UTU vaihtoi ICT-taloa: “Enää ei ole tunne, että jäisi yksin”

“Aiemman IT-talon kanssa tuntui, että hankkeet jäivät kesken ja kun pyysimme vetoapua, jäimme ikään kuin yksin. Kommunikointi ei 3-vuotisessa yhteistyössä enää pelannut, joten lähdimme rohkeasti hakemaan vaihtoehtoja”, UTU:n IT-järjestelmäasiantuntija Tiina Rajala kuvailee organisaationsa haasteita. 

ICT-palveluiden kilpailutus tehtiin lopulta kolmen IT-talon välillä. UTU:n talouspäällikkö Päivi Juopperin mukaan tekniset vaatimukset ovat kilpailutuksissa helpoin osuus. Vaikeampaa on verrata ihmisiä ja tapoja toimia - mutta sekin onnistuu. 

“Kehitysprojektien osalta meille oli tärkeä saada tuntuma siihen, kuinka IT-toimijat lähestyvät tilaajan tarpeita. Kävimme jokaisen toimijan kanssa keskustelut, sillä halusimme käytännönläheiset tekijät. Valitsimme tämän pohjalta Elmon, sillä lupaus, jonka he antavat asiakkailleen tavastaan tehdä töitä, kolahti. Meillä oli selkeä referenssi siitä, miten emme halua toimittavan ja Elmon lupaus asiakaslähtöisestä, avoimesta kommunikoinnista oli siihen tervetullut vastakohta”, Juopperi sanoo.

Ei kankeille sopimuksille, kyllä vapaudelle vaihtaa 

Puheet ovat puheita ennen kuin päästään käytäntöön. Onneksi käytäntö on UTU:n kokemuksesta osoittautunut lupausten veroiseksi. Nyt UTU:lla on referenssi siitä, miten ICT-palveluntuotanto tulisi tehdä. 

“Elmon kanssa pidettyjen työpajojen myötä tiedämme, missä mennään ja pystymme ohjaamaan toimenpiteitä. Meillä ei välttämättä ole kaikkea teknistä tietoa, mutta selkeä kuva, mitä tapahtuu ja miksi. Asiat dokumentoidaan, ne ovat nähtävillä ja kaikkineen Elmon tekeminen on hyvin avointa ja läpinäkyvää”, Rajala kehuu.

Elmo haluaa toimia äänitorvena ja suunnannäyttäjänä koko alalla: IT-talo kannustaa kilpailutuksen avoimuuteen, sopimusmallien ravisteluun ja siihen, että asiakas saa vaihtaa, jos ei ole tyytyväinen. Vapaus lähteä pitää sisäisen motivaation ja siten tekemisen tason korkeana. 

“Asiakkaan ei tarvitse eikä tulisi tyytyä esimerkiksi kolmen päivän vasteaikaan Service Deskissä tai pelätä, että palveluntuottajalla pallot tippuu. Meillä huolellinen dokumentointi takaa, että asiakkaan tilanteesta on hyvä kokonaiskuva koko organisaatiossa ja siten on aina tarvitut asiantuntijat auttamassa”, asiakkuudesta vastaava Mikko Saarenpää kuvailee.