Maistraattien paperimuotoiset perhelehdet ja henkilöluettelot, joiden ylläpito lopetettiin vuonna 1999, on digitoitu. Digitoituja dokumentteja käytetään perunkirjoituksessa vaadittavien sukuselvitysten teossa, ja ne tehdään jatkossa kaikissa maistraateissa digitaalisesta aineistosta. Digitoinnin ansiosta maistraateissa on voitu luopua paperiaineiston käsittelystä ja tiedonhaku on nopeutunut. Digitoinnilla turvattiin osin huonokuntoisen väestötietoaineiston säilyvyys sekä tehostettiin sukuselvitysten tekoa maistraateissa.

Digitoitu aineisto koostui 1,9 miljoonasta väestötietodokumentista ja lisäksi digitoitiin Helsingin maistraatin uskonnollisten yhdyskuntien jäsenluetteloaineisto, johon kuului noin 250 000 dokumenttia. Maistraatit käyttävät kuukaudessa sukuselvityksissä keskimäärin 15 000 digitoidun dokumentin tietoja.

Paperimuotoisten dokumenttien käsittelystä luopuminen mahdollistaa myös sukuselvitysten teon keskittämisen yhteen tai useampaan maistraattiin. Sukuselvitysten teon keskittämistä valmistellaan Itä-Suomen aluehallintoviraston maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikössä, ja asiasta on tarkoitus päättää vuoden 2015 aikana.

Väestötietoaineiston digitoinnista ja tietopalvelujärjestelmän suunnittelusta ja käyttöönotosta vastasi digitointihanke, joka toteutettiin Itä-Suomen aluehallintoviraston maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikön, Väestörekisterikeskuksen, maistraattien ja Kansallisarkiston toimesta. Hanke rahoitettiin valtiovarainministeriön maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikölle myöntämällä määrärahalla. Digitointihanke saavutti asettamispäätökseen kirjatut tehtävät annetussa aikataulussa ja alitti sille myönnetyn määrärahan.

Digitointityö tehtiin Kansallisarkistossa ja dokumenttikohtaiset metatiedot kerättiin kahden yrityksen voimin. Tietojärjestelmän teknisessä ratkaisussa käytetään Suomen evankelis-luterilaiselle kirkolle tehtyä järjestelmää. Järjestelmässä on huolehdittu tietosuojasta ja varmistettu, että maistraattien ja kirkon virkailijat pääsevät käsittelemään ja luovuttamaan ainoastaan oman organisaationsa tietoja.

Lisätietoja:
Itä-Suomen aluehallintovirasto, Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö:
Digitointihankkeen ohjausryhmän puheenjohtaja Pekka Kortelainen, etunimi.sukunimi@avi.fi, puh. 0295 016 549
Väestörekisterikeskus:
Digitointihankkeen projektipäällikkö Reko-Aleksi Renvik, etunimi.sukunimi@vrk.fi, puh. 0295 535 289