Tietoturvaan panostava Fingrid valitsi tiedonhallintaansa M-Filesin

Fingrid pyrkii varautumaan kaikkia kyberhyökkäysyrityksiä vastaan perinpohjaisesti. Yhtiö testaa käyttöön tulevat ohjelmistot erilaisia auditointimenetelmiä käyttäen. Dokumenttien- ja tiedonhallinnan työkalukseen Fingrid valitsi tietoturva-auditointien jälkeen M-Filesin, joka vastasi hyvin kaikkiin keskeisiin tiukkoihin tietoturvavaateisiin.

"Tietoturvan lisäksi meille on tärkeää, että tiedonhallintajärjestelmämme on ketterä, nopea ja intuitiivisesti opeteltavissa. Halusimme uuden ajan modernin ratkaisun, joka vastaa liiketoimintamme tarpeita ja joka myös kehittyy liiketoiminnan mukaan dynaamisesti. M-Files oli selkeä valinta meille näillä perusteilla", toteaa Fingridin viestintä- ja tiedonhallintapäällikkö Marjaana Kivioja.

Fingridissä dokumentit koostuvat suurista kokonaisuuksista, jotka voivat sisältää jopa 200 eri asiakirjaa. Kokonaisuuksissa jokainen palanen on tärkeä, joten jokaisen asiakirjan on löydyttävä yhtä helposti, nopeasti ja varmasti. Kaiken kaikkiaan Fingridillä on käytössään lähemmäs kaksi miljoonaa asiakirjaa.

M-Files on integroitu useisiin muihin Fingridillä käytössä oleviin liiketoimintajärjestelmiin. M-Filesin käyttöönotto ja toteutetut integraatiot ovat kokonaisuudessaan sujuvoittaneet merkittävästi Fingridin liiketoimintatietojen ja -prosessien hallintaa. Tämä mahdollistaa järjestelmien ja niissä olevien tietojen täysimittaisen hyödyntämisen liiketoiminnan kehittämisessä.

”Tiedonhallintaamme voisi kuvata nyt älykkääksi tietopalveluksi, joka on kaikkien työntekijöidemme saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta – myös mobiilisti. Lisäksi kaikilla työntekijöillämme on nyt pääsy kaikkeen liiketoimintatietoon, mikä edesauttaa päivittäistä työskentelyä sekä toimintamme kehittämistä", summaa Kivioja.

Sisäisen dokumenttienhallinnan lisäksi Fingridillä on alustavassa käytössä yhteistoimintavarasto, jonne tallennettavat tiedot ja tiedostot ovat myös Fingridin toimittajien ja sidosryhmien käytettävissä. Yhteistoimintavarastoa käyttämällä niin sisäiset kuin ulkoiset käyttäjät muokkaavat aina samaa dokumenttia. Näin Fingridissä päästään eroon sekavista sähköpostien liitetiedostoista sekä varmistetaan, että käytössä on aina dokumentin viimeisin versio.

"Sujuva tiedonhallinta niin sisäisesti kuin myös sidosryhmiemme kanssa takaa toimintamme varmuuden. Jotta voimme tarjota turvallisia sähkönsiirtopalveluita, tulee myös kaikkien dokumenttiemme olla ajan tasalla sekä turvallisesti saatavilla", kiittää Marjaana Kivioja.

"Haluamme viedä huippuunsa niin tietoturvan varmistamisen kuin myös käyttöoikeuksien dynaamisen hallinnan, jolloin päästään eroon perinteisestä kankeasta kansiopohjaisesta ajattelutavasta. Olemme erittäin tyytyväisiä, että Fingrid valitsi meidät kumppanikseen modernin uuden ajan älykkään tiedonhallinnan toimittajana", toteaa M-Files Oy:n toimitusjohtaja Miika Mäkitalo.

Lue lisätietoja Fingridin tapauskuvauksesta.

Marjaana Kivioja on puhumassa M-Filesin Tiedonhallintaseminaarissa aiheesta "Modernia dokumenttienhallintaa liiketoiminnan ehdoilla". Lisätietoja ja ilmoittautuminen:M-Filesin Tiedonhallintaseminaari 21.9.2017.

Fingrid Oyj

Fingrid Oyj on kantaverkkoyhtiö, joka vastaa koko Suomen laajuisesta sähkönsiirron runkoverkosta. Sen vastuulla ovat kantaverkon käytön suunnittelu ja valvonta sekä verkon ylläpito ja kehittäminen. Kantaverkko yhdistää sähköntuottajat ja kuluttajat ja mahdollistaa näiden osapuolten keskinäisen sähkökaupan koko valtakunnan tasolla. Lisäksi Fingrid huolehtii sähkönsiirron ulkomaanyhteyksistä sekä edistää sähkömarkkinoiden toimintaa pitämällä siirtoyhteydet sopivina eri maiden välillä.