- Olemme tehneet hartiavoimin töitä, jotta Pohteen laskujen maksu on sujuvaa ja laskut saadaan maksuun ajoissa. Meillä on iso organisaatio, jossa esimerkiksi laskutusosoitteita on runsaasti. Haasteita on ollut esimerkiksi järjestelmien toimivuudessa ja yhteensopivuudessa. Olemmekin pitäneet tiiviisti yhteyttä eri kumppaneihimme, jotta haasteet saadaan ratkaistua, kertoo Pohteen strategia- ja talousjohtaja Anu Vuorinen.

Järjestelmien toimivuuden lisäksi laskujen maksua ja kiertoa järjestelmissä ovat alkuvuodesta haastaneet myös Pohteen sisäinen organisoituminen ja henkilöstövaje esimerkiksi sihteeripalveluissa. Myös Pohteelle laskuja lähettäviä yrittäjiä on ollut tarpeen tiedottaa laskutuksen muutoksista ja käytännöistä.

- Meiltä on lähtenyt yrittäjille tuhansia sähköisiä ja paperisia kirjeitä, joissa olemme ohjeistaneet oikeista laskutusosoitteista ja laskuille tarvittavista tiedoista. Yritysten oma panos asiaan onkin kriittisen tärkeä. Jotta laskut saadaan kiertoon ja maksuun nopeasti, on laskutustietojen tärkeää olla oikein ja laskutettavan sisällön riittävän tarkka, sanoo Anu Vuorinen.

Laskujen maksuprosessi on Pohteella tullut sujuvammaksi alkuvuoden aikana, mutta viivästyksiäkin on ollut. Laskuja lähettävien yritysten yhteydenottoihin on pystytty reagoimaan nopeasti ja mahdolliset epäselvyydet ja maksamatta olevat laskut on saatu liikkeelle tai maksuun valtaosin samana tai seuraavana päivänä.

- Tällä hetkellä laskut kiertävät ja saadaan maksuun kohtuullisen hyvin. Olemme yhdessä kumppanimme Monetran kanssa kiinnittäneet huomiota erityisesti pienten yritysten laskujen kiertoon ja maksamiseen, sillä ne ovat riippuvaisia laskujen maksamisesta ajallaan. Pyydämme yrittäjiä ottamaan meihin nopeasti yhteyttä, jos maksun saanti on viivästynyt. Yhteyttä voit ottaa Monetraan osoitteeseen ostoreskontra.pohde@monetra.fi”, päättää Anu Vuorinen.

Ohjeita yrityksille, jotka lähettävät laskuja Pohteelle:

Ennen laskun lähettämistä varmista, että laskun viitetiedot ovat oikeat. Tiedot tarvitaan, jotta lasku voidaan ohjata oikealle tarkastajalle. Mikäli laskuissa ei ole tarvittavia tietoja, lasku voidaan palauttaa. Oikeat laskutustiedot mahdollistavat laskun oikea-aikaisen maksun.

Laskulla on tärkeää olla:

• Toimipaikkatunniste (esim. Kalajoen terveyskeskus) tai vaihtoehtoisesti toimitus- tai postiosoite (ensisijaisesti Viitteenne-kentässä)
• Laskun tarkastajan nimi (ensisijaisesti Viitteenne-kentässä)
• Vastuuyksikkö (kustannuspaikka)- tai projektitieto (ensisijaisesti Viitteenne-kentässä)
• Tilausnumero, tilaajan ilmoittama tilausnumero (esim. EFxxxxxxxx). Yksi lasku saa sisältää vain yhden tilausnumeron.
• Sopimusnumero, jos lasku perustuu tehtyyn sopimukseen

Lisätietoja löydät Pohteen verkkosivuilta:

https://pohde.fi/tietoa-meista/yhteystiedot/laskutustiedot/ 

https://pohde.fi/wp-content/uploads/2023/01/Toimittajakirje_Pohde_22112022_3.pdf