Robotsamtal och nya verksamhetssätt skulle avsevärt förbättra smittspårningen under epidemiförhållanden

Pilotprojektet som genomfördes i Södra Karelens social- och hälsovårdsdistrikt (Eksote) visade att det finns mycket att utveckla i den nuvarande hanteringen av smittsamma sjukdomar inom hälso- och sjukvården. Enligt pilotprojektet skulle de nya operativa modellerna och de teknologiska lösningarna göra vardagen smidigare under undantagsförhållanden, gynna nationalekonomin och möjliggöra informationsbaserad ledning av social- och hälsovården. Samtidigt borde epidemihanteringen kopplas närmare den övriga helheten för kundhantering och bedömning av service- och vårdbehov inom social- och hälsovården.

I Eksotes pilotprojekt granskades en generisk operativ modell oberoende av spårningsapplikationer eller informationssystem i anslutning till spårningsprocessen. I samband med pilotprojektet testade man bland annat hur robotsamtal fungerar vid kundkommunikation i anknytning till coronasmittspårning. I testet deltog ett litet urval testpersoner på ungefär 20 personer. Majoriteten av testpersonerna upplevde att de efter pilotprojektet blev mer positivt inställda till robotsamtal. Största delen av testpersonerna ansåg också att informationen och anvisningarna de fått via robotsamtalet var tillräckliga.

Målet med pilotprojektet var att producera och dokumentera relevant information för hanteringen av framtida epidemier och pandemier.

”Nu är det dags för handling. De nuvarande verksamhetssätten och systemen för epidemihantering är inte tillräckliga. Om epidemin förvärras eller kommande epidemier blir allvarligare än nuvarande, kräver situationen nya lösningarmed tanke på hälso- och sjukvårdens resurser, hanteringen av smittkedjor och medborgarnas tjänster”, säger Eksotes utvecklingsdirektör Merja Tepponen.

Utnyttja coronalärdomar och ha beredskap inför framtida kriser

Enligt pilotprojektet observerades utvecklingspunkter bland annat i informationsgången, kommunikationen av testresultaten till kunderna, utnyttjandet av den information som spårningsapplikationen producerar samt skapandet av en lägesbild. De huvudsakliga observationerna från pilotprojektet finns samlade i slutet av det här meddelandet.

Konsult Katri Länsivuori vid ICT-bolaget 2M-IT Oy deltog i pilotprojektet och säger att samarbetet mellan olika aktörer i pilotprojektet var omfattande.

”Det var fint för oss att vara en partner som sökte meningsfulla lösningar på en utmanande situation som kräver ett nytt tänkande över gränserna och ett omfattande samarbete mellan medborgarna, social- och hälsovårdspersonalen och utvecklarna. Vi hoppas att resultaten av arbetet i fortsättningen ska underlätta balansen mellan sjukdomshantering och nationalekonomins hållbarhet.”

Sitra, som länge arbetat med att förnya hälso- och sjukvården, startade upp, koordinerade och finansierade pilotprojektet. Antti Kivelä, direktör för Sitras tema Förnyelseförmåga, säger att de senaste nyheterna om otillräcklig test- och personalkapacitet inom hälso- och sjukvården i en krissituation understryker behovet av förnyelse.

”Utifrån observationerna i pilotprojektet är en mobilapplikation, automatiserade samtal och en bättre integration av olika system användbara metoder för att på ett förnuftigt sätt rikta begränsade personalresurser under undantagsförhållanden. Detta, och överhuvudtaget att ta till sig nya lärdomar, är nödvändigt inte bara i nuläget utan även under kommande pandemier för att säkerställa hela samhällets funktionsförmåga och nationalekonomins hållbarhet”, säger Kivelä.

Huvudsakliga observationer/rekommendationer från pilotprojektet:

Kartläggningen av den nuvarande operativa modellen inleddes med intervjuer med experter som ansvarar för smittsamma sjukdomar. I intervjuerna deltog skötare som ansvarar för smittsamma sjukdomar, läkare, en infektionsläkare, en mikrobiolog, lägescentralens chefer samt en servicekoordinator för telefonverksamheten. Alla intervjuer dokumenterades.

Utifrån intervjuerna ansågs följande faktorer ha en klar inverkan på hur snabbt kunderna får information, hur pålitlig processen är och hur yrkespersoners tidsanvändning effektiviseras. Citaten är kommentarer från yrkespersoner inom social- och hälsovården som intervjuats för pilotprojektet.

a) Ju svårare epidemin är, desto bättre kommer nödvändigheten och nyttan av digitaliserade/automatiserade lösningar fram

En utredning av ett positivt fall tar minst 2,5–3 timmar av en läkares eller skötares tid. I värsta fall tar arbetet med att spåra en patients kontakter flera dagar. Särskilt tidskrävande är utredningsarbetet för dem som talar ett främmande språk. När det gäller de på resande fot är utmaningen att veta till vilken yrkesperson och till vilken ort spårningsarbetet tillhör.

