Ulkoinen selvitys Helsingin palkanmaksujärjestelmän käyttöönotosta valmistui – useita kehityskohteita tunnistettiin, minkään yksittäisen ongelman ratkaisu ei olisi taannut onnistumista

Selvityksessä tunnistettiin hankkeen osalta neljä keskeistä ongelmaa sekä niiden johdosta kolme keskeistä johtopäätöstä tarvittavien tulevaisuuden kehityskohteiden osalta.

Selvityksen mukaan uuden palkkajärjestelmän käyttöönotossa ja muutoksessa ei ollut tahoa, jolla olisi ollut vastuu, tarvittavat välineet ja valta viedä uudistus kokonaisvaltaisesti läpi. Hanke oli organisoitu siten, että kaupungin henkilöstöosastolla oli vastuu sisällöstä ja digitalisaatioyksiköllä vastuu hankkeen budjetista. Helsingin kaupungin taloushallintopalveluliikelaitoksen (Talpa) osalta projektissa oli mukana järjestelmätiimi, mutta ei esimerkiksi palkkahallintoa. Järjestäytyminen ei antanut hankkeelle riittäviä välineitä onnistumiseen, eikä myöskään lopputuloksesta ollut vastuuta selkeästi millään taholla.

Johtopäätöksenä selvityksessä tunnistetaan, että jatkossa isot hankkeet tulee vastuuttaa selkeästi ja niitä tulee johtaa suoraviivaisemmin.

Selvitys osoittaa, että teknisen toteutuksen johtamisessa ja suorittamisessa oli haasteita, eikä hankejohto kyennyt ratkaisemaan kaikkia kriittisiä ongelmia ennen käyttöönottoa. Myös toimittajan kyky reagoida ilmenneisiin ongelmiin oli rajallinen.

Järjestelmässä oli edelleen käyttöönottohetkellä virheitä ja puutteita, mutta selvityksen mukaan kaupungilla ei ollut edellytyksiä siirtää käyttöönottoa eteenpäin. Sarastian toimituskyky ei taipunut Helsingin tarvitsemiin muutoksiin. Selvityksessä kävi myös ilmi, että Sarastia-yhtiöllä oli useita samanaikaisia projektitoimituksia muun muassa hyvinvointialueille. Sarastia-yhtiöllä ei näin ollen ollut ongelmien laajuuteen ja aikatauluun nähden riittävästi kapasiteettia toimia oikealla tavalla ja ripeästi, eikä yhtiö pystynyt korjaamaan järjestelmän virheitä ennen käyttöönottoa kaupungin hankejohdon toivomassa tahdissa.

Ennen järjestelmävalintaa ja käyttöönottoa kaupungin olisi täytynyt huolellisemmin varmistaa Sarastia-yhtiön toimituskyky.

Kolmantena keskeisenä ongelmakohtana selvityksessä tunnistettiin, että hankkeessa ei reagoitu muutoksen todelliseen laajuuteen riittävällä tavalla, vaikka tarve muutoksen suunnittelulle ja johtamiselle oli hankkeessa mukana olevien tahojen tiedossa. Muutoksen sujuvuutta ei kaupungin organisaatiorakenne huomioiden otettu riittävästi huomioon ja hankkeelta puuttui hyväksytty kaupunkitason suunnitelma. Muutoksen suuruus olisi edellyttänyt kaupunkitason suunnitelmaa, jossa olisi huomioitu muutos, budjetti, resursointi, prioriteetit sekä riskit. Kaupunkitason suunnitelma olisi pitänyt myös hyväksyttää riittävän ylhäällä johdossa, toisin kuin nyt tehtiin.

Neljäs keskeinen haaste liittyi palkanlaskennan operatiivista työtä tekevään Talpaan. Talpa ei ollut prosesseiltaan, johtamismalliltaan tai kulttuuriltaan muutoksen edellyttämällä tasolla. Erityisesti muutoksen ja käyttöönoton aikaisessa johtamisessa oli puutteita. Käyttöönotto suunniteltiin ja resursoitiin puutteellisesti, eikä Talpassa ja toimialoilla kyteviä riskejä tunnistettu riittävällä tarkkuudella. Virheellisiä palkkoja meni korjaamattomina maksuun ja ongelmat kumuloituivat. Selvityksen mukaan käsipareja oli, mutta liikelaitoksen johtaminen ja ohjaaminen oli puutteellista.

