M-Files 2018 on maailman ensimmäinen ratkaisu, jonka avulla eri järjestelmien tietoja voidaan yhdistää ja hallita tekoälyn avulla

Älykkään tiedonhallinnan edelläkävijä M-Files Oy on julkaissut täysin uudenlaisen ratkaisun liiketoimintatiedon hallintaan: M-Files 2018 ja älykerros (Intelligent Metadata Layer) tarjoavat pääsyn eri järjestelmissä sijaitsevaan tietoon yhden yhtenäisen käyttöliittymän kautta. M-Files 2018 hyödyntää myös tehokkaasti tekoälyä tiedon luokittelussa ja hallinnassa. Samalla se eliminoi hitaat ja raskaat migraatioprosessit. Älykerroksen ansiosta organisaation kaikki olemassa oleva tieto on helposti ja nopeasti saatavilla.

Suurten ja nopeasti kasvavien tietovarastojen hallitseminen on monessa organisaatiossa haastavaa, sillä tieto on usein hajautuneena eri järjestelmiin. Samaan aikaan tiedonhallintaan on tulossa uusia vaatimuksia, kuten tuleva tietosuoja-asetus (GDPR) ja erilaiset laatustandardit. Nämä muutokset pakottavat organisaatiot tehostamaan ja automatisoimaan tiedonhallinnan prosesseja. Perinteiset tavat hallita tietoa eivät toimi enää: työntekijät eivät löydä tarvitsemaansa tietoa, joka on hajautettuna eri järjestelmiin ilman varmuutta ajantasaisuudesta. M-Filesin ja Dimensional Researchin yhteistyössä tekemä kansainvälinen tutkimus osoittaa, että jopa kaksi kolmesta tietotyöläisestä kokee navigoinnin eri järjestelmien välillä heikentävän työn tuottavuutta.

"M-Files 2018 edustaa täysin uudenlaista lähestymistapaa, jota me kutsumme älykkääksi tiedonhallinnaksi. M-Files 2018 mahdollistaa ensimmäisenä maailmassa sen, että tiedon ei tarvitse sijaita yhdessä järjestelmässä. M-Files 2018:n myötä eri järjestelmissä oleva tieto on vain parin klikkauksen päässä – myös mobiililaitteilla. Kaikki tämä tuo työskentelyyn tehoa ja poistaa samalla tietosiilot eri järjestelmien välillä. Visiomme on aina ollut, että tiedon sijainnilla ei ole merkitystä – ainoastaan tiedon sisällöllä, asiayhteydellä ja merkityksellä on arvoa", toteaa M-Files Oy:n toimitusjohtaja Miika Mäkitalo.

Älykerros tarjoaa yhtenäisen pääsyn ja käyttökokemuksen eri järjestelmien tietoihin

M-Filesin uusin teknologiainnovaatio, älykerros, tarjoaa nopean pääsyn useiden eri järjestelmien tietoihin ja dokumentteihin yhden käyttöliittymän kautta niin tietokoneilla kuin myös mobiililaitteilla. Käyttäjät voivat etsiä tietoa ilman tiedon siirtämistä järjestelmästä toiseen ja häiritsemättä muiden käyttäjien työskentelyä muissa järjestelmissä. Ulkoisissa järjestelmissä olevaa tietoa voidaan myös rikastaa metatiedoilla, jolloin tieto on jatkossa helpommin löydettävissä merkityksen ja asiayhteyden perusteella eri liiketoimintajärjestelmistä. Verkkolevyillä tai SharePointissa sijaitsevat dokumentit voidaan luokitella vaikkapa tyypin mukaan (esimerkiksi sopimus tai tarjous). Dokumentti voidaan käytännössä yhdistää mihin tahansa liiketoimintatietoon, kuten asiakkaaseen Salesforcessa tai projektiin ERP-järjestelmässä. Tietoa ei tarvitse siirtää, ja käyttäjät voivat käyttää tietoa edelleen muiden järjestelmien kautta.

M-Files 2018:n kautta voi etsiä ja selata esimerkiksi seuraavissa järjestelmissä olevaa tietoa:

• Verkkolevyt
• Microsoft OneDrive
• IBM FileNet
• iManage
• SharePoint
• Box
• Hyland OnBase
• DocuWare
• Salesforce
• Dropbox
• Laserfiche
• Syncplicity
• OpenText
• Documentum

M-Files 2018 tarjoaa myös kehittäjille avoimen arkkitehtuurin kehitysympäristön uusien integraatioiden toteuttamiselle. M-Files julkaisee lähitulevaisuudessa myös uusia integraatioita, esimerkiksi Google Driveen ja Microsoft Exchangeen.

"Tiedonhallintaan tarvitaan täysin uudenlainen ajattelutapa. Jokainen organisaatio toimii omalla tavallaan, mutta on hyvä pitää mielessä seuraavat tulevaisuuden tiedonhallinnan teemat: 1) siirry pois yhden järjestelmän päähänpinttymästä ja keskity varastoriippumattomiin ratkaisuihin, 2) kehitä käyttökokemusta yksinkertaisella ja intuitiivisella käyttöliittymällä ja 3) ymmärrä metatietojen merkitys", analysoi tiedonhallinnan johtava asiantuntija John Mancini AIIM Internationalista.

Tekoäly automatisoi ja tehostaa tiedonhallintaa

M-Files 2018 hyödyntää tekoälyä tietojen automaattisessa luokittelussa. Tekoäly auttaa tunnistamamaan tietojen välisiä yhteyksiä eri järjestelmissä. M-Files voi esimerkiksi automaattisesti tunnistaa asiakkaan, projektin tai muun tärkeän luokittelutiedon, johon dokumentti liittyy. Dokumenttiin liittyvä tieto voi sijaita CRM-, ERP- tai HR-järjestelmässä. Käyttäjä voi etsiä ja selata tietoa oman roolinsa, liiketoimintaprosessin tai muun tarpeen mukaan. Tarvittava tieto on saatavilla dynaamisesti aina kulloisenkin tarpeen mukaan.

M-Files 2018 hyödyntää tekstin-, sisällön- ja kuvantunnistusta sekä luonnollisen kielen käsittelyä (NLP). M-Files 2018 sisältää M-Files Oy:n kehittämiä patenttia odottavia tekoälyteknologioita. Lisäksi M-Files hyödyntää kolmansien osapuolien, kuten Microsoftin, Googlen ja ABBYYn, tarjoamia avoimen arkkitehtuurin tekoälypalveluita.

Tutustu tarkemmin M-Files 2018:n ominaisuuksiin ja toiminnallisuuksiin liiketoiminnan kehittämisessä.