”Man måste snabbt kunna ta verktyg i bruk på olika ställen.”

b) Ur yrkespersoners synvinkel skulle det behövas ett operativt styrningssystem avsett för att hantera smittkedjor

Systemet skulle styra användaren steg för steg genom processen. Systemet skulle ha en helhetsvy som visar alla som testats, vem som har kontaktats, vilka som är negativa, vilka som är positiva osv. Systemet skulle dessutom styra och säkerställa att alla skeden genomförs i tid. T.ex. anmälningar om smittsamma sjukdomar som görs till THL riskeras att glömma bort om det endast är på personalens ansvar att komma ihåg att göra dem. Resultaten av färdiga laboratorieundersökningar skulle automatiskt förmedlas till yrkespersoner så att de inte hela tiden behövde kontrollera i systemet om svaren kommit in. Att hela tiden granska resultaten tar upp personalens arbetstid i onödan och kan orsaka mänskliga misstag där något glöms bort eller fördröjningar i rapporteringen av resultaten. Det operativa styrningssystemet och den nya praxisen skulle användas för alla smittsamma sjukdomar, såsom hanteringen av tuberkulos.

”Information till yrkespersoner i realtid, hur ska man göra?”

 ”Det är viktigt att det finns stöd för beslutsfattandet. Vid en allvarlig epidemisituation så går det snabbt att utbilda ny personal under ett snabbutbildningstillfälle.”

c) Mobil plattform för registrering av kontakter för grupper med hög risk

En registreringsplattform som man fyller i på egen hand skulle underlätta uppföljningen av medborgares och arbetstagares kontakter och påskynda spårningsarbetet. Nuförtiden är till exempel anställda vid vissa fabriker skyldiga att bokföra kontakter som är längre än 15 minuter på arbetsplatsen eller någon annanstans. Samma praxis vore också bra i större utsträckning vid situationer där epidemin förekommer utbrett i området eller om arbetstagaren arbetar på en plats där det är sannolikt att den smittade träffar på andra, t.ex. anställda inom hälso- och sjukvården.

”Tänk om det gick att jag bara klickade att jag jobbade med de här personerna...”

d) Automatiserad kontakt med de som fått negativt resultat med hjälp av robotik

En automatiserad process för att så snabbt som möjligt meddela om ett negativt testresultat till personen som testats. Från laboratoriesystemet ska man kunna förmedla information om testresultatet direkt till medborgaren till exempel med hjälp av robotsamtal eller annan teknik. Dessutom ska information om att meddelandet skickats registreras i den gemensamma vyn för det operativa styrningssystemet och vidare till patientdatasystemet. Kunden ska kunna kvittera mottagandet av meddelandet och eventuellt också svara på en symtomenkät eller be en yrkesperson ta kontakt. I den nuvarande operativa modellen tar det mycket personalresurser att meddela om negativa testresultat och det är mycket utmanande att genomföra om sjukdomssituationen förvärras avsevärt.

”Tekniken måste vara smidig, eftersom anvisningarna ändras väldigt ofta.”

 ”Om kunden inte lyssnade på samtalet till slut, borde det komma en notis till det operativa styrningssystemet.”

e) Möjlighet till kunder att kontrollera laboratoriesvar i realtid med hjälp av teknik

Robotsamtal eller annan motsvarande teknik, som fungerar ”i motsatt riktning”, dvs. så att medborgaren kan ringa roboten eller kontrollera om till exempel laboratoriesvaret redan är klart i systemet. För närvarande belastar ”onödiga” förfrågningar servicesystemet avsevärt.

”Roboten kunde hela tiden hålla koll på resultat som kommit in och sedan genast meddela.”

f) Blankett eller applikation för uppföljning av symtom

En kund som fått ett positivt testresultat kan regelbundet fylla i uppgifter om till exempel sin symtomsituation under karantänstiden. På det här sättet kan man följa patientens tillstånd utan att ringa eller att kunden upplever sig vara övergiven. Om symtomen förvärras skickar systemet direkt information om saken via det operativa styrningssystemet till den instans som ansvarar för vården. Det här skulle också främja prioriteringen av kunderna enligt hur brådskande det är.

”Det skulle också vara viktigt att beakta det psykiska välbefinnandet i frågorna på blanketten? Tankar såsom "jag smittar alla andra...”

g) Boka tid för test i Omaolo enligt symtom

Medborgaren kunde själv boka tid för ett test enligt gällande anvisningar och kriterier.

h) Utnyttjande av informationsledningsmodellen

Tidigare insamlade patientuppgifter borde kunna kombineras med ny information, vilket skulle möjliggöra till exempel prioritering och segmentering enligt hur brådskande det är.

Till exempel fungerar en spårningsapplikation som laddas ner i en smarttelefon inte på ett förnuftigt sätt ur en yrkespersons synvinkel, om informationen om exponeringen förmedlas till en medborgare och inte till en yrkesperson inom hälso- och sjukvården.

”En person borde kunna följa situationen i realtid”