Taloyhtiöt siirtyvät valtakunnalliseen huoneistotietojärjestelmään

Vanhojen, ennen vuotta 2019 perustettujen taloyhtiöiden pitää siirtää osakeluettelonsa Maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmään. Osakeluettelo tulee siirtää vuoden 2022 loppuun mennessä, joskin määräaikaa ollaan pidentämässä vuodella.

Tietojen siirtäminen on taloyhtiön hallituksen vastuulla ja vaatii hallituksen päätöksen. Siirrosta on ilmoitettava osakkeenomistajille.

Osakeluettelon siirto hyödyttää taloyhtiön arjessa

Osakeluettelon siirtämisestä on suuri hyöty taloyhtiölle. Osakeluettelon siirron jälkeen Maanmittauslaitos huolehtii tietojen ylläpidosta ja siitä, että uudet omistajat merkitään osakeluetteloon. Näin ollen hankalienkin tilanteiden ratkaiseminen jää Maanmittauslaitoksen hoidettavaksi.

Taloyhtiö saa osakeluettelon siirron jälkeen huoneistotietojärjestelmästä ajantasaiset osakeluettelon tiedot, osakkaiden yhteystiedot sekä ilmoitukset omistajavaihdoksista. Taloyhtiön ei myöskään enää tarvitse valvoa varainsiirtoveron suorittamista omistajanvaihdoksissa.

Pieni taloyhtiö: siirrä osakeluettelo nyt

Osakeluettelo siirretään huoneistotietojärjestelmään Maanmittauslaitoksen sähköisen osakeluettelon siirtopalvelun avulla. Osakeluettelon siirtopalvelu on tarkoitettu tässä vaiheessa ensisijaisesti niille taloyhtiöille, joilla ei ole käytössään isännöintijärjestelmää.

Usein isoilla taloyhtiöillä on käytössään isännöintijärjestelmä, jossa osakeluettelon tietoja ylläpidetään. Isännöintijärjestelmän tietoja voidaan hyödyntää osakeluettelon siirrossa, kun rajapinnat isännöintijärjestelmiä varten otetaan käyttöön (isännöintijärjestelmästä riippuen vuodesta 2021 alkaen). Jos taloyhtiön hallintoa hoitaa ammatti-isännöitsijä, osakeluettelon siirrosta tulee aina ottaa yhteyttä isännöitsijään.

Ennen osakeluettelon siirtoa taloyhtiön kannattaa tarkistaa, että osakeluettelon omistajatiedot ovat ajan tasalla ja osakeluettelo vastaa voimassa olevaa yhtiöjärjestystä.

Maanmittauslaitos tukee siirrossa

Maanmittauslaitos on perustanut osakeluettelon siirron kysymyksille erillisen osakeluettelon siirron tukipalvelun, josta taloyhtiöiden on mahdollista saada apua osakeluettelon siirtoon sekä puhelimitse että verkkolomakkeella.

Siirtopalvelun käyttöä helpottamaan on kirjoitettu myös kattava käyttöohje, jossa on mukana videoita. Lisäksi Maanmittauslaitos on koostanut erillisen Usein kysyttyä -osion osakeluettelon siirron kysymyksistä.

Osakkeenomistaja hakee sähköistä omistajamerkintää

Osakeluettelon siirto ei vielä muuta huoneiston omistusta sähköiseksi. Osakeluettelon siirron jälkeen jokainen osakas hakee vielä erikseen omistuksensa rekisteröintiä ja paperisen osakekirjansa mitätöintiä Maanmittauslaitokselta.

Omistuksen rekisteröinnin jälkeen huoneistolla on sähköinen omistajamerkintä huoneistotietojärjestelmässä. Osakkaan ei enää tarvitse huolehtia paperisen osakekirjan säilyttämisestä eikä sen mahdollisesta katoamisesta.

Omistuksen rekisteröintiin on osakkailla aikaa 10 vuotta osakeluettelon siirrosta, mutta rekisteröinti on pakollista jo aiemmin, jos huoneisto vaihtaa omistajaa.

Mikä huoneistotietojärjestelmä?

Osakehuoneistojen omistus ja vaihdanta on aiemmin perustunut paperisiin osakekirjoihin. Huoneistotietojärjestelmän myötä paperiset osakekirjat vaihtuvat vähitellen sähköisiin omistajamerkintöihin. Huoneistotietojärjestelmästä vastaa Maanmittauslaitos.

Uudet, vuonna 2019 tai sen jälkeen perustetut taloyhtiöt perustetaan nykyään jo täysin sähköisesti, ja niiden tiedot tulevat suoraan huoneistotietojärjestelmään. Huoneistoilla on alusta asti sähköinen omistajamerkintä eikä paperisia osakekirjoja enää paineta.

Huoneistotietojärjestelmän tärkein tavoite on tiedonsaannin parantaminen. Huoneistotietojärjestelmä helpottaa taloyhtiöiden, isännöinnin, kiinteistönvälityksen, pankkien sekä julkishallinnon työtä. Jatkossa tiedot löytyvät viranomaisen ylläpitämästä rekisteristä, jonka tiedoille taataan julkinen luotettavuus. Huoneistotietojärjestelmä edistää myös sähköisen asuntokaupan kehittymistä.