M-Files, yksi tiedonhallinnan maailmanlaajuisista johtajista, on toimittanut Helsingin Kruunusillat-allianssihankkeelle kokonaisvaltaisen ja metatietopohjaisen dokumenttienhallinta-alustan.

Hanke sisältää uusia raitiotielinjoja, siltoja, pyöräilyreittejä sekä muita kaupunkisuunnitteluun liittyviä rakennusprojekteja. Allianssimallissa tiedonhallinta on merkittävässä roolissa, kun useiden eri organisaatioiden asiantuntijat tuottavat, käyttävät ja muokkaavat yhtäaikaisesti hankkeeseen liittyviä dokumentteja ja tietoja. Tällöin on tärkeää, että kaikki osapuolet tilaajasta rakentajiin ja alihankkijoihin asti toimivat samassa tiedonhallintaympäristössä samojen periaatteiden mukaisesti.

Kruunusillat-hankkeessa dokumentteja luo ja käsittelee noin 500 alan asiantuntijaa. Hankkeessa on jo nyt yli 70 000 dokumenttia. M-Filesin tarjoaman kokonaisratkaisun ansiosta dokumentit ja projektit ovat hallinnassa, osapuolet työstävät aina ajan tasalla olevia dokumentteja ja tieto on helposti sekä turvallisesti tarvittavien henkilöiden saatavilla.

"Tietoaineistojen ja niitä käyttävien henkilöiden määrä Kruunusillat-hankkeessa on massiivinen, jolloin sovittujen selkeiden tiedonhallinnan toimintaperiaatteiden ja automatisoinnin merkitys korostuu. M-Filesin avulla varmistamme, että tieto on aina ajan tasalla ja helposti saatavilla. Päivittäinen työnteko helpottuu, kun keskitetty tiedonhallinta, mallipohjainen suunnittelu ja digitaaliset palvelut ovat kunnossa. Kaikki tämä säästää aikaa ja kustannuksia sekä lisää vastuullisuutta ja vuorovaikutteisuutta. Oikean tiedon tulee olla oikeassa paikassa oikeaan aikaan", toteaa Kruunusillat tietomallinnuksen vastuuhenkilö Liisa Kemppainen.

"Kruunusillat on suuren mittakaavan kaupunkisuunnittelun hanke. M-Files soveltuu erinomaisesti allianssihanke-muotoisiin projekteihin, jolloin M-Filesin avulla varmistetaan, että kaikilla toimijoilla on tietoturvallinen pääsy tarvittavaan tietoon ja kaikki hallinnoivat tietoa samassa järjestelmässä. Rakennusprojekteihin liittyvät riskit vähenevät, kun tiedot ovat aina ajan tasalla eikä sidosryhmien välillä ole tietosiiloja", sanoo M-Filesin perustaja ja toimitusjohtaja Antti Nivala.

M-Files lisää yhteistyötä ja automatiikkaa tiedonhallintaan

M-Filesin tarjoaman pilvipohjaisen tiedonhallintaratkaisun ohella M-Files Hubshare -portaali toimii tiedonjaon välineenä ulkoisille alihankkijoille ja sidosryhmille. Hankkeen osapuolilla on suojattu pääsy tarvittaviin tietoihin ja dokumentteihin joko suoraan M-Filesia käyttämällä tai portaalin kautta. Näin kaikki osapuolet muokkaavat ja käsittelevät aina yhtä ja samaa dokumenttia, jolloin versionhallinta pysyy kurissa.

Automatiikan ja yhteisten toimintamallien avulla tiedonhallinta on järjestelmällistä. Metatietopohjaisen M-Filesin ansiosta esimerkiksi dokumentit nimetään ja jaetaan kansionäkymiin automaattisesti metatietojen perusteella.

Tietoaineistojen hyödyntäminen ei lopu hankkeen päätyttyä, sillä hankkeen aikana kerätyille ja tuotetuille aineistoille on käyttöä myös ylläpidon ja kunnossapidon aikana. Toteumatieto toimii myös seuraavan hankkeen lähtötietona.