Roti-asiakastietojärjestelmän uudet toimintatavat ovat vaatineet henkilöstöltä venymistä

− Rotin käyttöönotto ja sen edellyttämät uudet toimintatavat ovat työllistäneet ja kuormittaneet henkilöstöämme poikkeuksellisen paljon. Teemme kaikkemme sen eteen, että tilanne saadaan normalisoitua mahdollisimman nopeasti ja Rotin käytöstä tulisi sujuva osa henkilöstömme työtehtäviä ja arkea. Tärkeää on, että Rikosseuraamuslaitoksen asiakkaita koskevilta merkittäviltä oikeusturvaongelmilta on vältytty, sanoo Rikosseuraamuslaitoksen pääjohtaja Arto Kujala.

Uuden asiakastietojärjestelmän myötä kaikki Rikosseuraamuslaitoksen asiakkaat ovat samassa asiakastietojärjestelmässä. Järjestelmä vaatii esimerkiksi vankeja koskevien tietojen merkitsemistä tietyllä tavalla tiettyyn paikkaan. Tämä on vanhoihin järjestelmiin verrattuna iso muutos ja aiheutti ongelmia käyttöönoton yhteydessä.

Uuden tietojärjestelmän käyttöönottoa ovat edeltäneet myös Rikosseuraamuslaitoksen henkilöstölle raskaat koronavuodet ja henkilöstöresurssivaje. Henkilöstö on ollut jo valmiiksi kuormittunutta, eikä Rotin käyttöönotto ole vielä sujuvoittanut työtehtäviä toivotulla tavalla.

− Uuden järjestelmän käyttöönotto on aina raskas prosessi ja vaatii henkilöstöltä paljon venymistä. Ymmärrämme täysin henkilöstön kokemukset siitä, että järjestelmää ei koeta yhtä hyvänä kuin aiempia järjestelmiä. Henkilöstön hyvinvointi ja työn mielekkyys ovat keskeisimpiä tavoitteitamme ja voimme kaikki todeta, että emme ole näitä valitettavasti saavuttaneet. Tilanteen vakauttaminen on ykkösprioriteettimme tällä hetkellä, johtaja Riitta Kari painottaa.

Korjauksia ja kehittämistyötä jatketaan edelleen

Roti-järjestelmään on tehty erilaisia korjaustoimenpiteitä sen käyttöönotosta lähtien. Korjauksilla on saatu aikaan paljon positiivista kehitystä, mutta korjauksia ja kehittämistyötä jatketaan edelleen.

− Uusien virheiden määrä on koko ajan alhaisempi ja ne eivät kosketa enää niin laajaa henkilö- tai käyttäjäryhmää kuin aiemmin. Emme ole kuitenkaan vieläkään pystyneet ratkaisemaan kaikkia Rotin käyttöönottoon liittyviä haasteita ja ongelmia on edelleen. Keskitymme nyt siihen, että virheet saadaan korjattua mahdollisimman nopeasti ja pyrimme tunnistamaan kriittiset ja käyttöä eniten hankaloittavat virheet. Niiden korjaus on etusijalla, kertoo erityisasiantuntija Anni Perttula.

Tällä hetkellä korjauksissa ja kehitystyössä keskitytään näihin kriittisiin ja eniten käyttöä hankaloittaviin virheisiin, käyttäjien osaamisen kehittämiseen sekä käyttöä helpottaviin toiminnallisuuksiin.

Roti toimii vanhoihin asiakastietojärjestelmiin verrattuna hyvin eri tavalla. Jokaisessa Rikosseuraamuslaitoksen yksikössä toimii vähintään yksi henkilö, joka tukee henkilöstöä Rotin käytössä.

− Virheiden selvitys, korjaaminen ja jatkokehittäminen vievät tällä hetkellä kaikkien järjestelmän kehittämisestä vastaavien henkilöidemme työpanoksen. Emme ole pystyneet tarjoamaan henkilöstöllemme tarvittavaa lisäkoulutusta uuden järjestelmän käytöstä käyttöönoton jälkeen. Toivomme voivamme vastata tähän tarpeeseen vielä loppuvuoden aikana, Perttula sanoo.

Roti korvasi kaksi vanhentunutta tietojärjestelmää

Alkuperäisen suunnitelman mukaan uusia asiakastietojärjestelmä piti ottaa käyttöön jo alkuvuodesta 2017. Järjestelmän kehittämiseen käytettiin yli kymmenen vuotta ja samaan aikaan rikosseuraamusjärjestelmä on kehittynyt. Käyttöön on muun muassa otettu valvontarangaistus ja yhdistelmärangaistus. Viivästyksistä huolimatta hanketta on eri vaiheissa päätetty jatkaa muun muassa siksi, että Rikosseuraamuslaitoksen vanhat tietojärjestelmät ovat käyttöikänsä päässä.

– Vanhoihin järjestelmiin ei olisi enää saatu teknistä tukea, joten ne oli pakko korvata. On myös asiakkaidemme kannalta vain järkevää, että heidän tietonsa ovat Rikosseuraamuslaitoksella yhteisessä järjestelmässä. Rotin toiminnallisuudet tukevat myös tavoitettamme vähentää rikosten uusimisriskiä ja parantaa tuomittujen integroitumista yhteiskuntaan, johtaja Riitta Kari toteaa.

Viivästyksistä ja rikosseuraamusjärjestelmän kehityksestä johtuen Rotin alkuperäinen budjetti on kasvanut 13 miljoonasta eurosta noin 41 miljoonaan euroon.

– Roti-järjestelmän käyttöönotosta tehdään hankkeen päätyttyä perusteellinen selvitys, jossa tarkastellaan muun muassa syitä käyttöönoton viivästyksille ja käyttöönoton myötä ilmenneille ongelmille. Virheistä pitää myös ottaa opiksi, Rikosseuraamuslaitoksen johtajat painottavat.