgångar också hyrs ut till andra användare kan användningsvolymerna variera mycket under tillgångens livscykel, beroende på omständigheter som ägaren inte kan påverka. Därför är det viktigt att under upphandlingen räkna med eventuella variationer i den externa användningen för att få bättre grepp om riskerna”, säger Suvi Kärki.

Statskontoret bör ge ämbetsverken och inrättningarna direktiv för att upprätta och använda investeringskalkyler inklusive känslighetsanalyser i sina budgetprocesser. Vidare bör Finansministeriet ge ämbetsverken och inrättningarna direktiv för att planera och sammanställa uppgifterna om investeringar med längre verkningstid än en verksamhets- och ekonomiplaneringsperiod.

Revisionen omfattade de statens maskiner och anordningar som har ett betydande ekonomiskt värde, det vill säga fartyg, fordon samt övriga maskiner och anordningar. Bland de organisationer som förvaltar dessa tillgångar valdes Försvarsmakten, Gränsbevakningsväsendet, Polisstyrelsen, Meteorologiska institutet och Finlands miljöcentral ut för granskning.

Balansvärdet på maskiner och anordningar i statens ägo uppgick till cirka 600 miljoner euro i bokslutet 2019 och investeringarna i dem uppgick till cirka 100 miljoner euro på årsnivå.

Ta del av publikationen: Livscykelhantering av statens egendom – maskiner och anordningar