Talpan osalta selvityksen johtopäätöksenä on, että Helsinki ja Talpa tarvitsevat selkeytystä liikelaitoksen olemassaolon tarkoitukseen ja rooliin kaupungissa. Talpan tarkoituksen ja roolin tulisi olla pitkän tähtäimen tavoitteiden ohella kiteytettyinä selkeässä ja velvoittavassa omistajastrategiassa.

“Palkkajärjestelmän käyttöönotossa epäonnistuttiin vakavasti ja inhimilliset seuraukset ovat olleet valtavat. Vakuutan, että teemme joka päivä kaikkemme tilanteen saattamiseksi normaaliin. Suunta on saatu käännettyä ja uusien virheiden määrä saatu jo pienemmäksi kuin edellisen palkkajärjestelmän kanssa, mutta ponnisteluja jatketaan. Toivon, että askel kerrallaan pystymme palauttamaan työntekijöidemme luottamuksen, jonka olemme ymmärrettävästi tältä osin menettäneet”, pormestari Juhana Vartiainen sanoo.

Monia selvityksessä ilmenneitä epäkohtia jo korjattu – pitkän aikavälin toimet käynnissä

Hankkeen vastuutusta ja johtamista selkeytettiin lokakuussa 2022, kun palkanmaksun uudistuksen vakauttamishankkeelle asetettiin täysipäiväinen hankejohtaja, jolla on vastuullaan myös hankkeen budjetti. Selvityksen mukaan tämä auttoi ongelman saamisessa hallintaan, ja hanketta myös resursoitiin riittävästi, mikä mahdollisti korjaavien toimenpiteiden tekemisen.

Talpan johtamista on vahvistettu kesästä 2022 alkaen. Palkkahallinnon resursointia lisättiin, henkilöstö kutsuttiin läsnätöihin ja johtamista vahvistettiin henkilöstöhallinnon ja ulkoisin resurssein. Toimilla oli merkittävä positiivinen vaikutus virheiden korjaustahtiin, joka kasvoi 2,5-kertaiseksi käyttöönoton ensiviikkojen tasosta. Talpan kyvykkyyden vahvistamista jatketaan edelleen, nyt uuden toimitusjohtajan ja osastojen uusien johtajien johdolla. Johtamisen lisäksi selvityksen esille tuoma omistajastrategian laadinta aloitetaan välittömästi. Pormestari on myös antanut kansliapäällikölle toimeksiannon käynnistää työ liikelaitosten johtamisjärjestelmän uudistamisesta. Tämän lisäksi nykyinen henkilöstöjohtaja siirtyy tekemään selvitystä kaupungin johtamisjärjestelmän toimivuudesta.

Kaupungin sisäistä johtamismallia ja toimintatapoja selkeytetään. Kaupungin henkilöstöhallinnon prosessien omistajana toimii tulevaisuudessa entistäkin vahvemmin henkilöstöasioiden ylin johtaja ja tällä hetkellä on käynnissä työ, jossa määritellään yhdessä toimialojen kanssa mahdollisimman yhtenäiset toimintatavat kaikkien palkkaan vaikuttavien tietojen toimittamisessa ja tallentamisessa. Työ on aloitettu kahden suurimman toimialan kanssa, joissa syntyy myös eniten palkkavirheitä.

Lisäksi työ järjestelmätoimittaja Sarastia Oy:n kanssa jatkuu tiiviinä. Tarvittavat reklamaatiot ovat kaupungilla tällä hetkellä valmistelussa ja järjestelmätoimittajan kyvykkyyden vahvistumista seurataan tarkasti.
 

Tausta

Helsingin kaupunki otti keväällä 2022 käyttöön uuden Sarastia 365 HR -palkkajärjestelmän, jonka käyttöönotossa ilmenneitä palkanmaksun ongelmia on ratkottu monin tavoin viimeisen vuoden aikana.

Pormestari Juhana Vartiainen päätti tilata palkanmaksuongelmista ja järjestelmän käyttöönotosta selvityksen ulkopuoliselta taholta, jotta tulevaisuudessa voidaan välttyä vastaavilta ongelmilta ja ottaa opiksi järjestelmän käyttöönotossa tapahtuneista virheistä.

Tarjouskilpailun päätteeksi työ tilattiin VALOR Partners Oy:ltä. Selvitykseen haastateltiin 26 hankkeen kannalta keskeistä henkilöä. Lisäksi Valorilla oli käytettävissään hankkeen sisäisen ja ulkoisen johtoryhmän aineistot ja pöytäkirjat, viranhaltijapäätökset sekä muuta Helsingin edustajien toimittamaa dokumentaatiota ja selvityksiä.

VALOR Partners Oy:n toteuttama selvitys ja tiedotteen ruotsinnos liitteenä.